Senior Management Assistant – Hilversum

TopMondzorg; Netherlands; Remote; EUR 47,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

Korting tandheelkundige behandelingen

Maandborrels

Zomerbarbecue

Jaarlijks kerstfeest

Job summary

TopMondzorg zoekt een Senior Management Assistant die als rechterhand van de directie optreedt en complexe agenda’s beheert in een dynamische zorgorganisatie. Je vormt de spil in samenwerking met twee collega-managementassistenten en bewaakt de voortgang van bestuurlijke processen.

Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, minimaal vijf jaar ervaring en hebt ervaring met meerdere directieleden. Een proactieve, discrete en representatieve professional past bij ons team.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau in Officemanagement/Management Support.
• Minimaal vijf jaar ervaring als Executive Assistant of Senior Management Assistant.
• Ervaring met ondersteuning van meerdere directieleden.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Proactief, zelfstandig en discreet.
• Sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en integriteit.
• Beschikbaar voor 32–40 uur per week; woensdag en vrijdag gewenst.

Responsibilities

• Complex en strategisch agendabeheer voor meerdere directieleden.
• Coördineren, voorbereiden en organiseren van directievergaderingen en events.
• Bewaken van actiepunten en voortgang van bestuurlijke processen.
• Prioriteren van verzoeken en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Voorbereiden van vergaderstukken, correspondentie en presentaties.
• Signalen van knelpunten en voorstellen van oplossingen.
• Ontvangen van relaties en professionele vertegenwoordiging van de organisatie.
• Samenwerken met collega’s binnen het secretariaat voor continuïteit.

Job description

Ben jij de strategische rechterhand van de directie?

Ben jij een ervaren managementondersteuner die verder kijkt dan agenda’s en afspraken? Vind je het leuk om te schakelen op directieniveau, overzicht te creëren in een dynamische organisatie en proactief te sturen op voortgang? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor ons Shared Service Center in Hilversum zoeken wij een Senior Management Assistant die fungeert als betrouwbare sparringpartner en organisatorische spil voor de directie. Je bent vooruitdenkend, houdt overzicht in een complexe omgeving en weet precies wat er nodig is om bestuurders optimaal te ondersteunen. Dankzij jouw organisatietalent, discretie en executiekracht kunnen zij zich richten op de strategische koers van de organisatie.

Als Senior Management Assistant ben je de professionele rechterhand van meerdere directieleden. Je overziet complexe agenda’s, bewaakt prioriteiten en zorgt ervoor dat besluitvorming en afspraken efficiënt worden voorbereid, uitgevoerd en opgevolgd.

Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en neemt zelfstandig verantwoordelijkheid voor de coördinatie van uiteenlopende organisatorische en bestuurlijke processen. Daarbij schakel je moeiteloos tussen interne en externe stakeholders en weet je ook onder tijdsdruk de juiste prioriteiten te stellen.

Samen met twee collega-managementassistenten vorm je het directiesecretariaat en draag je bij aan een professionele, efficiënte en representatieve ondersteuning van de directie.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Complex en strategisch agendabeheer voor meerdere directieleden.
• Coördineren, voorbereiden en organiseren van directievergaderingen, managementbijeenkomsten en evenementen.
• Bewaken van actiepunten, besluitvorming en voortgang van bestuurlijke processen.
• Prioriteren van verzoeken en fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Voorbereiden van vergaderstukken, correspondentie en presentaties.
• Signaleren van knelpunten en proactief aandragen van oplossingen.
• Ontvangen van relaties en zorgen voor een professionele vertegenwoordiging van de organisatie.
• Intensief samenwerken met collega’s binnen het secretariaat om continuïteit en kwaliteit te waarborgen.

Wat breng je mee?

• Hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in Officemanagement, Management Support of een vergelijkbare richting.
• Minimaal vijf jaar ervaring als Executive Assistant, Senior Management Assistant of in een vergelijkbare rol binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met het ondersteunen van meerdere senior managers of directieleden.
• Uitstekende organisatorische, communicatieve en administratieve vaardigheden.
• Je bent proactief, zelfstandig en beschikt over een sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Je bent discreet, representatief en weet met vertrouwelijke informatie om te gaan.
• Je behoudt rust en overzicht, ook wanneer prioriteiten snel veranderen.
• Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week. Beschikbaarheid op woensdag en vrijdag is gewenst.

Wat bieden wij?

• Een sleutelrol binnen een ambitieuze en snelgroeiende zorgorganisatie.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen een professionele directieomgeving.
• Een informele organisatiecultuur waarin samenwerking, ontwikkeling en plezier centraal staan.
• Volop ruimte voor persoonlijke en professionele groei.
• Een modern Shared Service Center in Hilversum.
• Een salaris tussen €4.200 en €5.500 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring.
• Korting op tandheelkundige behandelingen binnen aangesloten praktijken.
• Informele activiteiten zoals maandborrels, een zomerbarbecue en een jaarlijks kerstfeest.

TopMondzorg is een snelgroeiende zorgorganisatie die hoogwaardige mondzorg toegankelijk maakt voor uiteenlopende patiëntgroepen. Sinds 2007 zijn we uitgegroeid tot een landelijk netwerk met negen labels, ruim 5.000 collega’s en meer dan 190 praktijken en zorglocaties. Vanuit ons Shared Service Center in Hilversum ondersteunen ruim 130 professionals onze praktijken op het gebied van onder andere HR, Finance, ICT, Marketing & Communicatie en Kwaliteit & Veiligheid.

Samen werken we iedere dag aan de beste mondzorg voor ruim 1,2 miljoen patiënten. Dat doen we vanuit onze kernwaarde: Voor Elkaar.