Projectmedewerker Congressen

Slagkracht Congressen | Evenementen; Utrecht; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Ruimte voor eigen initiatief

Begeleiding door ervaren collega’s

Kantoorlocatie gezamenlijk vormgeven

Thuiswerken na de inwerkperiode (1 dag

Zakelijke laptop

Vrije dag op verjaardag

Langdurige samenwerking

Job summary

Slagkracht Congressen | Evenementen zoekt een Projectmedewerker Congressen voor 32 uur per week in de regio Utrecht. Je organiseert en coördineert congressen, bijeenkomsten en webinars voor professionele opdrachtgevers en onderhoudt contact met deelnemers, sprekers en opdrachtgevers.

Je werkt achter de schermen aan registraties, draaiboeken en planningen en biedt ondersteuning aan projectmanagers. Een mbo-4- of hbo-opleiding en organisatorisch talent zitten in jouw DNA.

Qualifications

• Minimaal mbo-4- of hbo-opleiding, bij voorkeur in management support, secretarieel of eventmanagement.
• Ervaring met evenement-gerelateerde administratieve taken is een pré.
• Je kunt zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen.

Responsibilities

• Beheren van deelnemersregistraties en verwerken van gegevens.
• Beantwoorden van vragen van deelnemers en opdrachtgevers.
• Contact onderhouden met sprekers, leveranciers en andere betrokkenen.
• Voorbereiden en organiseren van congressen, bijeenkomsten en webinars.
• Opstellen, bijhouden en bewaken van draaiboeken en planningen.
• Voorbereiden van vergaderingen en projectoverleggen.
• Verwerken en controleren van gegevens in verschillende systemen.
• Bewaken van afspraken, deadlines en actiepunten.
• Actief meedenken over de voortgang van projecten.

Education

MBO-4 of HBO opleiding in management support / secretarieel / eventmanagement

Tools

Microsoft Office

Deelnemersregistratie

E-mailbeheer

Job description

32 uur per week | Regio Utrecht (Hilversum / Sint-Michielsgestel)

Andere invulling van het aantal uren is bespreekbaar.

Organiseren, coördineren en verantwoordelijkheid nemen

Een goed congres organiseren vraagt om overzicht, nauwkeurigheid en vooruitdenken. Van de eerste voorbereiding tot de laatste evaluatie moeten veel mensen, afspraken en deadlines bij elkaar komen.

Voor ons team zoeken wij een Projectmedewerker Congressen die energie krijgt van organiseren en regelen. Iemand die graag zaken voor elkaar krijgt, gemakkelijk schakelt en verantwoordelijkheid neemt.

Je werkt mee aan congressen, bijeenkomsten en webinars voor professionele opdrachtgevers, waaronder veel medische verenigingen. Je hebt contact met deelnemers, sprekers, opdrachtgevers, leveranciers en andere betrokken partijen en werkt nauw samen met onze projectmanagers.

Een goed congres begint achter de schermen

Een congresdag is het zichtbare resultaat van weken en soms maanden voorbereiding. Het grootste deel van het werk vindt daarom achter de computer plaats.

Je bent bezig met deelnemersregistraties, e-mail, planningen en draaiboeken, verwerkt en controleert gegevens, onderhoudt contact met betrokken partijen en bewaakt afspraken en deadlines.

Juist die voorbereiding vinden wij mooi aan ons vak.

Alles goed organiseren, vooruitdenken en zorgen dat op de dag zelf alles samenkomt. Daar krijg jij energie van.

Als Projectmedewerker ben je een belangrijke schakel binnen onze projecten. Je pakt zelfstandig werkzaamheden op en zorgt dat afspraken en acties worden uitgevoerd.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren van deelnemersregistraties en verwerken van gegevens;
• beantwoorden van vragen van deelnemers en opdrachtgevers;
• contact onderhouden met sprekers, leveranciers en andere betrokkenen;
• voorbereiden en organiseren van congressen, bijeenkomsten en webinars;
• opstellen, bijhouden en bewaken van draaiboeken en planningen;
• voorbereiden van vergaderingen en projectoverleggen;
• verwerken en controleren van gegevens in verschillende systemen;
• bewaken van afspraken, deadlines en actiepunten;
• actief meedenken over de voortgang van projecten en signaleren wanneer zaken aandacht nodig hebben.

Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet wat er moet gebeuren. Je wacht niet af, maar pakt aan.

Wie ben jij?

Je bent een organisatorisch sterke professional die graag zaken voor elkaar krijgt. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het prettig om met verschillende mensen samen te werken.

Je kunt goed plannen en prioriteiten stellen, maar ook snel schakelen wanneer dat nodig is. Je bent communicatief sterk en klantgericht en vindt het net zo leuk om een deelnemer goed te helpen als om achter je computer een planning of registratie helemaal kloppend te maken.

En natuurlijk zoeken we iemand met een flinke dosis slagkracht: iemand die ziet wat er moet gebeuren en het vervolgens ook regelt.

Daarnaast:

• werk je gestructureerd en zorgvuldig;
• neem je verantwoordelijkheid;
• zie je werk liggen en pak je zaken uit jezelf op;
• ben je digitaal vaardig en gewend om met Microsoft Office te werken;
• beheers je de Nederlandse taal uitstekend en kun je je goed uitdrukken in het Engels.

Ervaring in een ondersteunende, administratieve, organisatorische of evenementgerichte functie is een pré. Een afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding is passend, bijvoorbeeld in de richting van management support, secretarieel, eventmanagement of vergelijkbaar. Een specifieke opleiding vinden we minder belangrijk dan jouw organisatietalent, verantwoordelijkheidsgevoel en de manier waarop je dingen aanpakt.

Wat bieden wij?

• een functie van 32 uur per week; een andere invulling is bespreekbaar;
• een professionele, informele en persoonlijke werkomgeving;
• veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid;
• begeleiding door ervaren collega’s;
• ruimte om jezelf verder te ontwikkelen;
• een gezamenlijke kantoorlocatie die we samen vormgeven;
• na de inwerkperiode de mogelijkheid om één dag per week thuis te werken;
• marktconforme arbeidsvoorwaarden, passend bij je opleiding en ervaring;
• een zakelijke laptop;
• een vrije dag op je verjaardag;
• de intentie om een langdurige samenwerking aan te gaan.

Misschien weet je al precies dat congresorganisatie jouw vak is. Misschien wil je het vak juist verder leren en ontdekken waar jouw kracht ligt.

Wat ons betreft is vooral belangrijk dat je enthousiast wordt van organiseren, verantwoordelijkheid nemen en samen iets moois neerzetten.

Lijkt het je leuk om dat samen met ons te doen? Dan maken we graag kennis met je.

Reageren kan tot en met 30 september 2026.