Senior Operations Assistant - Facilities Management

Linklaters; Amsterdam; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Discretionaire bonusregeling

Pensioenregeling

Maandelijkse fitnessvergoeding

Korting op verzekeringen

Reiskostenvergoeding

Gezonde lunch tegen eigen bijdrage

Masseur op kantoor om de twee weken

Sociale activiteiten en teamuitjes

Inspirerende werkplek in Amsterdam

Job summary

Linklaters LLP zoekt een Operations Assistant in Amsterdam om dagelijkse operationele processen te organiseren en de kantooromgeving professioneel en representatief te houden. Je bent de schakel tussen medewerkers, leveranciers en externe dienstverleners en zorgt voor soepele back-end support.

Je beheert werkplekreserveringen, draagt bij aan evenementen en initiatieven voor medewerkersbetrokkenheid, en pakt duurzaamheidsinitiatieven actief op.

Qualifications

• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere activiteiten tegelijk te coördineren.
• Een servicegerichte, positieve en proactieve instelling.
• Een professionele houding en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.

Responsibilities

• Je organiseert en ondersteunt de dagelijkse operationele processen binnen ons kantoor.
• Je coördineert post- en koeriersdiensten en onderhoudt contact met externe leveranciers.
• Je beheert het werkplekreserveringssysteem en zorgt ervoor dat de kantoorvoorzieningen optimaal functioneren.
• Je beheert het toegangscontrolesysteem en ondersteunt bij kantoorveiligheid en beveiliging.
• Je signaleert facilitaire vraagstukken en werkt samen met gebouwbeheer en leveranciers aan passende oplossingen.
• Je coördineert onderhoudswerkzaamheden, kantoorverhuizingen, reparaties en renovaties.
• Je beheert kantoorbenodigdheden en houdt de voorraad efficiënt bij.
• Je zorgt voor een volledig ingerichte en goed functionerende werkplek voor nieuwe collega’s en bezoekers.
• Je ondersteunt bij de organisatie van interne evenementen en initiatieven gericht op medewerkersbetrokkenheid.
• Je draagt bij aan duurzaamheids- en milieu-initiatieven en ondersteunt receptie waar nodig.

Skills

Organisatietalent

Servicegericht

Communicatieve vaardigheden

Klantgericht

Engels

Nederlands

Proactief

Verantwoordelijk

Education

MBO/HBO-opleiding

Tools

Kantoorsoftware (MS Office)

Job description

Operations Assistant Linklaters LLP is een van ’s werelds toonaangevende internationale advocatenkantoren, met ongeveer 2.900 advocaten verspreid over 29 kantoren in 20 rechtsgebieden. Linklaters is sinds 2004 ook gevestigd in Nederland. Ons kantoor in Amsterdam telt ongeveer 150 professionals die werken in een internationale, ambitieuze en tegelijkertijd toegankelijke omgeving. Voor ons kantoor in Amsterdam zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve Operations Assistant. Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Vind je het leuk om ervoor te zorgen dat collega’s, cliënten en bezoekers dagelijks kunnen rekenen op een professionele, representatieve en goed georganiseerde werkplek? Dan zijn wij op zoek naar jou. In deze veelzijdige rol ben jij de verbindende schakel tussen medewerkers, leveranciers en externe dienstverleners. Je bent zichtbaar aanwezig op kantoor, weet precies wat er speelt en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Geen dag is hetzelfde: van het coördineren van facilitaire werkzaamheden en het beheren van werkplekken tot het ondersteunen van evenementen en duurzaamheidsinitiatieven. Met jouw servicegerichte aanpak creëer je een prettige werkplekervaring voor iedereen op ons kantoor in Amsterdam.

Wat ga je doen?

