Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Zwolle; On-site; EUR 35,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

End-of-year bonus 8.33%

Laptop/bestelling mogelijk

Fietsregeling

Sportabonnement met belastingvoordeel

Job summary

zorgjob.nl zoekt een Managementassistent / directiesecretaresse in Zwolle. Je bent de verbindende schakel rondom de raad van bestuur en bewaakt de voortgang van besluiten en vergaderingen.

Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en het managementteam, met focus op structuur en discretie in een bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• Mbo 4 werk- en denkniveau, passende opleiding vereist.
• Enkele jaren relevante werkervaring in soortgelijke functie.
• Ervaring met Microsoft 365 en Teams.
• Vertrouwen en discretie in bestuurlijke omgeving.

Responsibilities

• Ondersteunen en plannen van vergaderingen van de raad van bestuur en commissies.
• Beheren van de agenda van de raad van bestuur.
• Bevorderen van opvolging van acties en besluiten.
• Notuleren van bestuurlijke overleggen.
• Administratieve taken zoals documentbeheer en emailverkeer.
• Vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties.
• Structuur brengen in complexe planningen en voortgang bewaken.
• Ondersteunen bij organisatie van bijeenkomsten en evenementen.

Skills

Mbo 4 werk- en denkniveau

Enkele jaren relevante werkervaring

Microsoft 365

Teams

Digitale hulpmiddelen

Education

Mbo 4 werk- en denkniveau

Relevante opleiding

Tools

Microsoft 365

Teams

Digitale hulpmiddelen

Job description

Managementassistent / directiesecretaresse - ZwolleRaad van bestuur

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, schakelen en vooruitdenken? Zie jij in drukte geen probleem maar juist een uitdaging? En voel jij je thuis in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Dan zoeken wij jou. Als managementassistent bij deze organisatie ben je meer dan een ondersteuner. Jij bent de verbindende schakel rondom de raad van bestuur. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat bestuurlijke afspraken en overleggen soepel verlopen. Jij zorgt ervoor dat alles op de juiste plek samenkomt voor de bestuurder en bestuurssecretaris.

Over Stichting deze organisatie

Bij deze organisatie geven we zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking. Wij zorgen voor ruim 500 cliënten op ruim 40 locaties verspreid door het land. Bij deze organisatie is de liefde van God voor de mens de drijfveer voor betrokken zorg en ondersteuning aan cliënten met een verstandelijke beperking. Ons doel daarbij is dat we samen leven vol betekenis. Lees hier meer over in de brochure Zo zien wij zorg.

Wat ga je doen?

Je bent de gastvrije en verbindende schakel tussen de raad van bestuur, collega’s en externe relaties. Dankzij jouw organisatietalent en bestuurlijke sensitiviteit verlopen processen soepel en worden afspraken zorgvuldig voorbereid, vastgelegd en opgevolgd.

• Ondersteunen en plannen van vergaderingen van onder andere de raad van bestuur, het managementteam, de raad van toezicht, de ondernemingsraad en de cliëntenraad.
• Beheren van de agenda van de raad van bestuur.
• Bewaken van actie- en besluitenlijsten en zorgen voor een goede opvolging van afspraken.
• Notuleren van diverse bestuurlijke en organisatorische overleggen.
• Administratieve werkzaamheden bijvoorbeeld: documentbeheer, bestuurlijke post en email verzending.
• Fungeren als vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, managers, toezichthouders en externe relaties.
• Structuur aanbrengen in complexe planningen en het bewaken van voortgang en deadlines.
• Overzicht houden en schakelen wanneer prioriteiten veranderen of onverwachte situaties ontstaan.
• Ondersteunen bij deze organisatie van bijeenkomsten en deze organisatie-evenementen.

Voor wie kom je te werken?

Je komt te werken voor de raad van bestuur, bestaande uit één bestuurder. Daarnaast werk je voor de bestuurssecretaris en het managementteam. Je werkplek is op het centraal bureau deze organisatie in Zwolle. Hier werken ruim 30 collega's aan de ondersteunende diensten van deze organisatie.

‘‘Ik krijg energie van het aanbrengen van structuur, het bewaken van de voortgang en het verbinden van mensen. Juist het ondersteunen van anderen en ervoor zorgen dat alles achter de schermen op het juiste moment samenkomt, maakt deze functie voor mij zo leuk’”. - Marjolijn managementassistent raad van bestuur bij deze organisatie.

Herken je jezelf hierin?

Jij houdt van dynamiek en krijgt energie van verantwoordelijkheid. Je ziet wat nodig is voordat het gevraagd wordt en vindt het leuk om verschillende belangen en werkzaamheden bij elkaar te brengen. Je brengt overzicht, werkt zorgvuldig en kunt prioriteren. Je hebt een proactieve werkhouding, organisatiesensitief en begrijpt hoe belangrijk vertrouwelijkheid is in een bestuurlijke omgeving.

Daarnaast beschik je over:

• Mbo 4 werk- en denkniveau.
• Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie en een relevante opleiding.
• Ervaring met Microsoft 365, Teams en digitale hulpmiddelen.
• Een levend geloof in Jezus Christus.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie dicht bij de bestuurlijke besluitvorming van een maatschappelijke organisatie.
• Een jaar contract voor 28 uur per week met uitzicht op een vast contract.
• Een salaris volgens FWG 45 van de cao Gehandicaptenzorg (€3113 – €4347 o.b.v. 36 uur)
• 4 vakantie weken per jaar en daarnaast nog extra balansverlofuren die je kan sparen.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals de mogelijkheden voor het aanschaffen van laptop, fiets, of sport abonnement met belastingvoordeel.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verplicht en worden referenties ingewonnen. Deze organisatie geeft geschikte interne sollicitanten voorrang bij het vervullen van openstaande vacatures.