Projectmedewerker PMB - cluster SO

OverheidZZP; Rotterdam; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Job summary

Overheidzzp zoekt een projectmedewerker voor het Projectmanagementbureau in Rotterdam. Je ondersteunt projectmanagers en teams met administratieve en organisatorische taken, bewaakt voortgang en levert operationele ondersteuning zodat projecten soepel verlopen.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor planning, notuleren en vergaderondersteuning, met aandacht voor deadlines en duidelijke communicatie binnen de gemeente Rotterdam.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde opleiding op MBO4-niveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden.
• Ervaring met notuleren in een projectteam en agendabeheer.
• Goede kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook, MS Teams).

Responsibilities

• Projectcoördinatie en planning: organiseren, plannen en voortgang bewaken van acties en projectactiviteiten.
• Ad-hoc ondersteuning: organiseren van vergaderingen en teamactiviteiten en spoedzaken oppakken.
• Procesbewaking: controleren van voortgang en knelpunten signaleren.
• Omgevingsbewust en proactief: schakelen tussen taken met oog voor context en impact.
• Communicatie en rapportage: eerste aanspreekpunt voor administratieve zaken binnen het projectteam.

Skills

Agendabeheer

Notuleren

Plannen

Procesbewaking

Administratieve ondersteuning

Education

MBO4-niveau

Tools

Excel

Word

Outlook

MS Teams

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat projectmanagers en projectteams ondersteunen met administratieve en organisatorische taken, zoals agendabeheer, notuleren, planning en procesbewaking, en zorgt zo voor een soepele voortgang van projecten binnen stadsontwikkeling.

Projectmedewerker ProjectManagementBureau

Cluster Stadsontwikkeling

Ons aanbod

Werklocatie: Wilhelminakade 179

Thuiswerkbeleid: Er wordt verwacht dat je minimaal 2 dagen op kantoor werkt. In het kader van Anders werken wordt er op kantoor, op locatie en thuis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Thuiswerkdagen zijn in overleg met jouw leidinggevende.

Als projectmedewerker binnen het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling ben je de steunpilaar voor projectmanagers en teamleden. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van administratieve taken, agendabeheer, notuleren van vergaderingen, en het bewaken van de voortgang van projecten. Je ondersteunt de projectmanager door de nodige operationele en administratieve ondersteuning te bieden, zodat projecten efficiënt en effectief verlopen.

Jouw functie

Als projectmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitaire zaken. Je biedt zelfstandige ondersteuning aan de projectmanager(s) en fungeert als "ontzorger". Jij bent de spin in het web, flexibel en in staat snel te schakelen. Je verzorgt o.a. agendabeheer, het inplannen van afspraken, notuleren en bewaakt de voortgang van acties. Daarnaast pak je ad-hoc taken op en ondersteun je bij de organisatie van teamactiviteiten en bijeenkomsten.

Het Werken In Projecten Is Hectisch En Veelzijdig. Rotterdam Is Altijd In Beweging En Jouw Werk Ook. Je Hebt Een Brede Rol, Maar Je Bent In Ieder Geval Bezig Met De Volgende Werkzaamheden

• Projectcoördinatie en planning: Je organiseert, plant en bewaakt de voortgang van acties, zorgt voor de uitvoering van projectactiviteiten en maakt efficiënte planning mogelijk.
• Ad-hoc ondersteuning: Van het beheren van complex agenda’s tot het organiseren van vergaderingen en teamactiviteiten, je pakt spoedzaken op en zorgt voor naadloze ondersteuning.
• Procesbewaking: Je voert controles uit op de voortgang van projectactiviteiten, signaleert knelpunten en helpt bij het herstructureren van processen indien nodig.
• Omgevingsbewust en proactief: Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en hebt altijd oog voor de context en impact van jouw werk binnen het project en de bredere organisatie.
• Communicatie en rapportage: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor administratieve zaken, met als doel een goede communicatie- en informatiehuishouding binnen het projectteam te waarborgen.

Jouw profiel

Als resultaatgerichte projectmedewerker haal je energie en plezier uit het optimaal ontzorgen en ondersteunen van je team, in zowel een faciliterende als een actieve rol. Je bent initiatiefrijk, komt uit jezelf met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig. Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat. Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten. Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van jouw taken. Je levert tijdig het afgesproken resultaat.

Als projectmedewerker is het belangrijk dat je stressbestendig bent. Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig, vriendelijk en open. Bij (tijds)druk stel je prioriteiten, en koppelt op tijd terug als dit niet lukt. Je staat open voor constructieve feedback, en blijft je ontwikkelen in je rol. Utrecht staat integriteit bij jou hoog in het vaandeel en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken. Tot slot ben je communicatief en adviesvaardig en beheers je de Nederlandse taal uitstekend zowel in woord als geschrift.

De afdeling

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma’s in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel. Wil je meer weten over het PMB? Kijk dan ook eens op https://www.werkenvoorrotterdam.nl/project-management-bureau

Onze organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4-niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden of in een soortgelijke functie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met notuleren in een projectteam;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams;
• Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een verschil hebt gemaakt voor het team. Deze ervaring wordt onderbouwd met een concreet voorbeeld in je CV; (17 punten)
• Je hebt werkervaring met financiële processen in een projectomgeving, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie; (17 punten)
• Je hebt werkervaring als projectmedewerker bij een bedrijventerrein project; (4 punten)
• Je hebt werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen; (13 punten)
• Je hebt ervaring met werken in projectteams; (13 punten)
• Je hebt werkervaring opgedaan bij een overheidsorganisatie. (4 punten)

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 1 x 12 maanden

Gespreksdatum: Week 46

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.