Projectmanagementondersteuner

Ministerie van Buitenlandse Zaken; Den Haag; On-site; EUR 45,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverke

Ouderschapsverlof

Job summary

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken zoekt een projectmanagementondersteuner in Den Haag. Je ondersteunt projectmanagers bij internationale IT-projecten zoals server- en apparatuurvervanging op ambassades en consulaten, en werkt aan interne projecten.

Je bent verantwoordelijk voor planning, communicatie, logistiek en documentbeheer, bewaakt voortgang, bereidt vergaderingen voor en maakt notulen. Je werkt in een nieuw team en krijgt ruimte om processen en tools vorm te geven.

Qualifications

• HBO-niveau in relevante richting (bedrijfskunde, bestuurskunde, informatiemanagement) aangetoond door opleiding of ervaring.
• Enige ervaring in projectomgevingen, bij voorkeur within government.
• Kennis van gangbare projectmanagementmethodieken en -tools (bijv. PRINCE2, Agile).
• Vaardigheid met MS Office & tooling (Excel, SharePoint) voor rapportages en documentbeheer.
• Organisatorische en administratieve vaardigheden: plannen, structureren en tijdig afhandelen.
• Goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk, met diverse stakeholders.

Responsibilities

• Assisteren bij opstellen, beheren en beschikbaar stellen van projectplannen.
• Voortgang van projecten monitoren en rapporteren aan de projectmanager.
• Projectvergaderingen voorbereiden en notulen/actiepuntenlijsten opstellen.
• Bewaken van de kwaliteit van processen en controle van documenten.
• Projectdocumentatie beheren en archiveren.

Skills

PRINCE2

Agile

MS Office

SharePoint

Rapporteren

Communicatie

Plannen

Administratieve vaardigheden

Education

HBO-niveau in relevante richting

Tools

Projectmanagementtools

MS Excel

SharePoint

Job description

Internationale IT-projecten soepel laten verlopen in een wereld die continu verandert. Dat doe je als projectmanagementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Jij helpt projectmanagers grip houden op complexe trajecten die impact hebben op Nederlanders wereldwijd. Dat doe je in een nieuw projectmanagementteam, waaraan jij mede vorm mag geven.

Je ondersteunt projectmanagers bij uiteenlopende internationale IT-projecten. Denk aan het vervangen van servers en apparatuur op één of meerdere van onze 150 ambassades en consulaten. Daarnaast ondersteun je interne projecten. Voor beide type projecten laat jij achter de schermen alles op rolletjes lopen. Van planning en communicatie tot logistieke organisatie: dankzij jou zijn de juiste mensen en apparatuur op het juiste moment op het juiste plek.

Jouw belangrijkste taken:

• Assisteren bij het opstellen, beheren en beschikbaar stellen van projectplannen.
• De voortgang van projecten monitoren en rapporteren aan de projectmanager.
• Projectvergaderingen voorbereiden en opstellen van notulen en actiepuntenlijsten.
• Het bewaken van de kwaliteit van processen en controle van documenten.
• Projectdocumentatie beheren en archiveren.

Kortom: een afwisselende baan in een boeiend speelveld waar jouw invloed direct merkbaar is. Jij zorgt dat projecten efficiënt en gestructureerd worden uitgevoerd en dat collega’s goed geïnformeerd blijven.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 12 maanden
• Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Hbo-niveau in een relevante richting

Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau. Aangetoond door een relevante opleiding, zoals bedrijfskunde, bestuurskunde of informatiemanagement. Of door kennis en ervaring.

Enige ervaring in projectomgevingen

Je hebt al eens gewerkt in programma- en/of projectomgevingen. Heb je die ervaring binnen de (rijks)overheid opgedaan? Dan is dat extra mooi.

Kennis van projectmanagementmethodieken en -tools

Je hebt kennis van gangbare projectmanagementmethodieken (bijvoorbeeld PRINCE2, Agile) en bent vertrouwd met het gebruik van projectmanagementtools.

Vaardigheid met MS Office & tooling

Je beheerst Microsoft Excel en SharePoint goed en kunt deze tools effectief inzetten voor rapportages, voortgangsbewaking en documentbeheer.

Organisatorische en administratieve vaardigheden

Plannen, structureren en prioriteren gaat je goed af. Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, en zorgt voor een correcte en tijdige administratieve afhandeling van projectactiviteiten.

Goede communicatieve vaardigheden

Zowel mondeling als schriftelijk kun je helder rapporteren en afstemmen met verschillende stakeholders binnen en buiten het project.

Meer over IDI

Het Cluster IDI-Projectmanagement ondersteunt IT-projecten en -programma’s binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. Van innovatie en infrastructuur tot wereldwijde IT-uitrol op ambassades en consulaten: ons cluster zorgt dat projecten professioneel, beheersbaar en toekomstbestendig worden uitgevoerd.

Je komt terecht in een nieuw en groeiend team waarin collega’s elkaar actief opzoeken, kennisdelen en elkaar vooruithelpen. De sfeer is open en transparant. Je kunt makkelijk vragen stellen of uitdagingen bespreken. Of je nu op kantoor bent of vanuit huis werkt: iedereen is makkelijk benaderbaar. Omdat het team nog volop in ontwikkeling is, krijg je veel ruimte om mee te denken over processen, tools en verbeteringen. Samen bouwen we aan een sterke en professionele projectorganisatie.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken (BZ) midden in de wereld van verandering.
Het werk van Buitenlandse Zaken draait om meer dan beleid alleen: we zorgen dat de belangen van Nederlanders overal ter wereld worden behartigd, dat onze waarden overeind blijven en dat onze vrijheden beschermd worden. Daarbij zoeken we steeds opnieuw de juiste balans tussen waarden, welvaart en weerbaarheid. Dit zijn geen makkelijke afwegingen, maar juist dáár maakt Buitenlandse Zaken het verschil.
Als één team werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen, ieder vanuit de eigen rol en expertise, om richting te geven aan keuzes die ons allemaal raken. Vanuit Den Haag én in de rest van de wereld zijn we elke dag actief om Nederland sterker en veiliger te maken.
Wij zijn de schakel tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en tussen Nederland en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. We bouwen aan stabiliteit en veiligheid, maar ook aan kansen: voor Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en openen deuren voor bedrijven die internationaal hun weg zoeken. Zo dragen we bij aan economische groei waar ook Nederland welvarender van wordt én dragen we bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld.
Met 157 ambassades, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen zijn we wereldwijd aanwezig. Samen met ruim 3.200 collega’s in Den Haag, 800 uitgezonden BZ-medewerkers, 360 attachés en liaisons en meer dan 2.200 lokale medewerkers vormen we een krachtig netwerk dat het Nederlandse buitenlandbeleid uitdraagt.

Diversiteit en inclusie

BZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken zoals gender (identiteit) en seksuele oriëntatie, cultuur en leeftijd. We bevorderen ook dat BZ een afspiegeling is van de Nederlandse samenleving en dat lokale collega’s op onze posten de lokale samenleving weerspiegelen. We doen dit door de talenten van mensen optimaal in te zetten en te benutten en door bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent te streven naar diversiteit in onder meer sekse, sociale en culturele achtergrond, en leeftijd.

Bijzonderheden

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie en een selectiegesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in oktober 2026.
  

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.