Recordsmanager

OverheidZZP; Den Haag; Hybrid; EUR 80,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Verlenging mogelijk

Hybride werken 50/50

Job summary

OverheidZZP zoekt een ervaren specialist voor de implementatie en het beheer van DefDoc RMA-module binnen de Informatiebeheerafdeling. Je borgt digitaal archiefbeheer, implementeert beleid en test functionaliteit.

Je adviseert over functionele eisen en vertaalt wensen naar user stories, traint medewerkers en zorgt voor naleving van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer en records management (minimaal 3 jaar).
• Kennis van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer (Archiefwet, AVG/GDPR) is vereist.
• Praktische ervaring met implementatie van DMS/RMA-systemen binnen grote organisaties.

Responsibilities

• Ondersteunen van de implementatie van DefDoc RMA-module binnen Informatiebeheer.
• Inventariseren en uitwerken van functionele eisen en wensen in user stories en ontwikkelitems.
• Testen van functionaliteit en adviseren aan Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van RMA-module en DMS-omgeving incl. selectielijsten en bewaartermijnen.
• Opleiden en bewustwording van medewerkers op het gebied van informatiebeheer.

Skills

Digitaal archiefbeheer

Records management

Bewustwording informatiebeheer

Education

HBO/WO-niveau

Tools

Filenet

SharePoint

Alfresco

OpenText

Job description

• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar)

Over de functie

In het kort: Je gaat de DefDoc RMA-module en DMS inrichten en beheren, digitaal archiefbeheer borgen, beleid implementeren, functionaliteit testen en medewerkers trainen in goed informatie- en archiefbeheer.

Opdrachtomschrijving

• In algemene zin: Ondersteunen van de implementatie van de DefDoc RMA-module binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Adviseren over functionele eisen en wensen die gesteld worden aan de DefDoc RMA-module.
• In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.
• Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc.
• Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden

• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coördineren beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Achtergrond Opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Hybride werken toegestaan: Ja, 50% kantoor 50% thuis

Eisen

• Dienstverband: ZZP (of detachering)
• Een Nederlands CV: max 5 pagina's inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum in PDF formaat
• Nederlandse nationaliteit vereist i.v.m. het veiligheidsonderzoek
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen ; eCF profiel of soortelijke functie

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel
• HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar)
• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489)
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText)
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties

Competenties

• Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever

Het Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de bescherming van de nationale veiligheid en belangen van Nederland. Het ministerie is belast met het verdedigen van het grondgebied, het bijdragen aan vrede, vrijheid en veiligheid in de wereld, en het leveren van ondersteuning bij rampen en crises. Defensie draagt zorg voor de krijgsmacht en zet zich in voor een veilig en stabiel Nederland en internationale veiligheid.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.