Projectmanagement ondersteuner

Bij Oranje; Zuid-Holland; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

SSC-ICT zoekt een Project Management Ondersteuner (PMO) om de communicatie en planning rondom grootschalige ICT-projecten te versterken. Je houdt het communicatieplan bij, beheert docu-mentatie en zorgt voor tijdige rapportages en dashboards ten behoeve van interne en externe audits.

De functie vereist sterke communicatieve vaardigheden, organisatorisch talent en ervaring met projectadministratie en ICT-tools zoals FCC, TopDesk, TravelPoint en Sharepoint.

Qualifications

• Communicatieplan/matrix bijhouden – duidelijke afstemming.
• Interne en externe communicatie; to-the-point en tijdig.
• Organisatie van projectdocumentatie t.b.v. audit en rapportage.
• Voortgangs- en financiële rapportages opstellen en dashboards aan stakeholders.
• Beheren van projectgegevens in FCC, TopDesk, TravelPoint, Sharepoint, Teams en Confluence.

Responsibilities

• Onderhouden van communicatieplan/matrix en afstemming met interne stakeholders.
• Communicatie met interne en externe stakeholders; to-the-point en tijdig.
• Opstellen van stuurgroep documenten, rapportages en notulen; technisch overleg niet vereist.
• Organiseren van projectdocumentatie voor audit en administratie.
• Berekenen en verwoorden van voortgangs- en financieel rapportages in dashboards.

Skills

Communicatie

Stakeholder management

Projectadministratie

Reisplanning

Tools

FCC

TopDesk

TravelPoint

Sharepoint

Teams

Confluence

Job description

Opdrachtomschrijving

Om onze ministeries goed te blijven bedienen, willen we ons verder ontwikkelen. Dat doen we in interactie met onze klanten, de ministeries. Want wij zijn ICT-dienstverlener van en voor het Rijk, en zijn trots op onze publieke taak en de grootschalige projecten die ertoe doen.

Het ontstaan van SSC-ICT

Aan het begin van dit millennium verzorgden alle ministeries zelf – en onafhankelijk van elkaar – de ICT-werkplekken voor hun ambtenaren. Om voor deze dienstverlening één efficiënte en uniforme lijn te creëren hebben de verschillende ICT-organisaties hun werkzaamheden gebundeld. Door de jaren heen zijn er verschillende samenstellingen en benamingen geweest, maar sinds 2014 is SSC-ICT een feit.

Waar staan we nu?

SSC-ICT is uitgegroeid tot een organisatie van circa 1.200 medewerkers en draagt bij aan een eigentijdse rijksdienst met veilige, flexibele en slagvaardige ICT-diensten. Wij verlenen deze diensten aan de volgende ministeries: Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Justitie en Veiligheid Buitenlandse Zaken Infrastructuur en Waterstaat Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volksgezondheid, Welzijn en Sport Financiën ICT moet er altijd zijn en is in toenemende mate cruciaal voor de primaire processen van deze ministeries. Onze rijkscollega’s werken op verschillende locaties en apparaten: via desktop en laptop, maar ook op tablet en smartphone.

Snelheid en flexibiliteit worden steeds belangrijker. De ICT verzorgen voor én met het Rijk is een uitdagende taak. Het werkveld is divers en de veiligheidseisen zijn hoog.

Waar zijn we naar op weg?

SSC-ICT groeit naar één organisatie met één gezicht. We blijven werken aan een transparante werkwijze en optimale dienstverlening: standaard waar het kan, maatwerk waar het moet.

De ministeries vertrouwen hierbij op onze veilige, betrouwbare ICT-diensten die altijd beschikbaar zijn. stabiele ICT-diensten leveren in een snel veranderende digitale wereld. Het doel: "Dit doen wij door samen te werken, te leren van elkaar, de beleving van gebruikers centraal te stellen, en vooral door plezier te hebben in ons werk!"

In het kader van het traject VIP; Vervanging Infra Posten, wil SSC-ICT de Project Management Ondersteunerrol (PMO) invullen. Het project behelst het vervangen van de ICT-infrastructuur op de 160 buitenlandse posten van BZ. Daartoe loopt een programma dat zorgt voor logistiek, techniek en organisatie. Van belang is dat de posten maximaal worden ontzorgd en dat communicatie volstrekt duidelijk is en dat er o.a. efficiënt gereisd wordt naar en tussen posten.

Daarnaast dient de informatievoorziening naar de collega’s die afreizen helder en compleet te zijn. Er ligt in de werkzaamheden een accent op het volgens planning tijdig en efficiënt de beste reizen te bepalen en te boeken voor het team dat op de post de werkzaamheden gaat uitvoeren.

Werkzaamgheden:

• Onderhouden van communicatieplan/matrix. Voorbeeld: duidelijke afstemming wat er wanneer op welke manier gecommuniceerd moet worden. Interne communicatie SSC-ICT.
• Communicatie met interne stakeholders, externe communicatie; to-the point en tijdig.
• Technische kennis is tot op beperkte/zekere hoogte gewenst, zwaartepunt ligt op communicatie over en uitvoering van het boeken van reizen conform planning. Daarover is nauw contact met de planner en met posten coördinatie BZ.
• Het verzorgen van stuurgroep stukken; agenda, verslagen, rapportages etc. Ervaring met technische overleggen. Diepgaande ICT-kennis is niet nodig, maar het stellen van de juiste vragen op het juiste moment wel.
• Het organiseren van de projectdocumentatie t.b.v. de projectadministratie en verantwoording, mede t.b.v. interne- en externe Audit.
• Opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages (inhoud is beschikbaar in de systemen; wel het verwoorden in een rapport van deze gegevens), maar ook een dashboard voor stakeholders/stuurgroep. Relevante ervaring vereist.
• Beheren en bijhouden van projectgegevens in gebruikte tooling zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, Sharepoint, Teams, Confluence
• Boeken van reizen + aanvragen van visa (en overzicht houden van aanvragen) HEEL belangrijk dat iemand hier veel ervaring mee heeft en zelfstandig kan beoordelen of iets wel of niet wenselijk is qua geld, tijd, etc. Bij dit project moet met meer rekening worden gehouden dan bijvoorbeeld het budget en acceptabele vluchttijden. Denk aan: De combinatiereizen, waarbij 2 posten na elkaar worden bezocht maar niet elk lid van een team hetzelfde reisschema heeft (iemand wordt extra ingevlogen voor bepaalde expertise of grootte van de post)

Een rustdag na een lange reis

Het afgeven van de “sleutels” op de post, direct na aankomst. Dus waar mogelijk aankomst op een normaal tijdstip, niet laat in de avond of ‘s nachts.

De planning van de werkzaamheden op de post (voorbereiding, migratie op de afgesproken dag, voldoende tijd voor nazorg, etc.).