Projectsecretaris

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een projectsecretaris die in een dynamische omgeving werkt aan complexe, integrale opgaven. Je ondersteunt projecten en programma’s en bent sparringpartner voor de project- of programmamanager. Je acteert zelfstandig, flexibel en vernieuwend en onderhoudt contact met interne en externe partners.

Je bewaakt voortgang, planning en besluiten en levert incidenten en notities op tijd aan. Je kunt regie voeren, rapportages maken en waar nodig tijdelijk de manager vervangen.

Qualifications

• Minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of vergelijkbare rol, opgedaan in de afgelopen vijf jaar.
• Een afgeronde HBO-opleiding.
• Werkervaring met projectmatig werken.

Responsibilities

• Je produceert in samenwerking met betrokken specialismen relevante projectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen en besluitenlijsten.
• Je bent verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van relevante overleggen en bijeenkomsten.
• Je bent aanspreekpunt van het project/programma, ook met bestuurlijke besluitvorming en regie over het besluitvormingsproces.
• Je bewaakt voortgang van GOTRICK-aspecten en geeft advies aan de project-/programmamanager.
• Je vergaart vanuit jouw specialisme kennis over relevante aspecten van het project/programma.
• Je informeert en adviseert betrokkenen binnen en buiten de organisatie.
• Je neemt deel aan relevante overleggen en rapporteert voortgang aan de project-/programmamanager.
• Je kunt waar nodig tijdelijk de project-/programmanager vervangen.

Skills

Communicatief vaardig

Analytisch denken

Oplossingsgericht

Proactieve werkhouding

Netwerkvaardigheden

Regie voeren

Education

HBO-opleiding

Tools

MS Office 365

AI-tools

Job description

Over de functie ml 0080740 Je gaat aan de slag als projectsecretaris binnen een dynamische omgeving waarin je concernbreed werkt aan complexe en integrale opgaven. Je ondersteunt projecten en programma’s en bent een belangrijke sparringpartner voor de project- of programmamanager. Je werkt samen met interne en externe partners en levert een actieve bijdrage aan de voortgang, besluitvorming en beheersing van opgaven. In deze rol combineer je inhoudelijke betrokkenheid met zelfstandigheid, flexibiliteit en een vernieuwende blik.

Wat ga je doen

• Je produceert in samenwerking met betrokken specialismen de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten en stemt opzet, inhoud en besluitvorming af met de project- of programmamanager.
• Je bent verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Je bent aanspreekpunt van het project of programma, ook m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en weet daarmee regie te voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces.
• Je bewaakt de voortgang van het project of programma op het gebied van de GOTRICK-aspecten, rapporteert daarover en adviseert de project- of programmamanager over de beheersing daarvan.
• Je vergaart vanuit jouw specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma.
• Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.
• Je neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project of programma en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.
• Je bent in staat om daar waar nodig de project- of programmanager tijdelijk te vervangen.

Over jou

• Je hebt affiniteit met het werken op korte opdrachten in wisselende contexten en blinkt uit in flexibiliteit en aanpassingsvermogen.
• Je maakt je nieuwe inhoud snel eigen, hebt een proactieve werkhouding en beweegt je gemakkelijk in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je weet zelfstandig de regie te voeren en de voortgang en planning te bewaken.
• Je beschikt over een breed netwerk en hebt uitstekende netwerkvaardigheden, waardoor je gemakkelijk contacten legt en jouw netwerk verder uitbreidt.
• Je toont lef in de uitvoering van opdrachten en geeft waar nodig gevraagd en ongevraagd advies.
• Je bent communicatief vaardig, analytisch sterk en beschikt over een sterk oplossingsgericht vermogen.
• Je weet complexe vraagstukken te doorgronden en te vertalen naar praktische en uitvoerbare oplossingen.

Eisen

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare rol., opgedaan in de afgelopen vijf jaar.
• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken.

Wensen

• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive).
• Je hebt werkervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van verslagleggingen.