Projectmanagement Ondersteuner – Den Haag

Bergler Groep; Den Haag, Utrecht; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Part time

Job summary

Bergler Groep zoekt een parttime afdelingsondersteuner voor de Directie Informatievoorziening, PMI afdeling (32 uur/week). Je ondersteunt het afdelingshoofd PMI, bereidt overleggen voor, notuleert en onderhoudt wekelijkse communicatie.

Je werkt met Jira, Confluence en Zoom/Outlook en faciliteert bijeenkomsten en jaarplannen. De kandidaat heeft minimaal drie jaar ervaring in project- of afdelingsondersteuning en twee jaar in documentstromen en jaarplannen.

Qualifications

• Drie jaar aantoonbare werkervaring in ondersteunen van projecten of afdelingen.
• Minimaal twee jaar administratieve ervaring met documentenstromen.
• Minimaal twee jaar ervaring met jaarplannen en notuleren van vergaderingen.

Responsibilities

• - Agendabeheer PMI hoofverantwoordelijke (8 uur/week).
• - Planning en notuleren van PMI MT overleg (6 uur/week).
• - Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur/week).
• - Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur/week).
• - Ondersteuning bij opstellen van PMI jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur/week).
• - Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam van Directie Informatievoorziening (4 uur/week).
• - Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur/week).

Skills

Project support

Document coordination

Meeting facilitation

Agenda management

Outlook/Webex

Jira

Confluence

Zenya

Tools

Jira

Confluence

Zenya

Job description

Introductie

Voor onze eindklant zijn wij opzoek naar een PMO voor 32 uur per week. (GEEN ZZP)

Organisatie

De Directie Informatievoorziening (DI) bestaat uit de volgende onderdelen:
1. CIO-Office
De CIO-office is verantwoordelijk voor het stellen van kaders en de sturing hierop om ervoor te zorgen dat de informatievoorziening van de DJI kwalitatief hoogwaardig en toekomstbestendig is en blijft. Daarnaast heeft het een adviesfunctie ten aanzien van opdrachtgevers en de ambtelijke en politieke top;
2. Informatiemanagement en Architectuur (IMA)
De afdeling Informatiemanagement en Architectuur vertaalt de (functionele) vraag vanuit de DJI-organisatie naar efficiënte en effectieve IV ondersteuning, initiatiert daartoe nieuwe projecten inclusief de voorbereiding van de besluitvorming in de Iboard en stelt domeinarchitecturen op in samenspraak met stakeholders en informatiemanagers;
3. Functioneel Beheer en Dienstenmanagement (FBD)
De afdeling Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de informatievoorziening van DJI met focus op de gebruikersorganisatie. De afdeling Dienstenmanagement definiëert en onderhoudt het ICT-dienstenportfolio t.b.v. DJI door o.a. actief contractmanagement en leveranciersmanagement;
4. Project Management en Implementatie (PMI)
De afdeling Project Management en Implementatie is verantwoordelijk voor de beheersing én het projectmatig realiseren van wijzigingen en nieuwe oplossingen in de informatievoorziening conform standaard methodieken.

Functie

Werkzaamheden afdelingsondersteuner:
- Agendabeheer afdelingshoofd PMI (8 uur per week)- Planning, voorbereiden en notuleren PMI MT overleg (6 uur per week)
- Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur per week)
- Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur per week)
- Ondersteunen in opstellen van PMI jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur per week)
- Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam van Directie Informatievoorziening (4 uur per week)
- Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur per week)
De Directie Informatievoorziening bestaat uit een viertal afdelingen. Een van deze afdelingen is de afdeling PMI, waar alles draait om IV projecten en programma's. De afdeling PMI bestaat uit een afdelingshoofd, 4 programmamanagers (verdiepingsmanagers genoemd), een coordinator PMO-Office, coordinator communicatie en een testmanager. Het afdelingshoofd maakt deel uit van het Managementteam van de Directie. Onder de coordinatoren zijn er ca. 120 projectmedewerkers (in- en extern) zoals projectleiders, testers, pmo's, etc. De rol van de afdelingsondersteuner is de spin-in-het-web binnen de afdeling waarin verschillende operationele taken zijn opgenomen.

Functie-eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coordineren van documentenstromen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen

Aanvullende kennis en ervaring:

• Presentaties (powerpoint) maken
• Bijeenkomsten organiseren en faciliteren
• Agenda-afspraken maken (outlook/webex ervaring)
• Ervaring in Jira (projectmanagementtool)
• Kennis van samenwerkingsruimtes, Confluence, Zenya etc.

Overige wensen:

• Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur.
• Onze ideale kandidaat is voor 24-32 uur per week beschikbaar op meerdere werkdagen.

Aanbod

Gewenste startdatum: 1 november 2026
Initiële einddatum: 31 oktober 2027
Optie op verlenging: ja
Aantal uur per week: 32 uur
Reageren voor: 24 september voor 12:00 uur

Inlichtingen

Mirko Ivanek 06-48438770
[e-mail]
Reageren voor: 24 september voor 12:00 uur

Sollicitatie

Mirko Ivanek 06-48438770
[e-mail]