Strategische Managementassistent IPM - Hybride Utrecht

Gemeente Utrecht; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

36-urige werkweek

Hybrid werken

Individueel Keuzebudget (IKB)

Contract voor bepaalde tijd met intent

OV-vergoeding en fietsvergoeding

Online trainingen via GoodHabitz

Verlofsparen en sabbatical

Thuiswerkvergoeding

Job summary

Gemeente Utrecht zoekt een Managementassistent IPM die afdelingshoofden en teamleiders ondersteunt met agenda’s, overlegplanning en opvolging. Je werkt nauw samen met vijf collega's binnen Office Management en denkt mee over HR-processen en onboarding.

Je werkt op het stadskantoor met één thuiswerkdag per week en ontvangt een marktconform salaris en diverse arbeidsvoorwaarden. Je brengt structuur aan, kunt prioriteren en schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden.

Qualifications

• Minimaal mbo 4 werk- en denkniveau.
• Ruime relevante werkervaring als managementassistent of directiesecretaresse.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Teams en andere digitale systemen.
• Vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.

Responsibilities

• Proactief de agenda en gezamenlijke mailbox van het afdelingshoofd beheren.
• Andere afdelingshoofden en teams ondersteunen waar nodig.
• Afspraken en overleggen voorbereiden en vervolgacties bewaken.
• Bijeenkomsten en vergaderingen organiseren en faciliteiten reserveren.
• Kantoorartikelen, bloemen en attenties bestellen.
• Ondersteunen bij HR-processen, zoals sollicitatieprocedures en inwerken van nieuwe collega's.
• Bijdragen aan een uniforme werkwijze binnen het ondersteuningsteam.
• Ondersteunen bij projecten, evenementen en organisatiebrede activiteiten.
• Knelpunten signaleren en praktische verbeteringen voorstellen.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Proactief denken

Samenwerken

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Teams

HR-systemen

Job description

Gemeente Utrecht zoekt een Managementassistent IPM die afdelingshoofden en teamleiders ondersteunt met agenda’s, overlegplanning en opvolging. Je werkt nauw samen met vijf collega's binnen Office Management en denkt mee over HR-processen en onboarding.

Je werkt op het stadskantoor met één thuiswerkdag per week en ontvangt een marktconform salaris en diverse arbeidsvoorwaarden. Je brengt structuur aan, kunt prioriteren en schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden.