Kwaliteitsmedewerker DIV

Gemeente Dordrecht; Dordrecht; Hybrid; EUR 46,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Introductieprogramma en ontwikkelings­

Goede pensioenregeling ABP

Job summary

Gemeente Dordrecht zoekt een kwaliteitsmedewerker met passie voor informatiebeheer en kwaliteit. Je draagt bij aan digitaal zaakgericht werken, archiveren en procesbewaking binnen het IDR-team, en ondersteunt collega’s bij correct registreren van informatie.

Je hebt mbo+/hbo-denkniveau, ervaring in informatiebeheer of kwaliteitsmanagement, kennis van zaakgericht werken en archiefwetgeving, en bij voorkeur MS 365.

Qualifications

• Aantoonbare werkervaring binnen informatiebeheer of kwaliteitsmanagement.
• Kennis van zaakgericht werken, zaaksystemen, het informatiebeheerplan, metadatering en archiefwetgeving.
• Ervaring met MS 365 als samenwerkomgeving is een pré.
• Relevante opleiding of bereidheid deze te volgen (SOD II, HMDI-AD, LARM of vergelijkbaar).

Responsibilities

• Ondersteunen en adviseren van gebruikers bij correct opslaan en registreren van informatie in het zaaksysteem.
• Adviseren over en toezien op juiste gebruik en inrichting van het zaaksysteem en zaaktypen.
• Coördineren, uitvoeren en verbeteren van systematische kwaliteitscontroles in verschillende systemen.
• Signalen en analyse van afwijkingen in zaakgericht registreren en archiveren, met verbetervoorstellen.

Skills

Analytisch vermogen

Sterke communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Education

MBO+/HBO-niveau

Tools

MS 365

Job description

Ben jij een kwaliteitsmedewerker met een scherp analytisch vermogen en een passie voor kwaliteit? Leg je makkelijk contact en weet je met jouw advies de informatiehuishouding te verbeteren en naar een hoger plan te trekken? Dan komen wij graag met jou in contact!

Waar kom je te werken?

Aan de slag bij de gemeente Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waar jij door jouw bijdrage een grote invloed hebt op het woonplezier van onze inwoners. Werken voor Dordrecht is extra leuk, omdat de stad precies de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen en tegelijkertijd is de organisatie compact genoeg om slagkracht en korte lijnen te behouden. Dordrecht is daarmee de perfecte omgeving om jouw talent voor in te zetten.

Het cluster Informatievoorziening, data en regie (IDR) verleent binnen de Drechtstedenregio diensten aan zeven gemeenten, inclusief de gemeente Dordrecht en drie Gemeenschappelijke Regelingen. De klanten doen een beroep op ons omdat wij niet alleen superspecialisten zijn, maar ook omdat wij durven te ontwikkelen, leren en experimenteren. Daarnaast staan plezier in het werk en de ontplooiing van de mensen centraal. Iedere uitdaging binnen de regio is een kans om jouw talent verder te ontwikkelen. Kernwaarden professioneel, empathisch, lef en eigenaarschap spelen een grote rol.

Je gaat werken met een team van 30 enthousiaste collega's die met veel inzet en betrokkenheid actief zijn in de informatievoorziening. Het team maakt deel uit van het cluster Informatievoorziening, data en regie. Het team voert de volgende werkzaamheden uit: informatieadvies, beleid en recordmanagement, postontvangst, -distributie en -verzending, registratie en kwaliteitsbewaking, beheer, vernietiging en overbrenging archief.

Het team adviseert en ondersteunt de Drechtsteden-organisaties bij een toegankelijke informatiehuishouding. Een informatiehuishouding waar je grip op hebt, die meebeweegt met ambities en ontwikkelingen. Het hogere doel is informatie juist en volledig op te slaan zodat het eenvoudig is terug te vinden. Zo kan informatie gebruikt worden voor bedrijfsvoering en verantwoording naar burgers en (publieke) organisaties. Het vakgebied is altijd in ontwikkeling. Dit vraagt om aanpassingsvermogen en creativiteit van het team. We zijn aanpakkers met vakkennis, die oog hebben voor detail. Het motto van het team: Bij DIV begint het proces!

Wat ga je doen?

Als kwaliteitsmedewerker draag je bij aan een toekomstgerichte informatievoorziening die de basis vormt voor de verdere ontwikkeling van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers van de Drechtsteden. Je zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van digitaal zaakgericht werken en archiveren binnen het centrale zaaksysteem en archiefwaardige procesapplicaties.

