Sr Management Assistent

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Het Mediacentrum Defensie (MCD) zoekt een senior managementassistent die het MT professioneel ondersteunt en zorgt voor een vlekkeloze gang van zaken binnen deze dynamische organisatie.

Je beheert agenda’s, coördineert correspondentie en voorbereidingen van vergaderingen, regelt evenementen en bewaakt deadlines. Met discreet handelen, goede taalvaardigheid en proactieve instelling kom je uitstekend tot je recht in deze uitdagende functie.

Qualifications

• Vanzelfsprekend ben je klantgericht en facilitair ingesteld.
• Je communiceert helder in woord en geschrift en weet de juiste toon aan te slaan.
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en organisatie sensitiviteit.
• Discretie kenmerkt je; vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen.
• Je kunt hoofd- van bijzaken scheiden en urgentie en prioriteit inschatten.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en stakeholders.
• Je bent stressbestendig en bedreven in organiseren, plannen en improviseren.
• Je bent nauwkeurig.
• In de digitale wereld weet je je goed te redden; rapportages maken en overzichten samenstellen.
• Je bent een teamplayer die ook zelfstandig, pro-actief werkt.

Responsibilities

• Fungeren als vraagbaak op uiteenlopende zaken tussen intern- en extern MCD en als buffer tussen commandant en derden.
• Agendabeheer en controle op afspraken; signaleren van knelpunten en voorstellen doen.
• Afhandelen van inkomende- en uitgaande post en e-mails.
• Verzorgen van correspondentie met taalfoutencontrole, lay-out en huisstijl.
• Voorbereiden van vergaderingen, agenda beheer en verslaglegging.
• Verzorgen van vergaderingen, bijeenkomsten, lunches en diners.
• Bieden van ruimte aan MT-leden om zaken te structureren en prioriteiten te heroverwegen.
• Netwerken en onderhouden van contacten binnen en buiten MCD.
• Signaleren van zaken die aandacht vragen van het MT en voorstellen doen.

Skills

Klantgericht

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Discretie

Prioriteiten stellen

Stressbestendigheid

Teamplayer

SharePoint

Rapportages maken

Education

MBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding (bij voorkeur Schoevers)

Ervaring als directie secretaresse

Tools

SharePoint

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Kom jij met jouw organisatie talent en administratieve ervaring het Mediacentrum Defensie (MCD) versterken?
Als senior assistent zorg je voor professionele ondersteuning van het MCD MT. Een leuke en afwisselende baan, je kunt echt het verschil maken! Van tijd tot tijd is er volop hectiek en dan behoud je overzicht en regel je wat nodig is voor een soepele gang van zaken.
Defensie groeit hard en er is veel te doen om onze Hoofdtaak 1 in te vullen: beschermen wat ons dierbaar is. Om militairen én burgers hierover goed te informeren, speelt professionele multimedia communicatie een cruciale rol.
Dat is het werk van medewerkers van het Mediacentrum Defensie (MCD). Zij verzorgen voor de gehele Defensie organisatie de productie en het beheer van onze communicatiemiddelen. Zij bepalen met hun belangrijke werk mede of Defensie er in slaagt om met de aangeleverde informatie de doelgroep te bereiken en of de informatie gewaardeerd wordt.

Als onze senior management assistent ondersteun je het MCD MT. Jij zorgt ervoor dat het management van het MCD zich kan richten op de realisatie van plannen en uitvoering van kerntaken.
Spreekt Defensie jou aan en krijg je er energie van om te kunnen zorgen voor een goed verloop van bureauzaken voor de staf en afdelingen van het MCD dienstencentrum?

Wat ga je doen?
De werkzaamheden in deze baan zijn als het goed is ‘gesneden koek’ voor je. Jij weet ze zo op te pakken en uit te voeren dat alles soepel verloopt en het MT erop kan vertrouwen dat het bij jou in goede handen is. Je werk bestaat onder meer uit:

• Fungeren als vraagbaak op uiteenlopende zaken zowel intern- als extern MCD en bent de buffer tussen de commandant en derden
• Agendabeheer, waarbij je afspraken maakt en controle uitoefent op het nakomen van afspraken. Signaleren van dreigende knelpunten, doen van voorstellen om deze te voorkomen.
• Afhandelen van inkomende- en uitgaande post en e-mails.
• Verzorgen van correspondentie en daarbij controle uitvoeren op taalfouten, lay‑out en huisstijl.
• Voorbereiden van vergaderingen, agenda beheer en verslaglegging.
• Verzorgen van vergaderingen, bijeenkomsten, lunches en diners.
• Bieden als een luisterend voor MT-leden en ruimte bieden om zaken te structureren en prioriteiten te heroverwegen.
• Netwerken, zorgen voor onderhouden van juiste contacten binnen en buiten MCD om wanneer nodig op basis van goede relaties zaken snel te kunnen regelen.
• Signaleren van zaken die aandacht vragen van het MT en van zaken die binnen het MT slimmer en prettiger kunnen. Doen van voorstellen.

Wie ben je?

• Vanzelfsprekend ben je klantgericht en faciliterend ingesteld.
• Je communiceert helder in woord en geschrift en weet de juiste toon aan te slaan.
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, je beschikt over organisatie sensitiviteit.
• Discretie kenmerkt je, vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen.
• Je weet hoofd- van bijzaken te scheiden en kunt urgentie en prioriteit inschatten.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en stakeholders.
• Je bent stressbestendig en bedreven in organiseren, plannen en improviseren.
• Je bent nauwkeurig.
• In de digitale wereld weet je je goed te redden. Je kunt rapportages maken, overzichten samenstellen, en je kunt overweg met SharePoint.
• Je bent een teamplayer die ook zelfstandig, pro‑actief werkt.

Wat neem je mee?

• MBO werk- en denkniveau
• Een afgeronde secretariële opleiding, bij voorkeur Schoevers.
• Aantoonbare ruime (meerdere jaren)- en aantoonbare ervaring als directie secretaresse of als medewerker managementondersteuning in een dynamische omgeving.
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Goede beheersing van de Engelse taal en u kunt voldoende uit de weg met de Duitse taal.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek.

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het