Secretaris Pilots Generieke Functies

Bij Oranje; Zuid-Holland; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt men een proactieve Secretaris Pilot & Implementatieboard (PIB) voor procesmatige en administratieve ondersteuning binnen ICTU. Je bewaakt kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening en organiseert PIB-bijeenkomsten.

Je beheert agenda en documenten, levert actuele portfolio-informatie en planningsoverzichten en rapporteert aan het PIB. Verwachte resultaten zijn duidelijke besluiten, acties en tijdige opvolging.

Qualifications

• Minimaal HBO-niveau vereist.
• Ervaring als project-/programma-secretaris of vergelijkbare ondersteunende rol.
• Vaste, gestructureerde aanpak met aandacht voor detail en documentbeheer.
• Ervaring met voorbereiding, verslaglegging en opvolging van besluiten en acties.

Responsibilities

• Organiseren van procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten.
• Stel de agenda op, beheer stukkenstroom en zorg voor volledige tijdige beschikbaarheid van documenten.
• Zorg voor actuele portfolio-informatie en planningsoverzichten.
• Leg besluiten, voorwaarden en acties vast en houd risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties actueel.
• Bewaak termijnen en opvolging en signaleer ontbrekende informatie.

Skills

Procesmatig werken

Administratieve ondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Education

HBO-niveau in relevante richting

Tools

Microsoft 365

Job description

Opdrachtomschrijving

Beschrijving project/programma: Veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het LDN, zoals generieke functies, moeten daarvoor niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk.

Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de technische werking maar ook naar de toepasbaarheid binnen gegevensuitwisselingen, de gebruikerservaring, schaalbaarheid en de gevolgen voor bestaande zorg- en werkprocessen.

De pilots moeten daarnaast inzicht geven in wat zorgaanbieders en leveranciers nodig hebben om deze onderdelen daadwerkelijk te kunnen gebruiken en welke aanpassingen of aanvullende randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. De opgedane kennis en ervaring worden gebruikt om de onderdelen verder te verbeteren en om ondersteuning ten behoeve van implementatie beschikbaar te maken voor zorgorganisaties en ICT-leveranciers. Daarmee vormen de pilots een belangrijke stap naar verdere opschaling in het zorgveld.

De uitvoering van de pilots verloopt gefaseerd. VWS voert de regie op de landelijke koers. De pilots worden uitgevoerd in projectteams, bestaande uit samenwerkingsverbanden van zorgorganisaties en leveranciers. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Om deze rol te kunnen vervullen moet de PIB beschikken over actuele en samenhangende informatie vanuit de pilots.

Omschrijving einde project/programma: De pilotfase is afgerond wanneer de afgesproken pilots zijn uitgevoerd en geëvalueerd en voldoende betrouwbare beslisinformatie beschikbaar is voor vervolgkeuzes over optimalisatie, aanvullende beproeving, doorontwikkeling, implementatie, beheer of opschaling.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma

De professional heeft de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?

Opdracht De professional is verantwoordelijk voor de procesmatige en administratieve ondersteuning en voor de kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening voor de PIB. De professional bewaakt dat onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden voorbereid, behandeld, vastgelegd en opgevolgd en dat de hiervoor benodigde informatie volledig en tijdig beschikbaar is.

Activiteiten

De PIB-secretaris:

• organiseert de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten;
• stelt de agenda op, organiseert de stukkenstroom en bewaakt dat stukken en beslisdossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn;
• draagt zorg voor actueel portfolio‑informatie en planningsoverzichten;
• legt besluiten, voorwaarden en acties vast en houdt de geregistreerde risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties actueel;
• bewak termijnen en opvolging en signaleert wanneer portfolio informatie ontbreekt, niet tijdig beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is;
• zorgt voor een actuele zorgvuldige vastlegging van de PIB-documentatie ten aanzien van het pilotportfolio, voortgang rondom de pilots en de benodigde informatie voor faseovergangen binnen de pilots

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:

De professional bepaalt zelfstandig de aanpak en inrichting, binnen de afgesproken kaders en in afstemming met betrokkenen, en levert de volgende resultaten op:

Deelresultaten:

• Een uitgewerkte en toepasbare werkwijze voor de voorbereiding, agendering, stukkenstroom, vastlegging van besluitvorming en opvolging van acties en besluiten.
• Een samenhangende set werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten ter ondersteuning van de informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen de PIB.
• Beslisdossiers en voortgangsoverzichten voor de vooraf overeengekomen pilots en faseovergangen, waarin de relevante besluiten, acties, afhankelijkheden, ontbrekende informatie, voorwaarden en risico's zijn vastgelegd.

Eindresultaten:

• De portfolio‑informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties voor de overeengekomen pilots zijn actueel en volledig vastgelegd.
• Openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en benodigde terugkoppelingen zijn inzichtelijk en volledig overgedragen.

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:

De opdracht is afgerond wanneer de afgesproken eindresultaten zijn opgeleverd en geaccepteerd.

Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?

Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting.

De voortgang op de overeengekende deelresultaten wordt tweewekelijks besproken in voortgangsoverleggen met de (gedelegeerd) opdrachtgever van ICTU. De opgeleverde resultaten wordt door de Portfolio & Pilotcoördinator beoordeeld op aansluiting op het mandaat, taken en verantwoordelijkheden van de PIB.

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?

De omvang en duur van de werkzaamheden worden mede beïnvloed door:

• het aantal en doorlooptijd van de praktijkbeproevingen;
• benodigde besluiten vanuit PIB, Design Authority of de programma- en bestuurlijke lijn;
• uitkomsten van faseovergangen, waaronder de mogelijkheid dat aanvullende validatie of beproeving nodig is.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional...

De professional beschikt over:

• aantoonbare ervaring met de ondersteuning van project-, programma- of andere tactische gremia in een complexe omgeving met meerdere organisaties en belangen;
• ervaring met het organiseren van agenda en stukkenstroom en het werken met beslisdossiers;
• ervaring met de vastlegging en opvolging van besluiten en acties en met registraties van risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties;
• ervaring met portfolio-informatie en planningsoverzichten en met het bewaken van volledigheid, tijdigheid, termijnen, opvolging en vastlegging.

Gewenste profiel

Er wordt gezocht naar een pro actieve ervaren en zelfstandig werkende Secretaris die:

• gestructureerd en nauwkeurig werkt en overzicht houdt over meerdere onderwerpen;
• hoofd- en bijzaken onderscheidt en informatie compact en navolgbaar kan ordenen;
• tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is;
• effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties;
• helder en feitelijk communiceert;
• zorgvuldig en zelfstandig werkt.

Eisen

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau
2. Aantoonbare ervaring als project/programma secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders
3. Aantoonbare ervaring met de voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en de vastlegging en opvolging van besluiten en acties.

Wensen

1. Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten
2. Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging.
3. Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming