Secretaris Pilots Generieke Functies

Zyfer; Den Haag; Hybrid; EUR 76,000 - 115,000; Full time

Job summary

ICTU in Den Haag zoekt een ervaren project- of programmasecretaris die thuis is in een omgeving met veel stakeholders en meerdere trajecten tegelijkertijd. Je werkt zelfstandig binnen afgesproken kaders en beheert agenda's, stukken en beslisdossiers met aandacht voor tijdige besluiten.

Je verzamelt informatie uit meerdere projecten, vertaalt deze naar heldere portfolio-informatie en planningsoverzichten en registreert risico's, issues en escalaties gestructureerd.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris binnen een omgeving met meerdere stakeholders.
• Voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, inclusief agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en vastlegging en opvolging van besluiten en acties.
• Ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende portfolio-informatie en planningsoverzichten.
• Gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, en signaleren van ontbrekende informatie.
• Organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming

Responsibilities

• Je bereidt besluitvormingsprocessen voor en ondersteunt ze, zodat besluiten goed onderbouwd en op tijd worden genomen.
• Je beheert agenda's en stukken en stelt beslisdossiers samen voor de pilots Generieke Functies.
• Je legt besluiten en acties vast en bewaakt de opvolging en termijnen.
• Je brengt informatie uit meerdere projecten samen, controleert die en vertaalt die naar portfolio-informatie en planningsoverzichten.
• Je legt risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties gestructureerd vast en signaleert ontbrekende informatie.
• Je organiseert informatie-uitwisseling en afstemming tussen stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming

Skills

Secretariële ervaring

Stakeholder afstemming

Structuur en planning

Education

HBO-niveau

Job description

Bij ICTU in Den Haag word jij de spil in de besluitvorming rond de pilots Generieke Functies: een traject waarin meerdere projecten en stakeholders samenkomen en waar jij ervoor zorgt dat iedereen op tijd de juiste informatie heeft om te beslissen. Jij bereidt de besluitvorming voor, houdt agenda's en stukken op orde, bouwt beslisdossiers en bewaakt dat besluiten en acties daadwerkelijk worden opgevolgd. Zo wordt losse informatie uit verschillende trajecten in jouw handen één samenhangend beeld waarop gestuurd kan worden.

Wat deze opdracht interessant maakt, is de combinatie van structuur en overzicht. Je werkt met informatie uit meerdere projecten tegelijk en vertaalt die naar bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten. Risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties leg je gestructureerd vast, en je signaleert wat ontbreekt voordat het een probleem wordt. Daarbij organiseer je de afstemming tussen stakeholders, zodat voortgang en besluitvorming niet stilvallen.

Je werkt zelfstandig en bepaalt binnen de afgesproken kaders zelf hoe, wanneer en waar je de opdracht uitvoert. Het gaat om 28 uur per week, voor 12 maanden, vanaf 16 november 2026.

• Je bereidt besluitvormingsprocessen voor en ondersteunt ze, zodat besluiten goed onderbouwd en op tijd worden genomen.
• Je beheert agenda's en stukken en stelt beslisdossiers samen voor de pilots Generieke Functies.
• Je legt besluiten en acties vast en bewaakt de opvolging en termijnen.
• Je brengt informatie uit meerdere projecten samen, controleert die en vertaalt die naar portfolio-informatie en planningsoverzichten.
• Je legt risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties gestructureerd vast en signaleert ontbrekende informatie.
• Je organiseert informatie-uitwisseling en afstemming tussen stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming.

Dit breng je mee

• Je bent een ervaren project- of programmasecretaris die zich thuis voelt in een omgeving met veel stakeholders en meerdere trajecten tegelijk.
• Je houdt van structuur: agenda's, stukken, beslisdossiers en actielijsten zijn bij jou altijd actueel en compleet.
• Je ziet snel waar informatie ontbreekt, waar termijnen in gevaar komen en wanneer iets geëscaleerd moet worden.
• Je werkt zelfstandig, bepaalt zelf hoe je het werk organiseert en zorgt dat stakeholders elkaar vinden op het moment dat het ertoe doet.

Voorwaarden

• Loondienst of freelance: beide mogelijk.
• De professional werkt zelfstandig zonder werkinhoudelijke aansturing of leiding en gezag.
• Vrije vervanging is mogelijk, mits de vervanger over dezelfde kennis en kunde beschikt en na overleg en goedkeuring van ICTU.
• De professional bepaalt zelfstandig hoe, wanneer en waar de opdracht wordt uitgevoerd binnen de afgesproken kaders en normen.
• Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
• CV in Word formaat.
• Afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris of vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders.
• Aantoonbare ervaring met voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en vastlegging en opvolging van besluiten en acties.
• + Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten
• + Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging.
• + Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming

Looptijd 12 maanden

Contractvorm Freelance

Uren per week 28 uur per week

Standplaats / thuiswerken The Hague

Alleen kandidaten die aantoonbaar aan alle knock-outeisen voldoen worden in behandeling genomen.