Senior Operations Assistant - Facilities Management

Linklaters Netherlands; Amsterdam; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

Pensioenregeling

Maandelijkse fitnessvergoeding

Reiskostenvergoeding openbaar vervoer

Korting op verzekeringen

Kans op wellness/masseur op kantoor

Teamuitjes en evenementen

Kantoorlocatie in Amsterdam

Job summary

Linklaters LLP in Amsterdam zoekt een enthousiaste en proactieve Operations Assistant. Je bent de verbindende schakel tussen medewerkers, leveranciers en externe dienstverleners en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Van het coördineren van facilitaire werkzaamheden en het beheren van werkplekken tot ondersteuning van evenementen en duurzaamheidsinitiatieven; je draagt bij aan een professionele, representatieve en prettige werkplek voor collega’s en bezoekers.

Qualifications

• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding.
• Sterke organisatorische vaardigheden en multitasking.
• Een servicegerichte, positieve en proactieve instelling.
• Goede communicatieve vaardigheden en relaties kunnen opbouwen.

Responsibilities

• Organiseer en ondersteun dagelijkse operationele processen op kantoor.
• Coördineer post- en koeriersdiensten en onderhoud contact met leveranciers.
• Beheer het werkplekreserveringssysteem en zorg voor optimale kantoorvoorzieningen.
• Beheer het toegangscontrolesysteem en ondersteun bij kantoorveiligheid.
• Signaleer facilitaire vraagstukken en werk samen met gebouwbeheer en leveranciers aan oplossingen.
• Coördineer onderhoudswerkzaamheden, kantoorverhuizingen, reparaties en renovaties.
• Beheer kantoorbenodigdheden en houd voorraad bij.
• Zorg voor volledig ingerichte werkplekken voor nieuwe collega’s en bezoekers.
• Ondersteun interne evenementen en medewerkersbetrokkenheidsinitiatieven.
• Draag bij aan duurzaamheids- en milieu-initiatieven.
• Ondersteun de receptie waar nodig en draag bij aan welkom voor cliënten en bezoekers.

Skills

Organisatievaardigheden

Servicegerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

VPN/Office IT kennis

Education

MBO/HBO-opleiding

Tools

MS Office

Job description

Operations Assistant

Linklaters LLP is een van ’s werelds toonaangevende internationale advocatenkantoren, met ongeveer 2.900 advocaten verspreid over 29 kantoren in 20 rechtsgebieden. Linklaters is sinds 2004 ook gevestigd in Nederland. Ons kantoor in Amsterdam telt ongeveer 150 professionals die werken in een internationale, ambitieuze en tegelijkertijd toegankelijke omgeving.

Voor ons kantoor in Amsterdam zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve Operations Assistant. Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Vind je het leuk om ervoor te zorgen dat collega’s, cliënten en bezoekers dagelijks kunnen rekenen op een professionele, representatieve en goed georganiseerde werkplek? Dan zijn wij op zoek naar jou.

In deze veelzijdige rol ben jij de verbindende schakel tussen medewerkers, leveranciers en externe dienstverleners. Je bent zichtbaar aanwezig op kantoor, weet precies wat er speelt en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Geen dag is hetzelfde: van het coördineren van facilitaire werkzaamheden en het beheren van werkplekken tot het ondersteunen van evenementen en duurzaamheidsinitiatieven. Met jouw servicegerichte aanpak creëer je een prettige werkplekervaring voor iedereen op ons kantoor in Amsterdam.

Wat ga je doen?

• Je organiseert en ondersteunt de dagelijkse operationele processen binnen ons kantoor;
• Je coördineert post- en koeriersdiensten en onderhoudt contact met externe leveranciers;
• Je beheert het werkplekreserveringssysteem en zorgt ervoor dat de kantoorvoorzieningen optimaal functioneren;
• Je beheert het toegangscontrolesysteem en ondersteunt bij zaken op het gebied van kantoorveiligheid en beveiliging;
• Je signaleert facilitaire vraagstukken en werkt samen met gebouwbeheer en leveranciers aan passende oplossingen;
• Je coördineert onderhoudswerkzaamheden, kantoorverhuizingen, reparaties en renovaties;
• Je beheert kantoorbenodigdheden en houdt de voorraad efficiënt bij;
• Je zorgt ervoor dat nieuwe collega’s en bezoekers beschikken over een volledig ingerichte en goed functionerende werkplek;
• Je ondersteunt bij de organisatie van interne evenementen, kantooractiviteiten en initiatieven gericht op medewerkersbetrokkenheid;
• Je draagt actief bij aan duurzaamheids- en milieu-initiatieven binnen het kantoor in Amsterdam;
• Je ondersteunt de receptie waar nodig en draagt bij aan een optimaal welkom voor cliënten en bezoekers;

Deze functie biedt een mooie kans voor iemand die graag initiatief neemt, voldoening haalt uit organiseren en zich thuis voelt in een professionele internationale omgeving. Je bent een belangrijke ambassadeur van ons kantoor en draagt dagelijks bij aan de hoge kwaliteitsstandaard waar Linklaters om bekendstaat.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere activiteiten tegelijk te coördineren;
• Een servicegerichte, positieve en proactieve instelling;
• Een professionele houding en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk relaties op te bouwen;
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal;
• Goede IT-vaardigheden en praktisch technisch inzicht;
• Ervaring binnen professional services, een internationale organisatie of een facilitaire omgeving is een pré.

Wat bieden wij jou?

Werken bij Linklaters betekent werken in een toonaangevende internationale organisatie waar kwaliteit, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Je krijgt de kans om deel uit te maken van een betrokken team en een werkomgeving waarin initiatief wordt gewaardeerd en waarin ruimte is om jezelf verder te ontwikkelen.

Naast een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket, waaronder een 13e maand, bieden wij:

• Een discretionaire bonusregeling;
• Een pensioenregeling;
• Een maandelijkse fitnessvergoeding;
• Korting op diverse verzekeringen;
• Reiskostenvergoeding op basis van openbaar vervoer;
• Een gezonde en gevarieerde lunch tegen een vaste eigen bijdrage;
• De mogelijkheid om elke twee weken gebruik te maken van een masseur op kantoor;
• Regelmatige sociale activiteiten, teamuitjes en evenementen;
• Een inspirerende werkplek in het hart van Amsterdam, samen met gedreven collega’s uit Nederland en het buitenland.