Secretaresse Bestuursbureau: Vergaderingen & Documenten

Kenniscentrum Sociaal Domein; Utrecht; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Uitdagende baan

Goede werkomgeving

CAO-salaris

Ontwikkeling en trainingen

Online leerplatform

Clubdagen en feesten

Job summary

Kenniscentrum Sociaal Domein zoekt eenSecretaresse Bestuursbureau die ervoor zorgt dat vergaderingen en afspraken soepel verlopen. Je ondersteunt meerdere afdelingshoofden en bewaakt agenda’s, documenten en vergaderstukken, met aandacht voor vertrouwelijkheid en correcte verslaglegging.

Je werkt nauw samen met het managementsecretariaat en bereidt interne en externe overleggen voor, waarbij prioriteiten en planningen centraal staan.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-niveau (harde eis).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (harde eis).
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (harde eis).
• Een mbo 4-opleiding in secretariële/administratieve richting is een pré.
• Minimaal 4 jaar werkervaring als secretaresse of vergelijkbare functie is een pré.
• Ervaring met overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken.
• Ervaring met gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden is een pré.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Gestructureerd, systematisch en accuraat werken.
• Zelfstandig en samenwerkingsgericht.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Dienstverlenend ingesteld en blijft rustig onder tijdsdruk.
• Integer omgaan met vertrouwelijke gegevens.

Responsibilities

• Beheren van de agenda’s van afdelingshoofden en bewaakt gemaakte afspraken.
• Zorgen voor een goede voorbereiding van interne en externe afspraken.
• Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Voorbereiden van vergaderingen van de Stuurgroep Projecten en ondersteunen bij uitvoering.
• Opstellen van agenda’s en tijdig verspreiden van vergaderstukken.
• Beoordelen van vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en actie ondernemen bij ontbrekende informatie.
• Beheren en verwerken van documenten en terugkoppeling aan betrokkenen.
• Verslaglegging verzorgen bij afwezigheid van collega’s.
• Afstemmen van werkzaamheden met collega’s binnen bestuursbureau en managementsecretariaat.
• Voortgang bewaken en zorgen voor zorgvuldige organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Skills

Agenda beheer

Secretariële ondersteuning

Documentbeheer

Communicatieve vaardigheden

Organisatorisch sterk

Education

MBO 4 secretariële richting

Tools

Microsoft Office

Job description

Kenniscentrum Sociaal Domein zoekt eenSecretaresse Bestuursbureau die ervoor zorgt dat vergaderingen en afspraken soepel verlopen. Je ondersteunt meerdere afdelingshoofden en bewaakt agenda’s, documenten en vergaderstukken, met aandacht voor vertrouwelijkheid en correcte verslaglegging.

Je werkt nauw samen met het managementsecretariaat en bereidt interne en externe overleggen voor, waarbij prioriteiten en planningen centraal staan.