Managementassistent / directiesecretaresse - Zwolle

Stichting Sprank; Zwolle; On-site; EUR 35,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,33%

Laptop beschikbaar

Fiets beschikking

Sport abonnement met belastingvoordeel

4 vakantie weken + balansverlof

Job summary

Stichting Sprank in Zwolle zoekt een managementassistent / directiesecretaresse om de raad van bestuur te ondersteunen en als verbindende schakel te fungeren tussen bestuur, medewerkers en externe relaties.

Je houdt overzicht, plant en bewaakt afspraken, notuleert vergaderingen en beheert documenten en correspondentie. Een jaarcontract voor 28 uur per week met uitzicht op vast contract en FWG 45 salaris volgens cao Gehandicaptenzorg behoren tot de mogelijkheden.

Qualifications

• Mbo 4 werk- en denkniveau.
• Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met Microsoft 365 en Teams.
• Vertrouwelijkheid en bestuurlijke sensitiviteit.

Responsibilities

• Ondersteunen en plannen van vergaderingen van onder andere de raad van bestuur, het managementteam, de raad van toezicht, de ondernemingsraad en de cliëntenraad.
• Beheren van de agenda van de raad van bestuur.
• Bewaken van actie- en besluitenlijsten en opvolging van afspraken.
• Notuleren van diverse bestuurlijke en organisatorische overleggen.
• Administratieve werkzaamheden zoals documentbeheer, bestuurlijke post en email verzending.
• Fungeren als vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, managers, toezichthouders en externe relaties.
• Structuur aanbrengen in complexe planningen en het bewaken van voortgang en deadlines.
• Overzicht houden en schakelen bij veranderende prioriteiten en onverwachte situaties.
• Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten en Sprank-evenementen.

Skills

Proactieve werkhouding

Organisatiesensitief

Vertrouwelijkheid

Education

Mbo 4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365/Teams

Job description

Managementassistent / directiesecretaresse - Zwolle
Raad van bestuur

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, schakelen en vooruitdenken? Zie jij in drukte geen probleem maar juist een uitdaging? En voel jij je thuis in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Dan zoeken wij jou. Als managementassistent bij Sprank ben je meer dan een ondersteuner. Jij bent de verbindende schakel rondom de raad van bestuur. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat bestuurlijke afspraken en overleggen soepel verlopen. Jij zorgt ervoor dat alles op de juiste plek samenkomt voor de bestuurder en bestuurssecretaris.

Over Stichting Sprank

Bij Sprank geven we zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking. Wij zorgen voor ruim 500 cliënten op ruim 40 locaties verspreid door het land. Bij Sprank is de liefde van God voor de mens de drijfveer voor betrokken zorg en ondersteuning aan cliënten met een verstandelijke beperking. Ons doel daarbij is dat we samen leven vol betekenis. Lees hier meer over in de brochure Zo zien wij zorg

Wat ga je doen?

Je bent de gastvrije en verbindende schakel tussen de raad van bestuur, collega’s en externe relaties. Dankzij jouw organisatietalent en bestuurlijke sensitiviteit verlopen processen soepel en worden afspraken zorgvuldig voorbereid, vastgelegd en opgevolgd.

• Ondersteunen en plannen van vergaderingen van onder andere de raad van bestuur, het managementteam, de raad van toezicht, de ondernemingsraad en de cliëntenraad.

• Beheren van de agenda van de raad van bestuur.

• Bewaken van actie- en besluitenlijsten en zorgen voor een goede opvolging van afspraken.

• Notuleren van diverse bestuurlijke en organisatorische overleggen.

• Administratieve werkzaamheden bijvoorbeeld: documentbeheer, bestuurlijke post en email verzending.

• Fungeren als vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, managers, toezichthouders en externe relaties.

• Structuur aanbrengen in complexe planningen en het bewaken van voortgang en deadlines.

• Overzicht houden en schakelen wanneer prioriteiten veranderen of onverwachte situaties ontstaan.

• Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten en Sprank-evenementen.

Voor wie kom je te werken?

Je komt te werken voor de raad van bestuur, bestaande uit één bestuurder. Daarnaast werk je voor de bestuurssecretaris en het managementteam. Je werkplek is op het centraal bureau Sprank in Zwolle. Hier werken ruim 30 collega's aan de ondersteunende diensten van Sprank.

'Ik krijg energie van het aanbrengen van structuur, het bewaken van de voortgang en het verbinden van mensen. Juist het ondersteunen van anderen en ervoor zorgen dat alles achter de schermen op het juiste moment samenkomt, maakt deze functie voor mij zo leuk'. - Marjolijn managementassistent raad van bestuur bij Sprank.

Herken je jezelf hierin?

Jij houdt van dynamiek en krijgt energie van verantwoordelijkheid. Je ziet wat nodig is voordat het gevraagd wordt en vindt het leuk om verschillende belangen en werkzaamheden bij elkaar te brengen. Je brengt overzicht, werkt zorgvuldig en kunt prioriteren. Je hebt een proactieve werkhouding, organisatiesensitief en begrijpt hoe belangrijk vertrouwelijkheid is in een bestuurlijke omgeving.

Daarnaast beschikt je over:

• Mbo 4 werk- en denkniveau.

• Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie en een relevante opleiding.

• Ervaring met Microsoft 365, Teams en digitale hulpmiddelen.

• Een levend geloof in Jezus Christus.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie dicht bij de bestuurlijke besluitvorming van een maatschappelijke organisatie.

• Een jaar contract voor 28 uur per week met uitzicht op een vast contract.

• Een salaris volgens FWG 45 van de cao Gehandicaptenzorg (€3113 – €4347 o.b.v. 36 uur)

• 4 vakantie weken per jaar en daarnaast nog extra balansverlofuren die je kan sparen.

• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals de mogelijkheden voor het aanschaffen van laptop, fiets, of sport abonnement met belastingvoordeel.

Meer informatie over de functie?

Neem contact op met: Julia Jonkers (bestuurssecretaris) via 06-23889067.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verplicht en worden referenties ingewonnen. Sprank geeft geschikte interne sollicitanten voorrang bij het vervullen van openstaande vacatures.