Programmasecretaris

BlueTrail; Utrecht; On-site; EUR 48,000 - 64,000; Full time

Job summary

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zoekt een Programmasecretaris voor de afdeling Projecten & Programma’s binnen de unit Innovatie & Vernieuwing. Je vormt de rechterhand van de programmamanagers en verbindt projectteams, programmamanagement en externe partijen om uitvoering te waarborgen.

Je zet dagelijkse PMO-ondersteuning op drie samenwerkende programma’s, beheert projectinfrastructuur, agenda’s en verslaglegging, en bewaakt planning, budget en governance voor tijdige

Responsibilities

• Je zet de dagelijkse projectinfrastructuur op en beheert deze, inclusief structuur, toegangsrechten en documentbeheer.
• Je ondersteunt bij het inrichten van programma- en projectprocessen en het opstellen en actualiseren van roadmaps, mijlpalenplanningen en werkpakketten.
• Je zorgt voor een gestroomlijnde informatiestroom, duidelijke afspraken en overzichtelijke documentatie in de juiste systemen.
• Je ondersteunt bij het inrichten van de programm governance, onder andere door een governanceplan op te stellen.
• Je organiseert projectvergaderingen, pressurecookersessies en overleggen met interne en externe stakeholders en woont deze bij.
• Je beheert agenda’s en coördineert de planning, voorbereiding en verslaglegging van overleggen.
• Je legt acties en afspraken vast en bewaakt de tijdige opvolging.
• Je bewaakt de mijlpalenplanning en signaleert vertragingen en afwijkingen.
• Je stelt voortgangsrapportages, financiële overzichten en andere verslagen op en actualiseert deze.
• Je ondersteunt en adviseert bij het voorbereiden en uitwerken van presentaties en communicatieplannen.

Skills

PMO ondersteuning

Stakeholder management

Governance

Programma’s/Projecten coördinatie

Job description

Voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zoeken we een Programmasecretaris. Je gaat aan de slag binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie & Vernieuwing. Deze unit richt zich op projecten en programma’s rond informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid.

Je werkt in een complexe programmaomgeving met meerdere stakeholders, bestuurlijke belangen en onderlinge afhankelijkheden. Als rechterhand van de programmamanagers verbind je projectteams, programmamanagement en betrokken partijen binnen en buiten de organisatie. Je zorgt dat de dagelijkse uitvoering soepel verloopt en dat producten op tijd en met de juiste kwaliteit worden opgeleverd.

De programma’s

Je verzorgt de dagelijkse PMO-ondersteuning voor drie nauw samenwerkende programma’s:

• Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc: de doorontwikkeling van de DMS-dienst Digidoc Online.
• Eén standaard voor documentmanagement: de ontwikkeling van een stelsel en voorzieningen voor samenwerking rond informatiehuishouding met alle departementen.
• Digitale Archief Bewerking: de ontwikkeling van een generieke oplossing voor bewerking en overdracht naar het Nationaal Archief.

Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders, een PMO’er, andere ondersteunende PMO’s en externe partijen. Je krijgt ruimte om eigenaarschap te nemen en je expertise in te zetten voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de programma’s.

Je werkzaamheden

• Je zet de dagelijkse projectinfrastructuur op en beheert deze, inclusief structuur, toegangsrechten en documentbeheer.
• Je ondersteunt bij het inrichten van programma- en projectprocessen en het opstellen en actualiseren van roadmaps, mijlpalenplanningen en werkpakketten.
• Je zorgt voor een gestroomlijnde informatiestroom, duidelijke afspraken en overzichtelijke documentatie in de juiste systemen.
• Je ondersteunt bij het inrichten van de programm governance, onder andere door een governanceplan op te stellen.
• Je organiseert projectvergaderingen, pressurecookersessies en overleggen met interne en externe stakeholders en woont deze bij.
• Je beheert agenda’s en coördineert de planning, voorbereiding en verslaglegging van overleggen.
• Je legt acties en afspraken vast en bewaakt de tijdige opvolging.
• Je zet issue- en risicologboeken op en houdt deze bij. Knelpunten geef je tijdig door aan de programmamanager.
• Je bewaakt de mijlpalenplanning en signaleert vertragingen en afwijkingen.
• Je stelt voortgangsrapportages, financiële overzichten en andere verslagen voor interne en externe stakeholders op en actualiseert deze.
• Je ondersteunt en adviseert bij het voorbereiden en uitwerken van presentaties, communicatie-uitingen, een communicatieplan en andere programmaproducten.
• Je verzamelt, selecteert en ontsluit relevante informatie voor besluitvorming.
• Je bewaakt het projectbudget en ondersteunt bij de inkoop en inhuur van externe partijen.
• Je verzorgt het administratieve beheer van contracten en afspraken met leveranciers en andere betrokkenen.
• Je ondersteunt het stakeholdermanagement door contacten bij te houden, overleggen te organiseren en communicatie te verzorgen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen over praktische en operationele zaken binnen de programma’s.
• Je denkt inhoudelijk mee en adviseert programmamanagers en projectmedewerkers gevraagd en ongevraagd over onder meer scope, projectdoelen, procesverbeteringen en knelpunten.
• Je bouwt program dossiers op en houdt deze bij, inclusief documentatie en verslaglegging. Waar nodig ondersteun je bij actieve openbaarmaking.
• Je werkt samen met andere ondersteunende PMO’s binnen en buiten de programma’s.

De opdracht omvat daarnaast het coördineren van acties uit overleggen, zoals het Aanjaagteam NDS Cloud. Ook ben je aanspreekpunt voor partijen uit alle overheidslagen over praktische zaken rond NDS Cloud.