Projectmanagement Ondersteuner

1UP Training; Den Haag; A distancia; EUR 65.000 - 90.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

1UP Training zoekt een ervaren Projectmanagementondersteuner (PMO) voor detachering bij het VIP-project. Je biedt organisatorische, administratieve en communicatieve ondersteuning en werkt nauw samen met projectteams, planners en internationale locaties.

Je bent verantwoordelijk voor het plannen en boeken van internationale reizen, visa-aanvragen en het bewaken van de projectplanning. Je maakt voortgangs- en financiële rapportages en onderhoudt projectdocumentatie en backups in systemen zoals

Formación

• Aantoonbare ervaring met ICT-projectmanagement, PRINCE2 Foundation en PMP.
• Ervaring met grote projecten met een looptijd van meer dan 6 maanden.
• Ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksdienst.

Responsabilidades

• Ondersteunen van planning en coördinatie van internationale reizen voor projectmedewerkers.
• Verzorgen van visa-aanvragen en bewaken voortgang hiervan.
• Coördineren van complexe combinatiereizen waarbij meerdere buitenlandse posten worden bezocht.
• Voorbereiden van stuurgroepvergaderingen, inclusief agenda's, verslagen en rapportages.
• Opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages en dashboards voor stakeholders.
• Organiseren en beheren van projectdocumentatie ten behoeve van projectadministratie en audits.
• Bijhouden van projectgegevens in systemen zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.
• Ondersteunen bij technische overleggen en bewaken van gemaakte afspraken.
• Zorgen voor een efficiënte afstemming tussen reisplanning, technische werkzaamheden en nazorg op locatie.

Conocimientos

ICT project management

Educación

PRINCE2 Foundation

PMP

Descripción del empleo

Projectmanagement Ondersteuner (Detachering)
Functie
Als Projectmanagement Ondersteuner (PMO) ondersteun je SSC-ICT bij het project Vervanging Infra Posten (VIP). Binnen dit project wordt de ICT-infrastructuur op circa 160 buitenlandse posten van het Ministerie van Buitenlandse Zaken vervangen.
Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische, administratieve en communicatieve ondersteuning van het project. De nadruk ligt op het plannen en boeken van internationale reizen, het coördineren van reisbewegingen en het bewaken van de projectplanning.
Je werkt nauw samen met projectteams, planners, interne stakeholders en de postencoördinatie van Buitenlandse Zaken om ervoor te zorgen dat werkzaamheden efficiënt en volgens planning worden uitgevoerd.
Taken

Onderhouden en actualiseren van communicatieplannen en communicatiematrices.
Verzuren van duidelijke en tijdige communicatie met interne en externe stakeholders.
Plannen en boeken van internationale reizen voor projectmedewerkers, rekening houdend met budgetten, reistijden en projectplanningen.
Aanvragen van visa en bewaken van de voortgang van visumaanvragen.
Coördineren van complexe combinatiereizen waarbij meerdere buitenlandse posten worden bezocht.
Afstemmen van reisplanningen met projectplanners en de postencoördinatie van Buitenlandse Zaken.
Voorbereiden van stuurgroepvergaderingen, inclusief agenda's, verslagen en rapportages.
Opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages en dashboards voor stakeholders.
Organiseren en beheren van projectdocumentatie ten behoeve van projectadministratie en audits.
Bijhouden van projectgegevens in systemen zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.
Ondersteunen bij technische overleggen en bewaken van gemaakte afspraken.
Zorgen voor een efficiënte afstemming tussen reisplanning, technische werkzaamheden en nazorg op locatie.

Profiel

Ervaren projectmanagementondersteuner met affiniteit voor ICT-projecten.
Ervaring met het ondersteunen van grootschalige en complexe projecten.
Ruime ervaring met het zelfstandig organiseren en boeken van internationale reizen.
Bekend met projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2 en PMP.
Ervaring met projectadministratie, rapportages en stakeholdercommunicatie.
In staat om complexe reisplanningen zelfstandig te beoordelen op haalbaarheid, kosten en efficiëntie.
Affiniteit met ICT-infrastructuur en technische projectomgevingen.
Ervaring met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen.
Werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig.

Organisatie
SSC-ICT is een van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid en ondersteunt verschillende ministeries met veilige, betrouwbare en flexibele ICT-diensten.
Met circa 1.200 medewerkers levert SSC-ICT ICT-dienstverlening aan onder andere de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Justitie en Veiligheid, Buitenlandse Zaken, Infrastructuur en Waterstaat, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Financiën.
Binnen de Business Unit IT Infrastructuur Services (BIS) wordt gewerkt aan technische dienstverlening en de ontwikkeling en het beheer van ICT-infrastructuren.
Je komt te werken aan het project Vervanging Infra Posten (VIP), waarbij de ICT-infrastructuur van circa 160 buitenlandse posten wordt vernieuwd. Het project vraagt om een nauwe samenwerking tussen technische teams, planners en internationale locaties.

Eisen

• Aantoonbare ervaring met ICT-projectmanagement, PRINCE2 Foundation en PMP.
• Aantoonbare ervaring met grote projecten met een looptijd van meer dan 6 maanden.
• Aantoonbare ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid.

Gunningscriteria

• Aantoonbare ervaring met ICT-infrastructuurprojecten.
• De kandidaat begrijpt de opdracht en past binnen de organisatie.