Secretaris Pilots Generieke Functies

Impact Vandaag; Den Haag; Remote; EUR 49,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Hoog salaris bij Impact Vandaag

8% vakantiegeld

CAO-zwem bij ziekte

Job summary

Impact Vandaag zoekt een Secretaris Pilot & Implementatieboard om procesmatig ondersteuning te bieden bij PIB-vergaderingen. Je bewaakt agenda’s, stukkenstroom en besluitvorming, en zorgt voor een actuele vastlegging van besluiten en acties binnen een complexe multi-stakeholderomgeving.

Je levert samenhangende werkinstructies en planningsoverzichten, en draagt bij aan een betrouwbare informatievoorziening voor de pilots en de fasen tot implementatie en opschaling.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-opleiding.
• Aantoonbare ervaring als project-/programma-secretaris of vergelijkbaar ondersteunende rol.
• Aantoonbare ervaring met voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, inclusief agenda- en stukkenbeheer.

Responsibilities

• Organiseren van PIB-bijeenkomsten, agenda en stukkenstroom.
• Stukken en beslisdossiers tijdig beschikbaar stellen.
• Actueel portfolio-informatie en planningsoverzichten bewaken.
• Besluiten, acties, voorwaarden en risico's vastleggen en opvolgen.
• Termijnen bewaken en signaleren bij ontbrekende informatie.
• PIB-documentatie bijhouden t.b.v. voortgang en faseovergangen.

