Projectsecretaris project iVRI binnen het programma Talking T

Ipmadviseurs; Utrecht; Hybrid; EUR 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat in Utrecht zoekt een Projectsecretaris voor het iVRI-project binnen Talking Traffic. Je ondersteunt bij inkoop en documentatie, beheert planning en risicomanagement, en verzorgt verslaglegging en communicatie met stakeholders.

De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met complexe ICT-projecten en documentatiebeheer binnen een grote organisatie, bij voorkeur verkeersmanagement, en beschikt over een HBO-opleiding in projectbeheersing/administratie en inkoopbegeleiding/SAP.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in ondersteuning van complexe ICT-projecten/programma’s in een veranderende omgeving.
• Ervaring in documentatiebeheer, issuemanagement binnen een complexe ICT-projectomgeving.
• Afgeronde HBO-opleiding in projectbeheersing/administratie en inkoopbegeleiding/SAP.

Responsibilities

• Ondersteunen bij projecttaken zoals inkoop en verwerking van inkoopdocumenten.
• Opzetten en ondersteunen bij projectbeheertaken zoals planning, risico’s, issuebeheer en voortgangsrapportages van het ICT-project iVRI.
• Zorgdragen dat documentatiebeheer en opleverdossier assets van het project op orde en beheerd zijn.
• Organiseren, inplannen en verslagleggen bij bijeenkomsten, sessies en workshops; stakeholdercommunicatie.

Skills

Projectondersteuning

Documentbeheer

Issuesbeheer

Planning en risicomanagement

Stakeholdermanagement

Education

HBO in projectbeheersing

SAP ervaring

Tools

SAP

Job description

Projectsecretaris project iVRI binnen het programma Talking T

Omschrijving

Het gaat om een Projectsecretaris voor project iVRI binnen het programma Talking Traffic. Het iVRI project is een organisatorisch en technisch complex project. De opdracht bevat op hoofdlijnen de volgende werkzaamheden:

• Ondersteunen bij projecttaken (zoals het inkoop-/inhuurproces en verwerking bijhorende inkoopdocumenten).
• Opzetten en ondersteunen bij projectbeheertaken zoals planning, risico’s, issuebeheer & voortgangsrapportages van het ICT project iVRI.
• Zorgdragen dat in een veranderende innovatieve complexe ICT omgeving de project processen rondom documentatie en de documentatie beheerorganisatie en opleverdossier assetmanagement van het project op orde, en in beheer zijn (bijv. eind oplever documentatie).
• Organiseren, inplannen, ondersteunen, voorbereiden en verslaglegging bij overleggen/evenementen/workshops/sessies van het ICT project iVRI.
• Ondersteuning bij stakeholdermanagement & communicatie activiteiten (bv nieuwsbrief en events).
• Bijdrage aan review en correctieslagen van diverse ICT project iVRI gerelateerde communicatiemiddelen zoals handleiding, Quick Reference Card, instructies e.d.

De werkzaamheden zullen voor het overgrote deel in Utrecht plaatsvinden.

Resultaat opdracht

De Talking Traffic – iVRI project en projectbeheer documentatie dient op orde te zijn. De ondersteunende zaken agendabeheer, verslaglegging, genereren van documenten ten behoeve van het projectbeheerproces dienen tijdig en accuraat opgeleverd te worden.

Leiding en toezicht

De iVRI project secretaris dient zelfstandig en pro-actief de verschillende zaken op te kunnen pakken.

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Wat we verwachten

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar aan ervaring in ondersteuning van complexe projecten/programma’s/afdelingen in een complexe en veranderende ICT omgeving.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar aan relevante ervaring in een complexe organisatie binnen het domein verkeersmanagement.
• Afgeronde relevante HBO opleiding (projectbeheersing/ administratie en inkoopbegeleiding /SAP).
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring in documentatiebeheer, issuemanagement in een complexe ICT projectomgeving

Wat wij bieden

• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde werkervaring en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en sollicitatiegesprek).
• Mate waarin kandidaat opdracht begrijpt en ervaring heeft in het proactief bewaken van de planning, risico’s, voortgang, documentatie beheer en archivering voor een innovatief complex ICT project.
• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aan relevante ervaring in een complexe (overheids) organisatie binnen het domein verkeersmanagement.