Afdelingsondersteuner

Bright-Professionals; Den Haag; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Part time

Job summary

Dienst Justitiële Inrichtingén (DJI) zoekt een Afdelingsondersteuner voor de PMI- afdeling binnen de Directie Informatievoorziening. Je werkt aan IV-projecten en -programma's en ondersteunt bij jaarplannen en MT-ondersteuning.

De functie vereist 32 uur per week, een mbo-opleiding en meerdere jaren relevante ervaring in projectafhandeling en administratieve processen. Startdatum 01-11-2026, op locatie in Den Haag.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding in ICT en/of projectmanagement.
• Drie jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen.
• Twee jaar administratie ervaring en coördineren van documentenstromen.
• Minimaal twee jaar ervaring met het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen.

Responsibilities

• Beheer de agenda van het afdelingshoofd PMI en notuleer MT-vergaderingen.
• Organiseer en bereid (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten voor.
• Verzamel en stel wekelijkse afdelingscommunicatie op.
• Ondersteun bij het opstellen van PMI-jaarplannen en monitor de uitvoering hiervan.
• Ondersteun en vervang de directiesecretaris bij de voorbereiding en ondersteuning van het Managementteam.

Skills

Communicatie

Organisatie

Stressbestendigheid

Flexibiliteit

Education

MBO-opleiding ICT / projectmanagement

Tools

Outlook

Webex

Jira

Confluence

Zenya

Job description

Voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) zoeken wij een Afdelingsondersteuner. Je komt te werken binnen de afdeling PMI van de Directie Informatievoorziening. De afdeling richt zich op IV-projecten en -programma's. De afdeling bestaat uit een afdelingshoofd, vier programmamanagers (verdiepingsmanagers), een coördinator PMO-Office, een coördinator communicatie en een testmanager. Onder de coördinatoren werken circa 120 projectmedewerkers, zowel intern als extern, zoals projectleiders, testers en pmo's.

Werkzaamheden

• Je beheert de agenda van het afdelingshoofd PMI.
• Je plant, bereidt voor en maakt notulen van het PMI MT-overleg.
• Je organiseert en bereidt (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten voor.
• Je verzamelt en stelt de wekelijkse afdelingscommunicatie op.
• Je ondersteunt bij het opstellen van PMI-jaarplannen en monitort de uitvoering hiervan.
• Je ondersteunt en vervangt de directiesecretaris bij de voorbereiding en ondersteuning van het Managementteam van de Directie Informatievoorziening.
• Je stemt af en werkt samen met andere afdelingsondersteuners bij directiebrede aangelegenheden.

Jouw profiel

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Stressbestendig: je kunt goed omgaan met werkdruk.
• Flexibel: je kunt je snel aanpassen aan een veranderende omgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden: je kunt prioriteren en structuur aanbrengen.
• Nauwkeurig: je bent kritisch en alert op details.

Functie-eisen

• je hebt minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur in de richting van ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering)
• je hebt minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen
• je hebt minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coördineren van documentenstromen
• je hebt minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en het notuleren van overleggen

Functie-wensen

• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Je bent stressbestendig en kunt goed omgaan met werkdruk
• Je bent flexibel en kunt goed omgaan met een snel veranderende omgeving
• Je kunt goed organiseren: je prioriteert en brengt structuur aan
• Je werkt nauwkeurig en bent kritisch en alert op details
• Je kunt presentaties maken (bijvoorbeeld in PowerPoint)
• Je organiseert en faciliteert bijeenkomsten
• Je maakt agenda-afspraken en hebt bij voorkeur ervaring met Outlook en Webex
• Je hebt ervaring met Jira (projectmanagementtool)
• Je hebt kennis van samenwerkingsruimtes en tools zoals Confluence en Zenya
• Bij voorkeur heb je ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-11-2026
• Opleidingsniveau MBO