Secretarieel administratief medewerker HOVON

Erasmus MC Academie; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Erasmus MC Academie zoekt een Secretarieel Administratief Medewerker (Trial Assistant) die het dagelijkse secretariaatswerk van HOVON beheert en aanspreekpunt is voor de afdeling. Je biedt ondersteuning aan het Management Team en de Senior Trial Assistants bij de opstart, uitvoering en afronding van klinische studies.

Je regelt correspondentie, agenda’s en documentstromen volgens geldende richtlijnen en zorgt voor een vlotte communicatie met samenwerkende ziekenhuizen en projectmanagers.

Responsibilities

• Beheren van de algemene HOVON-inbox en samen met een collega zorgen voor de telefonische bereikbaarheid tussen 08:00 en 17:00 uur. Je behandelt of stuurt e-mails door, verbindt bellers door en maakt terugbelverzoeken.
• Ondersteunen van het Management Team bij agendabeheer en vergaderingen. Afspraken plannen, wijzigingen verwerken, uitnodigingen versturen en praktische zaken regelen.
• Verzamelen, controleren, registreren, verwerken en archiveren van studiedocumenten volgens de nationale en internationale richtlijnen voor klinische studies.
• Administratief ondersteunen bij de studies, bijvoorbeeld met het opvragen en verwerken van documenten bij ziekenhuizen, het invoeren van gegevens in systemen zoals TMS en SharePoint en het regelen van toegang tot databases. Uitvoeren van algemene secretariaatstaken, zoals bestellingen en post verwerken, interne mailings versturen, bezoekerspassen regelen en helpen bij het inwerken van nieuwe collega’s.

Tools

TMS

SharePoint

Job description

Functie inhoud

Als Secretarieel Administratief Medewerker (Trial Assistant) Verzorg Je Het Dagelijkse Secretariaatswerk Van HOVON. Je Bent Aanspreekpunt Voor De Afdeling En Biedt Ondersteuning Aan Het Management Team En De Senior Trial Assistants. Zij Werken Samen Met Projectmanagers Aan De Opstart, Uitvoering En Afronding Van Klinische Studies. Je Werkzaamheden Bestaan Onder Andere Uit

• Beheren van de algemene HOVON-inbox en samen met een collega zorgen voor de telefonische bereikbaarheid tussen 8.00 en 17.00 uur. Je behandelt of stuurt e-mails door, verbindt bellers door en maakt zo nodig terugbelverzoeken. Inhoudelijke vragen van medewerkers van samenwerkende ziekenhuizen zet je door naar de juiste collega.
• Ondersteunen van het Management Team bij agendabeheer en vergaderingen. afspraken plannen, wijzigingen verwerken, uitnodigingen versturen en praktische zaken regelen.
• Verzamelen, controleren, registreren, verwerken en archiveren van studiedocumenten volgens de nationale en internationale richtlijnen voor klinische studies.
• Administratief ondersteunen bij de studies, bijvoorbeeld met het opvragen en verwerken van documenten bij ziekenhuizen, het invoeren van gegevens in systemen zoals TMS en SharePoint en het regelen van toegang tot databases. Uitvoeren van algemene secretariaatstaken, zoals bestellingen en post verwerken, interne mailings versturen, bezoekerspassen regelen en helpen bij het inwerken van nieuwe collega’s.