Skills

Secretarisrol

Stakeholdermanagement

Agendabeheer

Documentbeheer

Portfolio-informatie

Education

HBO-niveau

Job description

Sluit over 6 dagen## Secretaris Pilots Generieke FunctiesStichting ICTUWilhelmina van Pruisenweg 104, Zuid-HollandStartdatum 15 - 11 - 2026Einddatum 30 - 12 - 20274.795,74 p/m 39,53 p/u24 - 28 uur p/w14 maandenZuid-HollandInformatiemanagementProject- en ProgrammamanagementPublicatiedatum: 29 oktober 2026Optie tot verlenging: Niets over bekend.Werkplek: Alleen op kantoor | Niet bekendOpleidingsniveau: HBOWerkervaring: Senior### Hoe ga jij impact maken?**Context van het project/programma:** Veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het LDN, zoals generieke functies, moeten daarvoor niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk.Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de technische werking maar ook naar de toepasbaarheid binnen gegevensuitwisselingen, de gebruikerservaring, schaalbaarheid en de gevolgen voor bestaande zorg- en werkprocessen.De pilots moeten daarnaast inzicht geven in wat zorgaanbieders en leveranciers nodig hebben om deze onderdelen daadwerkelijk te kunnen gebruiken en welke aanpassingen of aanvullende randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. De opgedane kennis en ervaring worden gebruikt om de onderdelen verder te verbeteren en om ondersteuning ten behoeve van implementatie beschikbaar te maken voor zorgorganisaties en ICT-leveranciers. Daarmee vormen de pilots een belangrijke stap naar verdere opschaling in het zorgveld.De uitvoering van de pilots verloopt gefaseerd. VWS voert de regie op de landelijke koers. De pilots worden uitgevoerd in projectteams, bestaande uit samenwerkingsverbanden van zorgorganisaties en leveranciers. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Om deze rol te kunnen vervullen moet de PIB beschikken over actuele en samenhangende informatie vanuit de pilots.**Rol van de professional:** De professional heeft de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard.**Opdracht:** De professional is verantwoordelijk voor de procesmatige en administratieve ondersteuning en voor de kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening voor de PIB. De professional bewaakt dat onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden voorbereid, behandeld, vastgelegd en opgevolgd en dat de hiervoor benodigde informatie volledig en tijdig beschikbaar is.**Activiteiten:*** organiseert de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten;* stelt de agenda op, organiseert de stukkenstroom en bewaakt dat stukken en beslisdossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn;* draagt zorg voor actueel portfolio-informatie en planningsoverzichten;* legt besluiten, voorwaarden en acties vast en houdt de geregistreerde risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties actueel;* bewaakt termijnen en opvolging en signaleert wanneer portfolio informatie ontbreekt, niet tijdig beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is;* zorgt voor een actuele zorgvuldige vastlegging van de PIB-documentatie ten aanzien van het pilotportfolio, voortgang rondom de pilots en de benodigde informatie voor faseovergangen binnen de pilots**Deelresultaten:** De professional bepaalt zelfstandig de aanpak en inrichting, binnen de afgesproken kaders en in afstemming met betrokkenen, en levert de volgende resultaten op:* Een uitgewerkte en toepasbare werkwijze voor de voorbereiding, agendering, stukkenstroom, vastlegging van besluitvorming en opvolging van acties en besluiten.* Een samenhangende set werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten ter ondersteuning van de informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen de PIB.* Beslisdossiers en voortgangsoverzichten voor de vooraf overeengekomen pilots en faseovergangen, waarin de relevante besluiten, acties, afhankelijkheden, ontbrekende informatie, voorwaarden en risico's zijn vastgelegd.**Eindresultaten:*** De portfolio-informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties voor de overeengekomen pilots zijn actueel en volledig vastgelegd.* Openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en benodigde terugkoppelingen zijn inzichtelijk en volledig overgedragen.**Einde project/programma:** De pilotfase is afgerond wanneer de afgesproken pilots zijn uitgevoerd en geëvalueerd en voldoende betrouwbare beslisinformatie beschikbaar is voor vervolgkeuzes over optimalisatie, aanvullende beproeving, doorontwikkeling, implementatie, beheer of opschaling.### Eisen* Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau* Aantoonbare ervaring als project/programma secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders* Aantoonbare ervaring met de voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en de vastlegging en opvolging van besluiten en acties.### Wensen en competenties### Wensen* Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten* Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging.* Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming* Aantoonbare ervaring met de ondersteuning van project-, programma- of andere tactische gremia in een complexe omgeving met meerdere organisaties en belangen;* Ervaring met het organiseren van agenda en stukkenstroom en het werken met beslisdossiers;* Ervaring met de vastlegging en opvolging van besluiten en acties en met registraties van risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties;* Ervaring met portfolio-informatie en planningsoverzichten en met het bewaken van volledigheid, tijdigheid, termijnen, opvolging en vastlegging.### Competenties* gestructureerd en nauwkeurig werkt en overzicht houdt over meerdere onderwerpen;* hoofd- en bijzaken onderscheidt en informatie compact en navolgbaar kan ordenen;* tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is;* effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties;* helder en feitelijk communiceert;* zorgvuldig en zelfstandig werkt.### Organisatie & TeamVeilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het LDN, zoals generieke functies, moeten daarvoor niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk.Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de technische werking maar ook naar de toepasbaarheid binnen gegevensuitwisselingen, de gebruikerservaring, schaalbaarheid en de gevolgen voor bestaande zorg- en werkprocessen.De pilots moeten daarnaast inzicht geven in wat zorgaanbieders en leveranciers nodig hebben om deze onderdelen daadwerkelijk te kunnen gebruiken en welke aanpassingen of aanvullende randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. De opgedane kennis en ervaring worden gebruikt om de onderdelen verder te verbeteren en om ondersteuning ten behoeve van implementatie beschikbaar te maken voor zorgorganisaties en ICT-leveranciers. Daarmee vormen de pilots een belangrijke stap naar verdere opschaling in het zorgveld.De uitvoering van de pilots verloopt gefaseerd. VWS voert de regie op de landelijke koers. De pilots worden uitgevoerd in projectteams, bestaande uit samenwerkingsverbanden van zorgorganisaties en leveranciers. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Om deze rol te kunnen vervullen moet de PIB beschikken over actuele en samenhangende informatie vanuit de pilots.De pilotfase is afgerond wanneer de afgesproken pilots zijn uitgevoerd en geëvalueerd en voldoende betrouwbare beslisinformatie beschikbaar is voor vervolgkeuzes over optimalisatie, aanvullende beproeving, doorontwikkeling, implementatie, beheer of opschaling.De professional heeft de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard.### Deze voorwaarden bieden we jouAls ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.Hoog salaris bij Impact Vandaag. Het bruto salaris is € 4.795,74 p/m o.b.v. € 39,53 p/u en 24 - 28 uur per week.Transparante pro-forma berekening.Vakantiegeld van 8% en een vast aantal vakantiedagen per jaar (fulltime basis).Zorgeloze naleving van de Wet DBA.Doorbetaling bij ziekte volgens CAO.Een contract voor de duur van de opdracht, met optie tot verlenging afhankelijk van de functie en organisatie.Pensioenopbouw via de regeling voor uitzendkrachten.Reiskostenvergoeding afhankelijk van de functie en organisatie.