• Je organiseert en ondersteunt de dagelijkse operationele processen binnen ons kantoor;
• Je coördineert post- en koeriersdiensten en onderhoudt contact met externe leveranciers;
• Je beheert het werkplekreserveringssysteem en zorgt ervoor dat de kantoorvoorzieningen optimaal functioneren;
• Je beheert het toegangscontrolesysteem en ondersteunt bij zaken op het gebied van kantoorveiligheid en beveiliging;
• Je signaleert facilitaire vraagstukken en werkt samen met gebouwbeheer en leveranciers aan passende oplossingen;
• Je coördineert onderhoudswerkzaamheden, kantoorverhuizingen, reparaties en renovaties;
• Je beheert kantoorbenodigdheden en houdt de voorraad efficiënt bij;
• Je zorgt ervoor dat nieuwe collega’s en bezoekers beschikken over een volledig ingerichte en goed functionerende werkplek;
• Je ondersteunt bij de organisatie van interne evenementen, kantooractiviteiten en initiatieven gericht op medewerkersbetrokkenheid;
• Je draagt actief bij aan duurzaamheids- en milieu-initiatieven binnen het kantoor in Amsterdam;
• Je ondersteunt de receptie waar nodig en draagt bij aan een optimaal welkom voor cliënten en bezoekers.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere activiteiten tegelijk te coördineren;
• Een servicegerichte, positieve en proactieve instelling;
• Een professionele houding en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk relaties op te bouwen;
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal;
• Goede IT-vaardigheden en praktisch technisch inzicht;
• Ervaring binnen professional services, een internationale organisatie of een facilitaire omgeving is een pré.

Wat bieden wij jou?

• Een discretionaire bonusregeling;
• Een pensioenregeling;
• Een maandelijkse fitnessvergoeding;
• Korting op diverse verzekeringen;
• Reiskostenvergoeding op basis van openbaar vervoer;
• Een gezonde en gevarieerde lunch tegen een vaste eigen bijdrage;
• De mogelijkheid om elke twee weken gebruik te maken van een masseur op kantoor;
• Regelmatige sociale activiteiten, teamuitjes en evenementen;
• Een inspirerende werkplek in het hart van Amsterdam, samen met gedreven collega’s uit Nederland en het buitenland.

Een assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Neem voor meer informatie contact op via [e-mail].

Technical Skills: This list of duties and responsibilities above is not exhaustive. It is intended to describe the general content of, and requirements for, the performance of this job. As such, the role may also include the undertaking of additional tasks as required. This is the place where talent meets opportunity and where passion meets purpose. At Linklaters, the work we do means carving a path through unexplored territory, working on complex legal matters, across jurisdictions and borders and providing outstanding service and confidence to our clients. Having the vision to see things differently and the determination to deliver excellence, every time. That’s what makes us who we are. You can see your true potential connecting with dynamic colleagues all over the world, united by purpose and shared values and working together as one inclusive, collaborative team. With second to none training and support, this is the place where you meet your future. This is Linklaters.

In the event that we make an offer to you, and where local legislation permits, we will conduct pre-engagement screening checks that may include but are not limited to your professional and academic qualifications, your eligibility to work in the relevant jurisdiction, any criminal records, your financial stability and references from previous employers. Your offer will be subject to the successful completion of these checks which will be initiated following your consent. As a responsible business, it is important that we represent the diversity of our people, our clients and our communities. We know that diversity makes us a better law firm and helps us attract the best talent, drive innovation with diversity of thought, and deliver the best experience to everyone who comes into contact with us. We recruit on the basis of merit, irrespective of age, disability, gender, gender identity, race or ethnicity, marital status, religion, sex, sexual orientation or any other status protected by the laws or regulations in the locations where we operate. Selection decisions, and the reasons for those decisions, are recorded at each stage of the selection process. Selection criteria and, where appropriate, technical skills tests are in place to measure an individual’s ability for the safe and effective performance of a job. Those involved in recruitment and selection decisions and processes are also provided with guidance on diversity issues. If you require reasonable adjustments to be made during the selection process, please talk to a member of the recruitment team so that any required adjustments can be made in advance. Specific experience requirements advertised on a role do not intend to preclude applications from candidates who may have more or less experience. Our intention is only to indicate a guideline as to the necessary skills for the role as described.