Recordmanager

Overheidzzp; Den Haag; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Job summary

Overheidzzp zoekt een ervaren professional voor DefDoc en de RMA‑module bij Defensie Open op Orde. Je borgt digitaal archiefbeheer, implementeert beleid en test functionaliteit binnen een beveiligde omgeving.

Daarnaast train je medewerkers in correcte informatie- en recordsmanagement en ondersteun je de overgang naar gestandaardiseerde processen volgens Archiefwet en AVG. Een projectmatige aanpak en samenwerking met het DefDoc-team zijn vereist.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Kennis van Archiefwet en AVG/GDPR is gewenst.
• Ervaring met implementatie van records management applicaties of modules bij grote organisaties.

Responsibilities

• Inrichten van DefDoc en de RMA-module.
• Uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van functionaliteit en advisering aan projectleiding DefDoc-IB.
• Inrichten van DMS en RMA-relaties met digitaal archiefbeheer.
• Opleiden en adviseren van medewerkers in informatiebeheer.

Skills

Digitaal archiefbeheer

Records management

Job description

• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).

Over de functie

In het kort: Je gaat DefDoc en de RMA-module inrichten, digitaal archiefbeheer borgen, beleid implementeren, processen optimaliseren, functionaliteit testen en medewerkers trainen in goed informatie- en recordsmanagement binnen een digitale werkomgeving.

Opdrachtbeschrijving

Projectwerkzaamheden

• In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.
• Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc.
• Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden

• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coordineren beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's

Identificeert en beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie en houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding. Creëert informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken. Begrijpt de juiste tools die kunnen worden ingezet om bedrijfskennis te creëren, te extraheren, te onderhouden, te vernieuwen en te verspreiden om zo te profiteren van het informatie-item.

Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

Taken

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie.
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen.
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen.
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie.
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen.
• Analyseer vereiste informatie en documenten.
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties.

Eisen

• Dienstverband: ZZP (of detachering)
• Formaat: PDF
• Taal: Nederlands
• Max. aantal pagina's: 5
• Motivatie: Verplicht
• Additionele eisen: Cv opmaak bij voorkeur in STAR methode.
• eCF-profiel: Business Analyst
• Referentie Gebied: D.10 Informatie- en kennismanagement
• Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.
• Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven: welke rol de kandidaat vervulde, welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden, in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau.
• Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terug komen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
• HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489).
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).
• Screening: VOG en VGB
• Overige: veiligheidsonderzoek wat doorlopen moet worden.

Wensen

• Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Nee

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever

Het Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de bescherming van de nationale veiligheid en belangen van Nederland. Het ministerie is belast met het verdedigen van het grondgebied, het bijdragen aan vrede, vrijheid en veiligheid in de wereld, en het leveren van ondersteuning bij rampen en crises. Defensie draagt zorg voor de krijgsmacht en zet zich in voor een veilig en stabiel Nederland en internationale veiligheid.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.