Managementondersteuner

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; Den Haag; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

OV-vergoeding

Studiefaciliteiten

Job summary

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zoekt een managementondersteuner die de directie Onderzoek en Wetenschapsbeleid ondersteunt. U beheert agenda’s, mailboxen en vergaderingen, denkt proactief mee en zorgt voor soepele operationele processen.

U werkt in een klein team, ondersteunt de directeur en MT-leden en draagt bij aan een georganiseerde en efficiënte werkvloer met aandacht voor planning en opvolging van acties.

Qualifications

• Je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting.
• Ruime ervaring als managementondersteuner.
• Je werkt met Microsoft 365, SharePoint en CRM-systemen.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je kunt zelfstandig werken en samenwerken.
• Klantgericht en proactief.

Responsibilities

• Beheer agendas en mailboxen, houd vergaderverzoeken en afspraken bij en volg acties op.
• Organiseer vergaderingen en bijeenkomsten en verwerk telefoon, e-mail en post zorgvuldig.
• Zie wat er nodig is en pak dit proactief op en stem af met collega’s.
• Werk nauw samen met het secretariaat en ondersteun directie en MT.
• Zorg voor tijdige voorbereiding van presentaties en opvolging van actiepunten.

Skills

Agenda beheer

Office management

Microsoft 365

SharePoint

CRM systemen

Education

MBO 4 secretariële richting

Tools

Microsoft 365

SharePoint

CRM-systemen

Job description

Als managementondersteuner ben jij een belangrijke steun voor het managementteam van de directie Onderzoek en Wetenschapsbeleid (OWB). Je zorgt dat de directeur en MT-leden hun werk goed kunnen doen, doordat jij overzicht houdt, vooruitdenkt en zaken tot in de puntjes regelt. Je werkt daarbij in een klein en hecht team met een open en informele sfeer.

Je werkzaamheden

Geen dag is hetzelfde. Je beheert agenda’s en mailboxen, houdt vergaderverzoeken en afspraken bij en zorgt dat acties op tijd worden opgevolgd. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en handelt telefoon, e-mail en post zorgvuldig af. Daarbij kijk je verder dan alleen je eigen taken: je ziet wat er nodig is en pakt dit proactief op.

Dat vraagt om overzicht en het vermogen om snel te schakelen. Er kan zomaar iets tussendoor komen waardoor je je planning moet aanpassen. Jij weet dan goed wat voorrang heeft, stemt af met collega’s en zorgt dat het werk doorgaat. Je werkt daarbij nauw samen met de andere collega’s van het secretariaat.

Voor de medewerkers van de directie ben je bovendien een belangrijke vraagbaak voor organisatorische en administratieve zaken. Met jouw aanpak, betrokkenheid en gevoel voor wat er speelt, zorg je ervoor dat het management en de directie op jou kunnen rekenen.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Dit vragen wij

Opleiding: Je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting.

Ervaring: Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner. Je hebt ervaring met het beheren en coördineren van meerdere agenda’s, het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en het ondersteunen van een managementteam in de dagelijkse werkzaamheden.

Digitale vaardigheden: Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen. Je werkt gemakkelijk met Microsoft 365, SharePoint en CRM-systemen. Ook schrijf je heldere en foutloze e-mails in het Nederlands.

Plannen en organiseren: Je bent sterk in plannen en organiseren en weet goed overzicht te houden. Je bewaakt agenda’s, deadlines en actiepunten en zorgt dat afspraken en benodigde documenten op tijd geregeld zijn.

Zelfstandig en samenwerken: Je kunt zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden. Tegelijkertijd werk je graag samen en zoek je collega’s actief op wanneer dat bijdraagt aan de kwaliteit en efficiëntie van het werk.

Klantgericht en proactief: Je bent klantgericht, denkt vooruit en vraagt door naar wat een manager of collega nodig heeft. Je signaleert waar ondersteuning nodig is en pakt dit uit jezelf op, bijvoorbeeld bij het voorbereiden van een presentatie of het opvolgen van actiepunten.

Meer over Directie Onderzoek en Wetenschapsbeleid

OWB is een directie van ongeveer 75 mensen verdeeld over 10 teams. Mensen die er werken zijn betrokken bij hun werk, bij het beleidsterrein en bij elkaar. Zij werken aan uiteenlopende thema’s zoals onderzoeks-infrastructuur, talentontwikkeling, kennisecosystemen, het nationale wetenschapsstelsel, Europese onderzoeks- programma’s en internationale samenwerking. De directie werkt veel samen met andere departementen, landen in Europa en daarbuiten en internationale organisaties zoals de Europese Commissie. OWB heeft een laagdrempelig, toegankelijke, informele, open organisatiecultuur met korte lijnen. We gaan uit van eigen verantwoordelijkheid, maar denken graag met elkaar mee of helpen elkaar als het nodig is.

Je komt terecht in een hecht team van vijf managementondersteuners. We zijn een gezellig en betrokken team waarin we voor elkaar klaarstaan, graag met elkaar lachen en altijd ruimte maken voor een goed gesprek.

Tegelijkertijd weten we ook van aanpakken. De agenda’s zijn gevuld, er gebeurt veel en samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt.

We vinden het belangrijk dat iedereen zichzelf kan zijn en dat we elkaar versterken. We werken nauw samen, helpen elkaar wanneer dat nodig is en denken met elkaar mee. Is het even druk? Dan zetten we samen de schouders eronder. Is er ruimte voor een praatje of een grapje tussendoor? Dan maken we daar natuurlijk graag gebruik van.

Als nieuwe collega word je onderdeel van een team waarin samenwerken, vertrouwen en werkplezier centraal staan. Je krijgt de ruimte om je eigen verantwoordelijkheid te nemen, maar staat er nooit alleen voor. We delen kennis en ervaring met elkaar en vinden het belangrijk dat iedereen zich prettig voelt binnen het team.

Kortom: een fijne werkomgeving waarin hard wordt gewerkt, met gezelligheid. We zijn daarom op zoek naar een nieuwe collega die goed past binnen ons team, energie krijgt van samenwerken en het leuk vindt om samen met ons ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is.

Over Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag.
• De dinsdagis het vaste teamoverleg van het secretariaat op kantoor.
• We streven ernaar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen worden overgenomen met behoud van de huidige contractvorm.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen:

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.