Senior Projectmanagementondersteuner

Ministerie van Buitenlandse Zaken; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB: Individueel Keuzebudget

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverka

Bedrijfsfitness

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Ministerie van Buitenlandse Zaken is in Den Haag op zoek naar een senior projectmanagementondersteuners voor internationale IT-projecten. Je werkt achter de schermen mee aan wereldwijde IT-implementaties en zorgt dat projecten professioneel, beheersbaar en toekomstbestendig zijn.

Je ondersteunt projectmanagers bij middelgrote tot grote internationale IT-projecten, bewaakt voortgang, signaleert knelpunten en denkt mee over oplossingen.

Qualifications

• HBO-niveau in relevante richting.
• Ruime ervaring in projectomgevingen.
• Kennis van projectmanagement en PMO-tools.
• Vaardigheid met digitale systemen (Office, Excel, SharePoint).
• Ervaring met projectdocumentatie en rapportages.

Responsibilities

• Zelfstandig opstellen van projectplannen, rapportages en documentatie.
• Voortgang monitoren, analyses maken en adviseren.
• Projectvergaderingen en stuurgroepen organiseren en opvolgen van acties.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en kwaliteitsbewaking binnen projecten.

Skills

HBO-niveau

PMO-kennis

Office & SharePoint

Excel

Communicatieve vaardigheden

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Education

HBO-opleiding in relevante richting

Tools

Fortes Change Cloud (Principal Toolbox)

Job description

Als rechterhand van projectmanagers internationale IT-projecten ondersteunen en verder brengen. Dat doe je als senior projectmanagementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Jouw werk achter de schermen heeft invloed op onze ambassades en consulaten in het buitenland. En omdat je in een nieuw projectmanagementteam start, krijg je volop ruimte om processen, tools en werkwijzen mee vorm te geven en te verbeteren.

Je ondersteunt projectmanagers bij (middel)grote, complexe internationale IT-projecten. Denk aan wereldwijde vervanging van servers en infrastructuur op ambassades en consulaten, waarbij veel stakeholders en leveranciers betrokken zijn. En waar verschillende planningen en belangen samenkomen. Jij bewaakt de voortgang, signaleert knelpunten, denkt mee over oplossingen en pakt proactief acties op om de werkdruk van de projectmanager te verlichten.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Zelfstandig opstellen van projectplannen, rapportages en projectdocumentatie.
• De voortgang van projecten monitoren, analyseren en hierover adviseren.
• Projectvergaderingen en stuurgroepen organiseren en zelfstandig opvolgen van actiepunten.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en kwaliteitsbewaking binnen projecten.

Kortom: jij zorgt dat projectmanagers echt op je kunnen bouwen en dat projecten professioneel, beheersbaar en toekomstbestendig worden uitgevoerd. En daarbij krijg je de ruimte om je verder te ontwikkelen tot projectleider en uiteindelijk projectmanager, als je dat wilt.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 12 maanden
• Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Hbo-niveau in een relevante richting

Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau. Bijvoorbeeld door een relevante opleiding, zoals bedrijfskunde, bestuurskunde of informatiemanagement. Of door kennis en ervaring.

Ruime ervaring in projectomgevingen

Je hebt minimaal 3 jaar gewerkt in programma- en/of projectomgevingen. Daardoor weet je hoe je overzicht houdt, prioriteiten bewaakt en zelfstandig schakelt tussen verschillende stakeholders. Ervaring binnen de (rijks)overheid is handig, maar geen must.

Kennis van projectmanagement en PMO-tools

Je hebt uitgebreide kennis van projectmanagementmethodieken en -tools en ervaring met het zelfstandig opstellen van projectplannen, rapportages en overige projectdocumentatie.

Vaardigheid met digitale systemen

Je bent vaardig in het werken met digitale systemen en gangbare Office-toepassingen, en hebt ervaring met onder meer Microsoft Excel en SharePoint. Ervaring met een projectmanagementsysteem, zoals Fortes Change Cloud (Principal Toolbox) is een pre.

Organisatorische, coördinerende en administratieve vaardigheden

Je kunt kleine (deel)projecten aansturen en zorgt zelfstandig voor een goede voorbereiding, uitvoering en verslaglegging van projectvergaderingen en stuurgroepen. Je kunt projectinformatie analyseren, trends en risico’s signaleren en op basis daarvan onderbouwde adviezen uitbrengen aan projectmanagers, opdrachtgevers en andere stakeholders.

Goede communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Je communiceert helder en zorgvuldig, zowel mondeling als schriftelijk, en faciliteert de samenwerking en communicatie tussen projectleden en belanghebbenden. Ook heb je ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, waardoor je goed om weet te gaan met verschillende belangen en gevoeligheden.

Meer over IDI

Het Cluster IDI-Projectmanagement ondersteunt IT-projecten en -programma’s binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. Van innovatie en infrastructuur tot wereldwijde IT-uitrol op ambassades en consulaten: ons cluster zorgt dat projecten professioneel, beheersbaar en toekomstbestendig worden uitgevoerd.

Je komt terecht in een nieuw en groeiend team waarin collega’s elkaar actief opzoeken, kennisdelen en elkaar vooruithelpen. De sfeer is open en transparant. Je kunt makkelijk vragen stellen of uitdagingen bespreken. Of je nu op kantoor bent of vanuit huis werkt: iedereen is makkelijk benaderbaar. Omdat het team nog volop in ontwikkeling is, krijg je veel ruimte om mee te denken over processen, tools en verbeteringen. Samen bouwen we aan een sterke en professionele projectorganisatie.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken (BZ) midden in de wereld van verandering.
Het werk van Buitenlandse Zaken draait om meer dan beleid alleen: we zorgen dat de belangen van Nederlanders overal ter wereld worden behartigd, dat onze waarden overeind blijven en dat onze vrijheden beschermd worden. Daarbij zoeken we steeds opnieuw de juiste balans tussen waarden, welvaart en weerbaarheid. Dit zijn geen makkelijke afwegingen, maar juist dáár maakt Buitenlandse Zaken het verschil.
Als één team werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen, ieder vanuit de eigen rol en expertise, om richting te geven aan keuzes die ons allemaal raken. Vanuit Den Haag én in de rest van de wereld zijn we elke dag actief om Nederland sterker en veiliger te maken.
Wij zijn de schakel tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en tussen Nederland en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. We bouwen aan stabiliteit en veiligheid, maar ook aan kansen: voor Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en openen deuren voor bedrijven die internationaal hun weg zoeken. Zo dragen we bij aan economische groei waar ook Nederland welvarender van wordt én dragen we bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld.
Met 157 ambassades, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen zijn we wereldwijd aanwezig. Samen met ruim 3.200 collega’s in Den Haag, 800 uitgezonden BZ-medewerkers, 360 attachés en liaisons en meer dan 2.200 lokale medewerkers vormen we een krachtig netwerk dat het Nederlandse buitenlandbeleid uitdraagt.

Diversiteit en inclusie

BZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken zoals gender (identiteit) en seksuele oriëntatie, cultuur en leeftijd. We bevorderen ook dat BZ een afspiegeling is van de Nederlandse samenleving en dat lokale collega’s op onze posten de lokale samenleving weerspiegelen. We doen dit door de talenten van mensen optimaal in te zetten en te benutten en door bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent te streven naar diversiteit in onder meer sekse, sociale en culturele achtergrond, en leeftijd.

Bijzonderheden

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie en een selectiegesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in oktober 2026
  

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.