Projectsecretaris GebiedsIHP

Select EXCELLENT; Rotterdam; Hybrid; EUR 55,000 - 75,000; Part time

Job summary

Select EXCELLENT zoekt een projectsecretaris voor de gemeente Rotterdam. Je ondersteunt de opgavemanager bij planning, uitvoering en verwerking van het GebiedsIHP-proces, van sessies tot conceptoplevering, met focus op inhoud, planning en voortgang.

De functie is 24 uur per week, hybride vanuit Timmerhuis Rotterdam. Start medio december 2026, loopt tot 31 december 2027 met mogelijke verlenging. Zo niet mogelijk als zzp’er.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als projectsecretaris of projectmedewerker binnen een gemeente.
• Cursus projectmanagement gevolgd.
• Laatste dienstverband bij de gemeente Rotterdam niet in de afgelopen 2 jaar.
• Geldige VOG op relevante punten, ouder dan 5 jaar niet ouder dan 5 jaar en zonder bezwaren.

Responsibilities

• Beheer de integrale planning en bewaak de voortgang van 14 gebiedsprocessen.
• Signaleer tijdig risico’s en adviseer de opgavemanager.
• Beheer de centrale actielijst en volg acties op bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen.
• Escaleer naar de opgavemanager bij structureel achterblijven van acties of deelname.
• Bereid gebiedssessies inhoudelijk voor en verspreid werkbladen en kaarten tijdig.
• Stel na sessies samenvattingen en vervolgacties op en zorg voor aansluiting op het concept-GebiedsIHP.
• Communiceer met IHP-coördinatoren en kernteam en stel samenvattingen en voortgangsberichten op.

Skills

Projectplanning

Communicatieve vaardigheid

Organisatorisch vermogen

Proactief handelen

Education

HBO-opleiding

Tools

MS Teams

Job description

Jouw functie:

De gemeente Rotterdam ontwikkelt voor het eerst een gebiedsgericht Integraal Huisvestingsplan (GebiedsIHP) voor alle 14 gebieden. Als projectsecretaris ondersteun je de opgavemanager bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van dit proces, van de eerste gebiedssessies tot de oplevering van het concept-GebiedsIHP. Je bewaakt de planning en voortgang, beheert acties en verzorgt de inhoudelijke voorbereiding en uitwerking van sessies. De managementondersteuner verzorgt de logistieke inplanning van de sessies.

Je werkt binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling, dat samen met maatschappelijke partners bijdraagt aan talentontwikkeling, deelname aan leren, werk en maatschappij en de gezondheid van Rotterdammers. De afdeling Clusterondersteuning MO ondersteunt de kerntaken en programma’s van het cluster.

Je werkt 24 uur per week, hybride vanuit het Timmerhuis aan de Halvemaanpassage 90 in Rotterdam. Regulier overleg vindt plaats via MS Teams; bij gebiedssessies ben je op locatie aanwezig. De start is zo spoedig mogelijk, naar verwachting medio december 2026. De opdracht loopt tot en met 31 december 2027 en kan vier keer met drie maanden worden verlengd. Inzet als zzp’er, ook via een doorleenconstructie, is niet mogelijk.

Jouw profiel:

Je bent nauwkeurig en proactief en houdt overzicht in complexe processen met veel betrokkenen. Je organiseert en structureert het werk, stelt prioriteiten en werkt planmatig. Daarbij combineer je organisatorisch vermogen met interesse in maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken. Je bent vasthoudend, communicatief vaardig en kunt zelfstandig samenvattingen, notities en voortgangsrapportages opstellen. Je werkt integer en resultaatgericht, neemt initiatief en beweegt je zorgvuldig in een politiek-bestuurlijke omgeving. Ook bij tegengestelde belangen en onverwachte situaties blijf je flexibel en stressbestendig.

Taken:

• Beheer de integrale planning en bewaak de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen.

• Signaleer tijdig risico’s en adviseer de opgavemanager over bijsturing.

• Beheer de centrale actielijst en volg acties actief op bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen. Bevorder ook hun aanwezigheid bij gebiedssessies.

• Escaleer naar de opgavemanager wanneer acties of deelname structureel achterblijven.

• Bereid gebiedssessies inhoudelijk voor en verspreid werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten tijdig.

• Stel na sessies samenvattingen met conclusies en vervolgacties op en bewaak dat de verwerking aansluit op het format voor het concept-GebiedsIHP.

• Communiceer met IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam en stel in afstemming met de opgavemanager samenvattingen, notities en voortgangsberichten op.

Eisen:

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectsecretaris of projectmedewerker binnen een gemeente, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

• Je hebt een cursus projectmanagement afgerond.

• Je bent de afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

• Je beschikt over een geldige VOG op de punten 11, 12 en 13, die bij definitieve gunning niet ouder is dan 5 jaar en geen bezwaren voor inzet op de opdracht vermeldt.

• Je kunt een Nederlands cv van maximaal 5 enkelzijdige A4 overleggen.

• Je vult de verklaring informatiegebruik en geheimhouding, de integriteits- en geheimhoudingsverklaring en de verklaring arbeidsverleden volledig in en ondertekent deze.

Wensen:

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met actiebeheer, planningsbewaking en communicatie in een omgeving met 5 verschillende interne en externe partijen.

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming.