Projectsecretaris

Recrewters; Rotterdam; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

Recrewters zoekt een ervaren projectsecretaris voor uitvoering van opdrachten in Rotterdam. Je fungeert als geweten van een project of programma en biedt een sparringpartner aan de project- of programmamanager. Je bent breed inzetbaar, levert adviezen en kunt taken zelfstandig oppakken.

Verantwoordelijkheden omvatten het opstellen van documenten, voortgangsrapportages, agendabeheer en contact met bestuur. Je hebt een HBO-diploma, minimaal drie jaar relevante ervaring en ruime kennis van MS

Qualifications

• Drie jaar relevante werkervaring als projectsecretaris of vergelijkbaar, in de afgelopen vijf jaar.
• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Ervaring met projectmatig werken.
• Minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Ervaring met MS Office-365-applicaties (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint en OneDrive).
• Ervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van verslagleggingen.
• Uitnodiging voor een selectiegesprek.

Responsibilities

• Produceert, samen met betrokken specialismen, relevante projectdocumenten zoals projectplannen, offertes en voortgangsrapportages.
• Beheer van planning, agendering en verslaglegging van relevante bijeenkomsten en actielijsten.
• Informatieert en adviseert betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie.

Skills

Projectmatig werken

Education

HBO-opleiding afgerond

Tools

MS Office 365

AI-tools verslaglegging

Job description

Met de verstrekking en uitvoering van deze opdracht mag geen arbeidsrelatie of dienstbetrekking ontstaan. De werkzaamheden worden verricht onder direct leiding en toezicht van de opdrachtgever en voldoen niet aan de criteria voor zelfstandigheid zoals bedoeld in de Wet DBA; inzet van een ZZP’er (ongeacht rechtsvorm) is daarom niet toegestaan. De opdracht wordt uitgevoerd door één inschrijvende partij in eigen beheer, zonder inzet van derden of onderaannemers.

Ben jij iemand die zich graag concern breed inzet, dwars door alle clusters heen? Werk jij graag aan complexe en integrale opgaven, samen met interne en externe partners? Weet jij een passende en professionele methodiek in te zetten en tegelijkertijd vanuit een flexibele houding en vernieuwende blik aan opgaven te werken? Dan is deze functie voor jou!

Jouw functie

Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma. Je zorgt ervoor dat de project- of programmamanager een sparringpartner heeft waar hij op kan steunen. Naast dat je breed inzetbaar bent, neem jij je eigen kennisaccent en kwaliteiten mee in de opgaven. Je bent inhoudelijk betrokken, kan daarin adviseren en weet taken zelfstandig op te pakken. Je bent in staat om daar waar nodig de project- of programmanager tijdelijk te vervangen.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

• Produceert in samenwerking met betrokken specialismen de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten en stemt opzet, inhoud en besluitvorming af met de project- of programmamanager.
• Verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Aanspreekpunt van het project of programma, ook m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en weet daarmee regie te voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces
• Bewaakt de voortgang van het project of programma op het gebied van de GOTRICK-aspecten, rapporteert daarover en adviseert de project- of programmamanager over de beheersing daarvan
• Vergaart vanuit jouw specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project of programma en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.

Je hebt affiniteit met het werken op korte opdrachten in wisselende contexten en blinkt uit in flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Je maakt je nieuwe inhoud snel eigen, hebt een proactieve werkhouding en beweegt je gemakkelijk in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je weet zelfstandig de regie te voeren en de voortgang en planning te bewaken. Je beschikt over een breed netwerk en hebt uitstekende netwerkvaardigheden, waardoor je gemakkelijk contacten legt en jouw netwerk verder uitbreidt. Je toont lef in de uitvoering van opdrachten en geeft waar nodig gevraagd en ongevraagd advies. Daarnaast ben je communicatief vaardig, analytisch sterk en beschik je over een sterk oplossingsgericht vermogen. Je weet complexe vraagstukken te doorgronden en te vertalen naar praktische en uitvoerbare oplossingen.

Je bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij de afdeling Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes gebieden, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen we gebiedsgericht: met ruimte voor de wensen van de Rotterdammer, en zoveel mogelijk integraal: zodat de straat zo min mogelijk open hoeft. Samenwerking, resultaatgerichtheid en communicatief vaardig zijn kernkwaliteiten van Gebiedsbeheer.

Onze organisatie

De gemeente Rotterdam is verdeeld in diverse clusters. Het cluster Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega’s zorgen we ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De sectoren Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Gebiedsgericht, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers.

Vakmanschap staat bij ons hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare rol., opgedaan in de afgelopen vijf jaar.
• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken.
• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners. (30p)
• Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive). (25p)
• Je hebt werkervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van verslagleggingen. (15p)
• Uitnodiging voor een selectiegesprek (30p)