Senior Projectassistent

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie in Den Haag zoekt een senior opleidingsassistent die twee ontwikkelprogramma’s mede vormgeeft. Je voert administratieve, secretariële en logistieke taken uit en denkt inhoudelijk mee over de inhoud van de programma’s.

Je ondersteunt begeleiders, reserveert locaties, regelt catering, vraagt offertes aan en beheert roosters. Moodle wordt ingericht en actueel gehouden; ook financiële overzichten en informatiestromen behoren tot je verantwoordelijkheid.

Qualifications

• Ervaring met administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken.
• Vaardigheden in Excel, Outlook, Word, PowerPoint en Moodle.
• Bij voorkeur ervaring met het ondersteunen van leertrajecten.
• Affiniteit met Defensie.
• Bereid om op diverse Defensie-locaties te werken.
• MBO werk- en denkniveau, of HBO starter.

Responsibilities

• Ondersteunen van beide programma’s en vertalen inhoud naar organisatorische acties.
• Reserveren van locaties en zalen en regelen catering.
• Offertes opvragen en afspraken bevestigen met gastsprekers.
• Roosters en planningen maken voor nieuwe groepen.
• Cursistenadministratie beheren.
• Leeromgeving Moodle inrichten en bijwerken.
• Financiële overzichten bijhouden.
• Informatie zoals studiegids en flyers up-to-date houden.

Skills

Administratieve taken

Secretariële taken

Logistieke taken

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

SharePoint

Moodle

Education

MBO werk- en denkniveau

HBO starter

Tools

Moodle

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Onderwijs / opleiding

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

De functie
De senior opleidingsassistent staat voor de veelzijdige en mooie uitdaging om twee ontwikkelprogramma’s van het Instituut Defensie Leergang mede vorm te geven door administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken uit te voeren. Maar ook inhoudelijk meedenken over de inhoud van de programma’s is zeker mogelijk.

De functie omvat onder andere de volgende taken:

• De begeleiders van beide programma’s ondersteunen bij hun werkzaamheden, je vertaalt de inhoudelijke keuzes naar organisatorische en logistieke actiepunten en voert die zelfstandig uit.
• Reserveren van locaties en zalen, intern en extern, bestellen van catering.
• Opvragen van offertes en bevestigen afspraken met gastsprekers en docenten.
• Roosters en planningen voor nieuwe groepen maken.
• Cursistenadministratie beheren.
• Afspraken plannen met deelnemers en andere stakeholders.
• Elektronische leeromgeving Moodle inrichten en actueel houden.
• Bijhouden van financiële overzichten.
• Actualiseren van informatie zoals studiegids, flyers, en meldingsinstructies
• Aanmelden en opvangen bezoekers en cursisten.

Wat vraagt dit van jou als professional:

• Aantoonbare ervaring met het verrichten van administratieve, secretariële, logistieke en organisatorische taken.
• Je werkt gemakkelijk met programma’s als Excel, Outlook, Word, PowerPoint, Sharepoint en wellicht Moodle.
• Bij voorkeur ervaring op het terrein van ondersteunen van leertrajecten.
• Ervaring of affiniteit met de wereld van Defensie
• Je bent bereid om als het werk dat vraagt op verschillende (Defensie)locaties in het land aanwezig te zijn.
• MBO werk- en denkniveau, of starter op HBO niveau.

We vragen als persoonlijke vaardigheden:

• Je hebt een persoonlijke interesse in thema’s als talentontwikkeling, leiderschap en innovatieve leertrajecten.
• Je bent sterk in ‘ontzorgen’ van de collega’s van het team op organisatorisch en logistiek vlak, na je inwerkperiode kan je zelfstandig aan de slag.
• Je bent In staat om overzicht te houden, vooruit te denken en prioriteiten te stellen.
• Je denkt waar nodig ook mee over de inhoudelijke ontwikkeling van beide programma’s.
• Je staat klaar als gastheer/gastvrouw bij verschillende bijeenkomsten en bent daarin representatief.
• Je bent een aanpakker, oplossingsgericht en flexibel.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 12 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu or elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

De vacature is gelijktijdig intern Defensie en extern opengesteld. Conform vastgestelde procedure zullen interne kandidaten eerst bezien worden op geschiktheid voor de functie.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (