Projectleider implementatie CCaaS

SynProfs; Den Haag, Utrecht; Hybrid; EUR 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

SynProfs zoekt voor Toeslagen een ervaren projectleider implementatie CCaaS. Je leidt de voorbereiding en invoering van het nieuwe contactcenterplatform en zorgt dat technologische systemen, processen en medewerkers klaar zijn voor ingebruikname.

Je vertaalt behoeften naar duidelijke eisen, stelt planning op en coördineert samenwerking tussen contactcenter, ICT en leveranciers, met focus op testfases, training en overdracht aan beheer. Locaties Den Haag, Utrecht en hybride werken zijn mogelijk.

Qualifications

• Aantoonbare kennis van en ervaring met systeemintegraties, vooral koppeling between CCaaS en CRM.
• Ervaring met IT- en veranderprojecten binnen een grote organisatie en meerdere stakeholders.
• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een contactcenter- of klantenserviceomgeving.
• Minimaal 3 jaar ervaring met CCaaS-oplossingen.

Responsibilities

• Leidt de voorbereiding en invoering van het CCaaS-contactcenterplatform.
• Stelt planning, doelstellingen en acceptatiecriteria op en bewaakt voortgang en risico’s.
• Coördineert samenwerking tussen contactcenter, ICT en leveranciers.
• Bevordert privacy, informatiebeveiliging en continuïteit samen met de experts.
• Organiseert trainingen, tests en nazorg voor een soepele ingebruikname.

Skills

Systeemintegratie

CCaaS

Stakeholder management

Veranderprojecten

Projectleiding

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

CRM koppeling

Testmanagement

Job description

Voor onze opdrachtgever Toeslagen zijn wij op zoek naarProjectleider implementatie CCaaS.

Bedrijf informatie

De projectleider CCaaS leidt de voorbereiding en invoering van het nieuwe contactcenterplatform en zorgt dat techniek, werkprocessen en medewerkers op tijd klaar zijn voor ingebruikname. De projectleider vertaalt de behoeften van de organisatie naar duidelijke eisen, stelt de planning op en coördineert de samenwerking tussen het contactcenter, ICT en leveranciers. Daarbij bewaakt de projectleider de inrichting van onder meer callflows, rapportages en CRM-koppelingen, organiseert testen en opleidingen en stuurt op voortgang, kwaliteit en risico’s. Tot slot zorgt de projectleider voor een beheerste ingebruikname, passende nazorg en een goede overdracht aan de beheerorganisatie, zodat de dagelijkse dienstverlening doorloopt. Daarbij ligt de focus op het creëren van een eenduidige en hoogwaardige basis voor de toekomstige contactcenteromgeving.

Werkzaamheden bestaat o.a. uit:

• Stelt het projectplan op, inclusief doelstellingen, resultaten, planning, begroting, capaciteit en afhankelijkheden.
• Richt de projectorganisatie in en maakt verantwoordelijkheden, besluitvorming en escalatieroutes duidelijk.
• Brengt met de betrokken specialisten de huidige werkwijze, knelpunten en benodigde veranderingen in kaart.
• Vertaalt organisatiedoelen en gebruikersbehoeften naar concrete eisen en toetsbare acceptatiecriteria.
• Bewaakt dat de belangrijkste contactcenterprocessen zijn uitgewerkt, waaronder: Klantcontactafhandeling, dossierbehandeling en overdracht, Telefonische keuzemenu's, wachtrijen, routering en bereikbaarheid, Capaciteitsplanning (WFM), kwaliteitsbewaking (QA) en opleiding (L&D), KPI-definities, managementinformatie en rapportages.
• Coördineert de inrichting van het platform en de integraties met onder andere CRM, telefonie, identiteitsbeheer en rapportagesystemen.
• Stuurt interne experts, implementatiepartners en leveranciers aan op afspraken, resultaten en kwaliteit.
• Bewaakt privacy, informatiebeveiliging, toegankelijkheid en continuïteit in samenwerking met de verantwoordelijke deskundigen.
• Organiseert functionele testen, integratietesten, gebruikerstesten en herstel van bevindingen.
• Zorgt voor communicatie, gebruikersbetrokkenheid, opleidingen en voorbereiding van leidinggevenden en medewerkers.
• Bereidt de ingebruikname voor, inclusief draaiboek, terugvalscenario, ondersteuning en besluitvorming over de start.
• Organiseert nazorg, overdracht aan beheer en proceseigenaren, en evaluatie van de projectresultaten.
• Rapporteert over voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan opdrachtgever.

Opdracht informatie

De afdeling Telefonie staat aan de vooravond van de implementatie van een nieuwe Contact Center as a Service (CCaaS)-oplossing. Om de inrichting en implementatie van deze nieuwe omgeving succesvol te laten verlopen is planning, overzicht en verbinding tussen alle betrokkenpartijen noodzakelijk. Tevens is er een verkenning gestart voor het in gebruik nemen van een CRM. Voor deze opdracht zoekt de afdeling Telefonie een ervaren projectleider implementatie CCaaS.

De afdeling Telefonie verzorgt de tweedelijns telefonische dienstverlening van Dienst Toeslagen aan burgers, intermediairs en ketenpartners. De afdeling behandelt complexe klantvragen, voert dossierbehandelingen uit, beoordeelt bewijsstukken en neemt waar nodig besluiten. Daarnaast draagt de afdeling bij aan een toegankelijke, rechtmatige en mensgerichte dienstverlening door complexe klantcontacten zoveel mogelijk direct af te handelen. Het contactcenter van de Belastingdienst voert de 1e lijn dienstverlening in opdracht van Dienst Toeslagen uit. De afdeling is verantwoordelijk voor de regiefunctie op deze dienstverlening.

De afdeling staat de komende jaren voor de implementatie van een nieuwe Contact Center as a Service (CCaaS) oplossing, waarmee de telefonische dienstverlening en de inrichting van processen, data en stuurinformatie verder worden geprofessionaliseerd. Tevens is een eerste verkenning voor de invoering van een CRM gestart.

Locatie: Den Haag / Utrecht / Hybrid

Wat heb je nodig

• De aangeboden kandidaat heeft kennis van en ervaring met systeemintegraties, in het bijzonder de koppeling tussen contactcenterplatform en CRM.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het uitvoeren van vergelijkbare opdrachten binnen een grote organisatie (bij voorkeur binnen de overheid), waarbij sprake is van meerdere stakeholders, complexe governance en organisatiebrede afstemming.
• De kandidaat beschikt over minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een contactcenter-, klantcontactcenter- of klantenserviceorganisatie, waarbij de kandidaat verantwoordelijk is geweest voor het leiden van IT- en veranderprojecten.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar kennis van en projectervaring met CCaaS oplossingen.
• Deels thuiswerken is mogelijk. Omdat de 2 hoofdprocessen op verschillende locaties zitten zal gedeeltelijke aanwezigheid in Utrecht en Den Haag nodig zijn. De indeling hiervan zal in overleg plaatsvinden.

Wat wij bieden

• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met een volledige implementatie van een CCaaS- of vergelijkbaar contactcenterplatform, van voorbereiding tot en met nazorg.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met de inrichting, werking en optimalisatie van contactcenteromgevingen, waaronder routeringsvraagstukken, workforce management, klantcontactprocessen, KPI-sturing en managementinformatie.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het laten samenwerken van technische en operationele teams.
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met testmanagement, gebruikersacceptatie en gecontroleerde ingebruikname.
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het verbinden van verschillende stakeholders, het ophalen van informatie uit de organisatie en het komen tot een gezamenlijk gedragen projectaanpak waarbij resultaten worden bereikt zonder formele hiërarchische bevoegdheden.

Competenties

• Resultaatgerichtheid
• Stressbestendigheid
• Flexibiliteit
• Initiatief
• Besluiten nemen

Functie contact imformatie

• Een Nederlands CV in word formaat (inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum)
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties
• All-in uurtarief (incl. reiskosten, parkeerkosten en verblijf, excl. BTW)
• Deze functie is niet geschikt voor zzp'ers en daarom ontvangen wij graag CV's van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn.