Afdelingsondersteuner PMI *A0924716

Harvey Nash GmbH; Den Haag; Hybrid; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Harvey Nash voert namens Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) een Afdelingsondersteuner PMI uit in Den Haag, met hybride werken en een werkweek van 32 uur. De startdatum is 1-11-2026 en einddatum 31-10-2027 met een verlengingsoptie.

De rol fungeert als spin-in-het-web binnen PMI en ondersteunt management en projectteams bij agendabeheer, notuleren, vergaderingen en communicatie, en bij het opstellen van jaarplannen en documentstromen.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering).
• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen.
• Minimaal twee jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coördineren van documentenstromen.
• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen.

Responsibilities

• Agendabeheer afdelingshoofd PMI (8 uur per week).
• Planning, voorbereiden en notuleren PMI MT overleg (6 uur per week).
• Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur per week).
• Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur per week).
• Ondersteunen in opstellen van PMI jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur per week).
• Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam van Directie Informatievoorziening (4 uur per week).
• Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur per week).

Skills

Communicatie

Stressbestendigheid

Flexibiliteit

Organisatie

Nauwkeurigheid

Outlook

Webex

Education

MBO-opleiding (ICT/PM/bestuur)

Tools

Jira

Confluence

Zenya

Outlook

Webex

Job description

Voor onze eindklant Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is Harvey Nash op zoek naar een Afdelingsondersteuner PMI

Startdatum: 1-11-2026
Einddatum: 31-10-2027 (met optie op een verlenging)
Locatie: Den Haag, hybride
Aantal uren per week: 32 uur
Functieschaal: 9
ZZP is NIET mogelijk, enkel detachering!

Werkzaamheden afdelingsondersteuner:

• Agendabeheer afdelingshoofd PMI (8 uur per week)
• Planning, voorbereiden en notuleren PMI MT overleg (6 uur per week)
• Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur per week)
• Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur per week)
• Ondersteunen in opstellen van PMI jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur per week)
• Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam van Directie Informatievoorziening (4 uur per week)
• Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur per week)

De Directie Informatievoorziening bestaat uit een viertal afdelingen. Een van deze afdelingen is de afdeling PMI, waar alles draait om IV projecten en programma's. De afdeling PMI bestaat uit een afdelingshoofd, 4 programmamanagers (verdiepingsmanagers genoemd), een coordinator PMO-Office, coordinator communicatie en een testmanager. Het afdelingshoofd maakt deel uit van het Managementteam van de Directie. Onder de coordinatoren zijn er ca. 120 projectmedewerkers (in- en extern) zoals projectleiders, testers, pmo's, etc. De rol van de afdelingsondersteuner is de spin-in-het-web binnen de afdeling waarin verschillende operationele taken zijn opgenomen.

Eisen/knock-out criteria:

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur in de richting van ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering)
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coordineren van documentenstromen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen

Wensen:

• Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden
• Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk
• Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving
• Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen
• Nauwkeurig: kritisch en alert op details
• Presentaties (powerpoint) maken
• Bijeenkomsten organiseren en faciliteren
• Agenda-afspraken maken (outlook/webex ervaring)
• Ervaring in Jira (projectmanagementtool)
• Kennis van samenwerkingsruimtes, Confluence, Zenya etc.
• Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur.
• Onze ideale kandidaat is voor 24-32 uur per week beschikbaar op meerdere werkdagen.