Secretarieel medewerker

gemeente Oss; Oss; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Part time

Job summary

gemeente Oss is op zoek naar een Secretarieel medewerker voor 24 uur per week. Je ondersteunt leidinggevenden van het MT Bestuur en Advies, beheert agenda’s, organiseert ruimtes en teamdagen, en verzorgt correspondentie en managementinformatie.

Je werkt zelfstandig maar ook in teamverband. Vereisten zijn min. mbo-4, beschikbaarheid op maandag en vrijdag, en kennis van digitale systemen zoals Outlook, Word, DMS en iBabs. De functie is ter vervanging bij afwezigheid en vereist discretie.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Beschikbaar voor 24 uur per week.
• Beschikbaar op maandag en vrijdag.
• Geldig paspoort of identiteitskaart bij intake en startdatum.

Responsibilities

• Zelfstandig beheren van agenda’s en bewaken van afspraken.
• Reserveren van ruimtes en organiseren van teamdagen.
• Verzorgen van representatie en bijdragen aan het onboardingsproces.
• Wekelijks coderen van factuurstromen binnen de afdeling Bestuur en Advies.
• Beheren van gegevens- en informatiebestanden en verzorgen van managementinformatie.
• Beantwoorden van de telefoon, ontvangen van bezoekers en verzorgen van interne en externe correspondentie.
• Vervangen van een andere secretarieel medewerker bij afwezigheid.

Skills

Stressbestendig

Communicatief

Organisatie

Teamwerk

Education

MBO-4

Tools

Outlook

Word

DMS

iBabs

Sociale media

Job description

Secretarieel medewerker
Wat ga je doen?
Je ondersteunt de leidinggevenden van het MT Bestuur en Advies: één afdelingshoofd en twee teamleiders. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Zelfstandig beheren van agenda’s en bewaken van afspraken.
Reserveren van ruimtes en organiseren van teamdagen.
Verzorgen van representatie en bijdragen aan het onboardingsproces van nieuwe medewerkers.
Wekelijks coderen van factuurstromen binnen de afdeling Bestuur en Advies.
Beheren van gegevens- en informatiebestanden en verzorgen van managementinformatie.
Beantwoorden van de telefoon, ontvangen van bezoekers en verzorgen van interne en externe correspondentie.
Vervangen van een andere secretarieel medewerker bij afwezigheid.
Wat breng je mee?
Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
Bij voorkeur een opleiding tot managementassistent of officemanager.
Je bent stressbestendig en communicatief vaardig.
Je houdt van afwisselend werk en kunt goed organiseren en overzicht houden.
Je werkt discreet en nauwkeurig.
Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
Je hebt kennis van en ervaring met digitale systemen, bijvoorbeeld Outlook, Word, DMS, social media en iBabs.
Werktijden
De functie is voor 24 uur per week. De voorkeur gaat uit naar beschikbaarheid op vier dagen per week, bijvoorbeeld vier dagen van zes uur of twee dagen van acht uur en twee dagen van vier uur. Maandag en vrijdag zijn verplichte werkdagen.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal MBO 4 werk- en denkniveau
• De kandidaat is beschikbaar voor 24 uur per week
• De kandidaat is beschikbaar op maandag en vrijdag
• De kandidaat beschikt over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart bij de intake en op de startdatum van het contract

Gunningscriteria

• Bij voorkeur heeft de kandidaat de opleiding managementassistente of officemanagement gevolgd