Strategische Managementondersteuner | Hybride Werken

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementondersteuner bij Paresto in Utrecht. Je bent organisator, planner, notulist, en klankbord voor de directeur en het Management Team.

Je werkt onder leiding van de directiesecretaris en opereert dicht bij de operationele activiteiten, met af en toe hybride werken mogelijk. De functie vereist een afgeronde MBO-4 opleiding (secretariële richting), ervaring als secretaresse of managementondersteuner, en uitstekende MS Office-vaardigheden.

Qualifications

• Afgeronde MBO opleiding niveau 4, bijvoorbeeld MEAO (secretariële richting).
• Ervaring als secretaresse/secretaris of als medewerker managementondersteuning.
• Vlot in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens.
• Goed in organiseren, coördineren en plannen.
• Bouwen en onderhouden van contacten binnen en buiten Defensie.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands en Engels.
• Rijbewijs.

Responsibilities

• Agenda’s, digitale post, mail en telefoontjes beheren van de directeur.
• Zorgdragen voor overleggen van de directeur en het Management Team; regelen van vergaderruimtes en online meetings, catering, notuleren en de voortgang bewaken.
• Coördineren van organisatiebrede cursussen en bijeenkomsten; uitnodigingen versturen en stukken ordenen; facilitaire ondersteuning regelen en administratie coördineren.
• Beheer over representatieve activiteiten zoals ceremoniële aangelegenheden, bevorderingen, ambtsjubilea en recepties.
• Aanspreekpunt zijn voor collega’s, andere defensieonderdelen en externe instanties.
• Verstrekken van managementinformatie in duidelijke overzichten over financiën en personeel.

Skills

MS Office skills

Secretariële ervaring

Organiseren & plannen

Education

MBO niveau 4 (MEAO)

Job description

Ministerie van Defensie zoekt een Managementondersteuner bij Paresto in Utrecht. Je bent organisator, planner, notulist, en klankbord voor de directeur en het Management Team.

Je werkt onder leiding van de directiesecretaris en opereert dicht bij de operationele activiteiten, met af en toe hybride werken mogelijk. De functie vereist een afgeronde MBO-4 opleiding (secretariële richting), ervaring als secretaresse of managementondersteuner, en uitstekende MS Office-vaardigheden.