Interim Programmasecretaris

Publiek Netwerk; Den Haag; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Detacherings- of zzp-basis

12 maanden opdracht

Standplaats Den Haag

Job summary

Publiek Netwerk zoekt een Interim Programmasecretaris voor Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding in Den Haag. De opdracht is voor 12 maanden op detacherings- of zzp-basis, circa 32 uur per week.

Je bent dé spil tussen projectteams, programmamanagement en stakeholders, met verantwoordelijkheden in PMO-ondersteuning, governance-inrichting en tijdige oplevering van producten. Relevante ICT-/digitaliseringservaring en sterke communicatieve vaardigheden zijn vereist.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Ervaring met IT- of digitaliseringstrajecten
• Minimaal 5 jaar ervaring in programmaorganisatie als coördinerende rol
• Minimaal 5 jaar ervaring met stakeholdermanagement

Responsibilities

• Dagelijkse PMO-ondersteuning voor drie programma’s.
• Coördineren en uitvoeren van werkzaamheden.
• Rapportage en informatievoorziening aan betrokkenen.
• Financieel en contractueel beheer.
• Stakeholdermanagement en communicatie.
• Dossiervorming en compliance.

Skills

Stakeholdermanagement

Projectmanagement

Programmamanagement

Governance-ervaring

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Voor de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding is Publiek Netwerk op zoek naar een Interim Programmasecretaris. Het betreft een interim opdracht voor de duur van 12 maanden voor circa 32 uur per week. Je bent een belangrijke schakel tussen projectteams, programmamanagement en betrokken stakeholders, zowel binnen als buiten de organisatie.

Functie omgeving:

Je gaat aan de slag binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie & Vernieuwing. Deze unit richt zich op projecten en programma’s op het gebied van informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid. Als Programmasecretaris werk je binnen complexe programmaomgevingen met meerdere stakeholders, bestuurlijke belangen en afhankelijkheden. Je zorgt ervoor dat de operationele uitvoering van de programma’s soepel verloopt en dat alle benodigde producten tijdig en kwalitatief goed worden opgeleverd.

Je wordt de Programmasecretaris voor drie nauw samenwerkende programma’s:

• Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc;
• Eén standaard voor documentmanagement;
• Digitale Archief Bewerking.

Functie omschrijving:

Als Programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse PMO-ondersteuning van de drie programma’s. Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders, een PMO-er en andere betrokkenen om de administratieve, coördinerende en ondersteunende taken uit te voeren.

• Ondersteuning bij inrichting en opstart;
• Coördinatie en uitvoering;
• Rapportage en informatievoorziening;
• Financieel en contractueel beheer;
• Stakeholdermanagement en communicatie;
• Dossiervorming en compliance.

Specifieke taken:

Naast de algemene verantwoordelijkheden omvat je rol ook de volgende specifieke taken:

• Je bent een belangrijke spil in de programmavoering en fungeert als rechterhand van de programmamanagers.
• Je ondersteunt bij het inrichten van de programma governance, zoals het opstellen van een governanceplan.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies aan programmamanagers en projectmedewerkers, bijvoorbeeld over procesverbeteringen of knelpunten.
• Je ondersteunt bij stakeholdermanagement, zoals het organiseren van overleggen en het bijhouden van contacten.
• Je signaleert knelpunten en ondersteunt bij het programmabeheer, bijvoorbeeld door het coördineren van acties uit overleggen (zoals het Aanjaagteam NDS Cloud).
• Je coördineert de planning, voorbereiding en verslaglegging van overleggen en zorgt voor een tijdige opvolging van acties.
• Je ondersteunt en adviseert bij het voorbereiden en uitwerken van producten, zoals een governanceplan, communicatieplan of andere documenten.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe partijen (uit alle overheidslagen) over praktische zaken die NDS Cloud betreffen.
• Je bent verantwoordelijk voor de dossiervorming van het programma en ondersteunt bij actieve openbaarmaking, waar nodig.
• Je werkt nauw samen met andere (ondersteunende) PMO’s, zowel binnen als buiten het programma
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring en kennis van van IT- of digitaliseringstrajecten;
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring (opgedaan in de afgelopen 8 jaar) op het gebied van programmaorganisatie in een coördinerende rol (rol programmasecretaris);
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met stakeholdermanagement;
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in een ICT-gerelateerde omgeving;
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met het inrichten van governancestructuren.

Functie wensen:

• Mate waarin de Mate van ervaring en/of affiniteit met ICT of digitaliserings trajecten;
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met programma organisatie in een (senior) coördinerende rol;
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Geboden wordt

Een opdracht op detacherings- of zzp-basis voor 12 maanden, met optie tot verlenging. De standplaats is Den Haag.

32 uur per week.