Managementassistent IPM

Gemeente Utrecht; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

36-urige werkweek

Hybrid werken

Individueel Keuzebudget (IKB)

Contract voor bepaalde tijd met intent

OV-vergoeding en fietsvergoeding

Online trainingen via GoodHabitz

Verlofsparen en sabbatical

Thuiswerkvergoeding

Job summary

Gemeente Utrecht zoekt een Managementassistent IPM die afdelingshoofden en teamleiders ondersteunt met agenda’s, overlegplanning en opvolging. Je werkt nauw samen met vijf collega's binnen Office Management en denkt mee over HR-processen en onboarding.

Je werkt op het stadskantoor met één thuiswerkdag per week en ontvangt een marktconform salaris en diverse arbeidsvoorwaarden. Je brengt structuur aan, kunt prioriteren en schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden.

Qualifications

• Minimaal mbo 4 werk- en denkniveau.
• Ruime relevante werkervaring als managementassistent of directiesecretaresse.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Teams en andere digitale systemen.
• Vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.

Responsibilities

• Proactief de agenda en gezamenlijke mailbox van het afdelingshoofd beheren.
• Andere afdelingshoofden en teams ondersteunen waar nodig.
• Afspraken en overleggen voorbereiden en vervolgacties bewaken.
• Bijeenkomsten en vergaderingen organiseren en faciliteiten reserveren.
• Kantoorartikelen, bloemen en attenties bestellen.
• Ondersteunen bij HR-processen, zoals sollicitatieprocedures en inwerken van nieuwe collega's.
• Bijdragen aan een uniforme werkwijze binnen het ondersteuningsteam.
• Ondersteunen bij projecten, evenementen en organisatiebrede activiteiten.
• Knelpunten signaleren en praktische verbeteringen voorstellen.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Proactief denken

Samenwerken

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Teams

HR-systemen

Job description

Utrecht heeft jou nodig! Als managementassistent bij Informatie- en Procesmanagement (IPM) zorg jij ervoor dat afdelingshoofden en teams zich kunnen richten op hun werk voor de stad. Je brengt structuur aan, denkt vooruit en zorgt dat afspraken soepel verlopen. Je werkt samen met verschillende collega's en krijgt veel ruimte om initiatief te nemen. Bovendien kun je meedenken over de verdere ontwikkeling van de managementondersteuning binnen de gemeente Utrecht.

Dit is je werk

Als managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd en de teamleiders binnen het fysieke en/of sociale domein. Je beheert agenda's, organiseert overleggen en zorgt dat afspraken worden opgevolgd. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor afdelingshoofden, teamleiders en collega's. Daarbij werk je nauw samen met vijf collega's binnen Office Management.

Concreet ga je:

• proactief de agenda en gezamenlijke mailbox van het afdelingshoofd beheren;

• waar nodig andere afdelingshoofden en teams ondersteunen;

• afspraken en overleggen voorbereiden en vervolgacties bewaken;

• bijeenkomsten en vergaderingen organiseren en faciliteiten reserveren;

• kantoorartikelen, bloemen en attenties bestellen;

• ondersteunen bij HR-processen, zoals sollicitatieprocedures en het inwerken van nieuwe collega's;

• bijdragen aan een uniforme werkwijze binnen het ondersteuningsteam;

• ondersteunen bij projecten, evenementen en organisatiebrede activiteiten;

• knelpunten signaleren en praktische verbeteringen voorstellen.

Je werkt zelfstandig, maar staat er niet alleen voor. Samen met je collega's zorg je voor een goede ondersteuning van de afdeling Informatie- en Procesmanagement (IPM).

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het team Office Management. Jouw thuisbasis is het stadskantoor van Utrecht, pal naast Utrecht CS.

Binnen Office Management werk je samen met vijf collega's. Iedereen heeft een eigen aandachtsgebied, maar jullie helpen elkaar wanneer dat nodig is. Je ondersteunt afdelingshoofden en teamleiders en hebt contact met collega's uit verschillende onderdelen van de gemeente.

De managementondersteuning maakt de komende periode een organisatieontwikkeling door. De ondersteuning wordt ondergebracht in een nieuwe afdeling voor processen, administratie en ondersteuning. Je krijgt de mogelijkheid om mee te denken over de samenwerking en verbeteringen in de werkwijze.

Je werkt voornamelijk op het stadskantoor. Binnen het team is de afspraak dat iedereen minimaal één thuiswerkdag per week heeft en de overige werkdagen op kantoor aanwezig is.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze functie zoeken we iemand die overzicht houdt, zelfstandig werkt en goed kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je stelt prioriteiten, communiceert duidelijk en denkt mee over hoe het werk beter georganiseerd kan worden.

Je brengt het volgende mee:

• minimaal mbo 4 werk- en denkniveau;

• ruime relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;

• een goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;

• ervaring met Microsoft Outlook, Teams en andere digitale systemen;

• het vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.

Voldoe je nog niet aan alle punten, maar ben je wel enthousiast over deze baan? Stuur gerust je sollicitatie. We denken graag met je mee.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage doet er dus toe! Tegelijk hoort daar een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden bij:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 3.246,- en € 4.556,- op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris, voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het stadskantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.

• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.

• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz.

• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.

• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het stadskantoor.

• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.

• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.

Wil je meer weten? Lees hier meer over alle arbeidsvoorwaarden.

Bekijk de infographic over onze arbeidsvoorwaarden.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Managementassistent IPM aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 6 november 2026. Bij voldoende sollicitaties kan de vacature eerder worden gesloten.

We zoeken twee nieuwe collega's. We beoordelen de sollicitaties zorgvuldig en nemen zo snel mogelijk contact op over het vervolg van de procedure.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Je hoort uiterlijk 1 werkdag voor de datum van het eerste gesprek of je bent uitgenodigd.

Wil je meer weten over de inhoud van de vacature of hoe deze functie er in de praktijk uitziet? Neem dan contact op met Bob Strookappe, Hoofd CIO Office, via 06 41 86 20 85.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Amine Afannoua, Senior Corporate Recruiter, via 06 22 36 04 16.