Recordsmanager

SynProfs B.V.; Utrecht; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Defensie zoekt een Recordsmanager om de implementatie en het beheer van DefDoc RMA en gerelateerde DMS te sturen. Je adviseert bij functionele eisen, werkt samen met de Product Owner DefDoc en het ontwikkelteam en test gezamenlijk opgeleverde functionaliteit.

Je bewaakt naleving van Archiefwet en AVG/GDPR, biedt opleidingen aan medewerkers en draagt bij aan een gecontroleerde, vindbare informatiehuishouding voor defensiebrede toepassing.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of soortgelijke functie
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management
• Kennis van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer (Archiefwet, AVG/GDPR)
• Ervaring met implementatie van Records management applicaties bij een grote overheidsinstelling
• Kennis van normen zoals ISO 15489
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText)

Responsibilities

• Ondersteunen van de implementatie van DefDoc RMA-module binnen Informatiebeheer
• Adviseren over functionele eisen en user stories voor DefDoc RMA
• Samenwerken met Product Owner DefDoc en ontwikkelteam DefDoc
• Testen van opgeleverde functionaliteit en adviseren aan Projectleider DefDoc-IB
• Inrichten van RMA-module en DMS-gerelateerde processen
• Opleiden van medewerkers in het gebruik van de RMA-module
• Scholing en bewustwording van goede informatiebeheerprincipes

Skills

Digitaal archiefbeheer

Records management

Kennis Archiefwet/AVG GDPR

Education

HBO-/WO-niveau in informatiebeheer/archiefkunde/informatiemanagement

Tools

Filenet

SharePoint

Alfresco

OpenText

Job description

Voor onze klant Defensie zijn wij op zoek naar een Recordsmanager.

Bedrijf informatie

Projectwerkzaamheden:

• In algemene zin: Ondersteunen van de implementatie van de DefDoc RMA-module binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Adviseren over functionele eisen en wensen die gesteld worden aan de DefDoc RMA-module.
• In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.
• Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc..
• Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden:

• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coördineren beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Opdracht informatie

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Wat heb je nodig

• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen ; eCF profiel of soortelijke functie

Wat wij bieden

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbarewerkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel
• HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde,informatiemanagement of vergelijkbaar
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management(minimaal 3 jaar)
• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties or modulesbij een grote overheidsinstelling
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naardigitaal (semi)statisch archiefbeheer
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer,zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489)
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen(bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText)

Functie contact imformatie

• Indicatie uurtarief (All-in, excl BTW): € 102,00
• Hybride werken toegestaan: Ja, 50% kantoor 50% thuis
• Een Nederlands CV: max 5 pagina's inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum in PDF formaat
• Nederlandse nationaliteit vereist i.v.m. het veiligheidsonderzoek
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties

React before

2026-09-25T10:00:00.000000Z