Recordsmanager

ItaQ; Netherlands; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

ItaQ Interim Professionals zoekt een ervaren professional voor de implementatie van DefDoc RMA en beheer van digitaal archief binnen de defensieorganisatie. Je analyseert bedrijfsbehoeften, adviseert over functionele eisen en werkt samen met het ontwikkelteam DefDoc.

De functie vereist minimaal 3 jaar ervaring met eCF-profiel, kennis van informatiebeheer, archiefkunde en ervaring met records managementsystemen. Standplaats Utrecht/Rijswijk, 36 uur per week, start 01-11-2026.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel (Business Analyst / Informatie- en kennismanagement) of soortgelijke functie.
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met implementatie van Records management-applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
• Veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
• Kennis van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer (Archiefwet, AVG/GDPR) en normen (ISO 15489).
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).

Responsibilities

• Draag bij aan de voorbereiding van bedrijfsplan en analyse van zakelijke vereisten.
• Ondersteuning bij digitale transformatie en ontwerp van processen.
• Coördineren beheer van de records management app en bewaartermijnen.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij correct omgaan met digitaal archief.
• Opleiden van medewerkers in gebruik van de RMA-module en bewustwording van informatiebeheerprincipes.
• Zorgdragen voor naleving van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer.

Skills

3 jaar ervaring eCF profiel

Informatiebeheer

Archiefkunde/ informatiemanagement

Education

HBO-/WO-niveau, informatiebeheer/archiefkunde/informatiesmanagement

Tools

Filenet

SharePoint

Alfresco

OpenText

Job description

Functieomschrijving

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Opdrachtomschrijving

Projectwerkzaamheden:

• In algemene zin: Ondersteunen van de implementatie van de DefDoc RMA-module binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Adviseren over functionele eisen en wensen die gesteld worden aan de DefDoc RMA-module.
• In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.
• Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc.
• Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden:

• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coördineren beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Profiel

Samenvattende opgave en missie:

• Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing.
• Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

Taken:

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

Overige informatie

• ZZP: In overleg
• Inhuurtermijn: 12 maanden (met optie op verlenging tot max. 31-10-2030)
• Uren: 36
• Verlenging: In overleg
• Start: 01-11-2026
• Einddatum: 31-10-2027
• Standplaats: Utrecht (Kromhout kazerne) / Rijswijk (IB/SIB)
• Thuiswerken: In overleg

Attentie

Indien we verder gaan in de procedure wordt u gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentie checks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectieproces.

Privacy

Indien je via dit kanaal solliciteert geef je ons akkoord om jouw gegevens tot 36 maanden na de beëindiging van de procedure te bewaren.

Wie zijn wij?

ItaQ Interim Professionals is de meest vooruitstrevende organisatie in detachering van interimmanagers, adviseurs en ICT-professionals. Klanten noemen ons de Trusted Advisor, omdat we hen adviseren op basis van kennis van hun organisatie, werkwijze en processen. We zijn er trots op dat wij de juiste mensen kunnen bieden aan het topsegment van het bedrijfsleven en overheid. Onze toegevoegde waarde ligt in kennis van zaken en kennis van mensen. Wij denken in oplossingen en realiseren deze door de juiste professionals aan te bieden. Eenvoudig gezegd weten we hoe het moet en wie het kan. Doorgaans kunnen we de juiste kandidaat voorstellen binnen 48 uur.

Functie eisen

• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel (Business Analyst / Informatie- en kennismanagement) of soortelijke functie.

Functie wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489).
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).

Opdracht Details

• Klant: Ministerie van Defensie / JIVC afdeling Informatie Beheer
• Type Aanvraag: Regulier
• Startdatum: 01-11-2026
• Duur: 12 maanden (met optie op verlenging tot max. 31-10-2030)
• Uren: 36
• ZZP: Onbekend
• Deadline: 2026-09-28