Project Medewerker Congressen

CongresWereld NL; Netherlands; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibele werktijden

Projecten van A tot Z

Congressdagen op locatie

32–40 uur per week

28 vakantiedagen

Bonusregeling

Ontwikkelingsbudget

Pensioenregeling

Sportvergoeding 50%

Telefoon- en reiskostenvergoeding

On-site vergoeding congresdagen

Job summary

Congress Care in ’s-Hertogenbosch zoekt een Project Medewerker Congressen. Je werkt in een projectteam aan fysieke en online congressen in de gezondheidszorg, nationaal en internationaal, van voorbereiding tot uitvoering.

Je beheert contacten met sprekers, exposanten en locaties, coördineert aanmeldingen en zorgt voor een warm welkom op locatie tijdens congressen. Een informele werksfeer, flexibiliteit en internationale reismogelijkheden maken dit een dynamische rol.

Qualifications

• Zeer nauwkeurig en efficiënt werken, zelfstandig en in teamverband.
• Bereid om meerdere keren per jaar internationaal naar congressen te gaan.
• Klantgericht, communicatief sterk en stressbestendig.
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels.
• Ervaring met MS Office en bij voorkeur met beheren van congresswebsites en Canva.

Responsibilities

• Onderhouden van contact met sprekers, commissies en exposanten.
• Beheren en up-to-date houden van congreswebsites en digitale tools.
• Communicatie verzorgen via mailings, programmaboeken, apps en social media.
• Ondersteunen bij sponsor- en deelnemersadministratie.
• Ontvangst van deelnemers, sprekers en exposanten op locatie.
• Registratiebalie coördineren en hostessen aansturen.
• Inschrijvingen verwerken en administratie beheren.
• Congresmaterialen opstellen en evaluaties verzamelen.

Skills

Informele team

Energiek

Nauwkeurig

Klantgericht

Communicatief

Stressbestendig

Verantwoordelijkheidsgevoel

Nederlands en Engels

Tools

MS Word

MS Excel

PowerPoint

Canva

Congress websites

Job description

Ben jij een organisatietalent met een sterke administratieve basis en werk je graag in een dynamische omgeving? Lees dan vooral verder! Congress Care is op zoek naar een Project Medewerker Congressen.

In deze rol werk je samen met een projectteam aan de organisatie van diverse fysieke en online congressen binnen de gezondheidszorg, zowel nationaal als internationaal. Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van projecten en zorgt ervoor dat alles organisatorisch en administratief goed geregeld is.

Wie zijn wij?

Congress Care, gevestigd in ’s-Hertogenbosch, is hét toonaangevende congresbureau, dat sinds 1997 specialist is in het organiseren van fysieke en online (internationale) bijeenkomsten in de gezondheidszorg. Met een enthousiast team van 20 collega’s organiseren wij congressen en symposia voor wetenschappelijke verenigingen, medische en farmaceutische bedrijven en (para-)medisch specialisten en tandartsen. Congress Care organiseert ca. 80 symposia en congressen per jaar, van 1 tot 5 dagen en van 50 tot 3.000 deelnemers. Zo staan we dit en volgend jaar bijvoorbeeld in Madrid, Brussel, Boekarest en ook Amsterdam, Utrecht en ’s-Hertogenbosch!

Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand die;

• Zich prettig voelt in een informeel team.
• Energiek is en niet schroomt om de handen uit de mouwen te steken.
• Nauwkeurig en efficiënt werkt, zowel zelfstandig als in teamverband.
• Het leuk vindt om meerdere keren per jaar (internationaal) mee te gaan naar congressen.
• Klantgericht, communicatief sterk en stressbestendig is.
• Beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Zich zowel schriftelijk als mondeling goed kan uitdrukken in Nederlands en Engels.
• Ervaring heeft metMS Office (Word, Excel, PowerPoint) en bij voorkeur met het beheren van congreswebsites en systemen zoals Canva.

Als Project Medewerker ben jij een onmisbare schakel in de organisatie van onze congressen. Van voorbereiding tot uitvoering en evaluatie: jij zorgt dat alles soepel verloopt. Je werkt in een projectteam met een Project Director en Project Manager en schakelt dagelijks met sprekers, deelnemers, exposanten en leveranciers. Daarbij speel je ook een belangrijke rol in het verwerken van aanmeldingen en het verzorgen van een warm welkom voor deelnemers, zowel vooraf als op locatie.

Samen met de Project Manager houd jij je bezig met:

• Het onderhouden van contact met sprekers, commissies, genodigden, locaties en exposanten.
• Het beheren en up-to-date houden van congreswebsites en digitale tools.
• Het verzorgen van communicatie, zoals mailings, programmaboeken, apps en social media.
• Het ondersteunen bij sponsor- en deelnemersadministratie.

Daarnaast:

• Ontvang je deelnemers, sprekers en exposanten op locatie.
• Coördineer je de registratiebalie en stuur je hostessen aan.
• Verwerk je inschrijvingen en beheer je de administratie.
• Stel je congresmaterialen op (zoals badges en informatie).
• Verzamel en verwerk je evaluaties en rapportages.

Kortom: een afwisselende rol waarin je organiseert, schakelt en bijdraagt aan succesvolle (inter)nationale congressen.

Wat bieden wij?

• Een leuk team met een fijne, informele werksfeer.
• Veel flexibiliteit en vrijheid in je werk.
• De kans om projecten van A tot Z mee te draaien.
• Tijdens congresdagen maak je onderdeel uit van de organisatie op locatie.
• Een dienstverband van 32 tot 40 uur per week, op kantoor in ’s-Hertogenbosch. Uiteraard gecombineerd met thuiswerkdagen.
• 28 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
• Een salaris tussen EUR 2.500 en EUR 3.250, bij geen of beperkte werkervaring en afhankelijk van je opleiding. Bij aantoonbare relevante ervaring, gaan we hierover graag met elkaar in gesprek.
• Een bonusregeling.
• Een budget voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen.
• Een goede pensioenregeling waar Congress Care aan bijdraagt.
• Een mogelijkheid tot sporten dichtbij het kantoor (wij vergoeden 50% van je abonnement).
• Telefoon-, thuiswerk- en reiskostenvergoeding.
• On-site vergoeding tijdens de congresdagen.