• Ondersteunen en adviseren van gebruikers bij het correct opslaan en registreren van informatie in het zaaksysteem.
• Adviseren over en toezien op het juiste gebruik en de juiste inrichting van het zaaksysteem en de zaaktypen.
• Coördineren, uitvoeren en verbeteren van systematische kwaliteitscontroles (o.a. steekproeven) in verschillende systemen.
• Signaleren en analyseren van afwijkingen in zaakgericht registreren en archiveren, en het doen van concrete verbetervoorstellen.
• Periodiek informeren van de organisaties over het gebruik van het zaaksysteem aan de hand van managementinformatie.
• Verzorgen van gebruikersondersteuning voor medewerkers van aangesloten partners.
• Coördineren van de periodieke vernietiging van te vervangen stukken.
• Ondersteunen bij de inrichting, het beheer en de doorontwikkeling van het centrale zaaksysteem en taakapplicaties.
• Opstellen en actualiseren van werkinstructies voor het registreren, controleren en archiveren van informatie.
• Begeleiden en coachen van collega’s in zaakgericht werken en archiveren om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.
• Bijdragen aan het ontwikkelen, beheren en verbeteren van het kwaliteitssysteem en het bijbehorende handboek.
• Verzorgen van (maatwerk)trainingen voor eindgebruikers op het gebied van zaakgericht werken en archiveren.

Wat neem je mee?

Je hebt een duidelijke passie voor informatiebeheer en kwaliteit en vindt het leuk om collega’s te ondersteunen bij het correct en rechtmatig beheren van informatie. Je weet anderen te laten zien hoe informatie vóór hen kan werken, houdt in de gaten of processen goed verlopen en stuurt bij waar nodig.

Daarnaast heb je:

• mbo+/hbo-werk- en denkniveau;
• Aantoonbare werkervaring binnen het vakgebied informatiebeheer of kwaliteitsmanagement;
• Kennis van zaakgericht werken, zaaksystemen, het informatiebeheerplan, metadatering en archiefwetgeving;
• Ervaring met MS 365 als samenwerkomgeving is een pré;
• Een afgeronde relevante opleiding of de bereidheid deze te volgen (zoals SOD II, HMDI-AD, LARM of vergelijkbaar).

Tot slot beschik je over:

• Sterke communicatieve vaardigheden Je communiceert helder en overtuigend, zowel mondeling als schriftelijk, op verschillende niveaus binnen de organisatie. Je stelt je open en actief op in gesprekken en weet collega’s mee te nemen in het belang van goede informatiehuishouding. Jouw uitleg is duidelijk en je maakt complexe vakkennis begrijpelijk voor niet-specialisten.
• Uitstekend analytisch vermogen Je kunt informatie snel ordenen en stelt gerichte vragen om situaties en knelpunten scherp te krijgen. Je onderscheidt hoofd- en bijzaken, analyseert problemen in processen, gedrag en IT en herkent risico’s en samenhang tussen verschillende werkgebieden.
• Overtuigingskracht en overwicht Je stuurt actief op het naleven van kwaliteitsnormen. Daarbij combineer je natuurlijk gezag met het vermogen om anderen te inspireren door jouw deskundigheid, professionele houding en voorbeeldgedrag.
• Professionele en representatieve houding Je presenteert je professioneel, maakt gemakkelijk contact en hebt een servicegerichte instelling.

Wat bieden we jou?

Een baan voor 32-36 uur per week waar jij je persoonlijk kan ontwikkelen en samen met je collega's wordt uitgedaagd om impact te maken in de regio. Gezamenlijk werken we aan de ambities van onze gemeente. Kortom: een veelzijdige functie, met een maatschappelijk belang.In ruil voor jouw inzet krijg je:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.556,-op basis van een 36-urige werkweek(Schaal 08, Cao Gemeenten (https://www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten-2025-2027)), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;
• Naast je bruto maandsalaris ontvang je een Individueel Keuze Budget (IKB) van maximaal € 776,80 (17,05% van je bruto maandsalaris). Je kunt ervoor kiezen om dit maandelijks, periodiek of jaarlijks uit te laten betalen. Maar je kunt het ook het fiscaal aantrekkelijk inzetten voor het kopen van extra verlofdagen, de aanschaf van bijvoorbeeld een (elektrische) fiets, sport, cultuur of de verduurzaming van je woning;
• Flexibel en hybride werken, dit houdt in dat je veel vrijheid hebt om je uren en werklocatie zelf te bepalen;
• Een goede balans tussen werk en privé;
• Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen;
• Een uitstekende pensioenregeling bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% van de pensioenpremie betalen. Daarnaast ben je bij ABP verzekerd van een goede financiële dekking bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.

Meer weten? Bekijk hier al onze aanvullende arbeidsvoorwaarden.

Goed om te weten

• Iedereen die bij de gemeente Dordrecht komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten. Deze kosten vergoeden wij.
• Het inwinnen van referenties, een assessment (psychologische- en vaardigheidstest) of een (online) screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
• De gemeente moet goed kunnen handelen bij grote incidenten en crises. Daarom is er een crisisorganisatie. Afhankelijk van je functie en vaardigheden kun je worden gevraagd om daarin een rol te vervullen. Als dit voor jou geldt, maken we duidelijke afspraken en krijg je de juiste training en ondersteuning. De kennis en ervaring die je opdoet, helpen je ook in je dagelijkse werk.