Projectmanagement Ondersteuner

1UPPLY; Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

1UPLAY? Fout. Recheck: Company name is 1UPPLY. The Projectmanagement Ondersteuner (Detachering) ondersteunt SSC-ICT bij VIP, vervanging infra posten wereldwijd.

Freelance-achtige detachering voor internationale reizen en projectadministratie. Je werkt nauw samen met planners, stakeholders en postencoördinatie van Buitenlandse Zaken. Ervaring met PRINCE2/PMP, ICT-infrastructuur en grootschalige projecten is vereist.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met ICT-projectmanagement.
• Aantoonbare ervaring met grootschalige en complexe projecten.
• Ervaring met zelfstandig organiseren en boeken van internationale reizen.
• Bekend met PRINCE2 Foundation en PMP.
• Ervaring met projectadministratie, rapportages en stakeholdercommunicatie.
• In staat om complexe reisplanningen zelfstandig te beoordelen op haalbaarheid, kosten en efficiëntie.

Responsibilities

• Onderhouden en actualiseren van communicatieplannen en communicatiematrices.
• Verzorgen van duidelijke en tijdige communicatie met interne en externe stakeholders.
• Plannen en boeken van internationale reizen voor projectmedewerkers, rekening houdend met budgetten, reistijden en projectplanningen.
• Aanvragen van visa en bewaken van de voortgang van visumaanvragen.
• Coördineren van complexe combinatiereizen waarbij meerdere buitenlandse posten worden bezocht.
• Afstemmen van reisplanningen met projectplanners en de postencoördinatie van Buitenlandse Zaken.
• Voorbereiden van stuurgroepvergaderingen, inclusief agenda's, verslagen en rapportages.
• Opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages en dashboards voor stakeholders.
• Organiseren en beheren van projectdocumentatie ten behoeve van projectadministratie en audits.
• Bijhouden van projectgegevens in systemen zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.
• Ondersteunen bij technische overleggen en bewaken van gemaakte afspraken.
• Zorgen voor een efficiënte afstemming tussen reisplanning, technische werkzaamheden en nazorg op locatie.

Skills

ICT-projectmanagement

PRINCE2 Foundation

PMP

Stakeholdercommunication

Reisplanning

Projectadministratie

Kostenbeheer

Tools

FCC

TopDesk

TravelPoint

SharePoint

Teams

Confluence

Job description

Projectmanagement Ondersteuner (Detachering)

Functie

Als Projectmanagement Ondersteuner (PMO) ondersteun je SSC-ICT bij het project Vervanging Infra Posten (VIP). Binnen dit project wordt de ICT-infrastructuur op circa 160 buitenlandse posten van het Ministerie van Buitenlandse Zaken vervangen. Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische, administratieve en communicatieve ondersteuning van het project. De nadruk ligt op het plannen en boeken van internationale reizen, het coördineren van reisbewegingen en het bewaken van de projectplanning. Je werkt nauw samen met projectteams, planners, interne stakeholders en de postencoördinatie van Buitenlandse Zaken om ervoor te zorgen dat werkzaamheden efficiënt en volgens planning worden uitgevoerd.

Taken

• Onderhouden en actualiseren van communicatieplannen en communicatiematrices.
• Verzorgen van duidelijke en tijdige communicatie met interne en externe stakeholders.
• Plannen en boeken van internationale reizen voor projectmedewerkers, rekening houdend met budgetten, reistijden en projectplanningen.
• Aanvragen van visa en bewaken van de voortgang van visumaanvragen.
• Coördineren van complexe combinatiereizen waarbij meerdere buitenlandse posten worden bezocht.
• Afstemmen van reisplanningen met projectplanners en de postencoördinatie van Buitenlandse Zaken.
• Voorbereiden van stuurgroepvergaderingen, inclusief agenda's, verslagen en rapportages.
• Opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages en dashboards voor stakeholders.
• Organiseren en beheren van projectdocumentatie ten behoeve van projectadministratie en audits.
• Bijhouden van projectgegevens in systemen zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.
• Ondersteunen bij technische overleggen en bewaken van gemaakte afspraken.
• Zorgen voor een efficiënte afstemming tussen reisplanning, technische werkzaamheden en nazorg op locatie.

Profiel

• Ervaren projectmanagementondersteuner met affiniteit voor ICT-projecten.
• Ervaring met het ondersteunen van grootschalige en complexe projecten.
• Ruime ervaring met het zelfstandig organiseren en boeken van internationale reizen.
• Bekend met projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2 en PMP.
• Ervaring met projectadministratie, rapportages en stakeholdercommunicatie.
• In staat om complexe reisplanningen zelfstandig te beoordelen op haalbaarheid, kosten en efficiëntie.
• Affiniteit met ICT-infrastructuur en technische projectomgevingen.
• Ervaring met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen.
• Werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig.

Organisatie

SSC-ICT is een van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid en ondersteunt verschillende ministeries met veilige, betrouwbare en flexibele ICT-diensten. Met circa 1.200 medewerkers levert SSC-ICT ICT-dienstverlening aan onder andere de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Justitie en Veiligheid, Buitenlandse Zaken, Infrastructuur en Waterstaat, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Financiën. Binnen de Business Unit IT Infrastructuur Services (BIS) wordt gewerkt aan technische dienstverlening en de ontwikkeling en het beheer van ICT-infrastructuren. Je komt te werken aan het project Vervanging Infra Posten (VIP), waarbij de ICT-infrastructuur van circa 160 buitenlandse posten wordt vernieuwd. Het project vraagt om een nauwe samenwerking tussen technische teams, planners en internationale locaties.

Eisen

• Aantoonbare ervaring met ICT-projectmanagement, PRINCE2 Foundation en PMP.
• Aantoonbare ervaring met grote projecten met een looptijd van meer dan 6 maanden.
• Aantoonbare ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid.

Gunningscriteria

• Aantoonbare ervaring met ICT-infrastructuurprojecten.
• De kandidaat begrijpt de opdracht en past binnen de organisatie.