Projectmanagement officer (zzp - freelance)

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO); Groningen; On-site; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Job summary

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) zoekt een ervaren PMO ter ondersteuning van het Enterprise Cloud-project. De PMO maakt deel uit van een pool van PMO-collega’s binnen de afdeling Project- en programmamanagement en ondersteunt de programmamanager bij het voorbereiden van rapportages, afwijkingen en besluiten.

De rol vereist affiniteit met ICT, zodat de materie snel eigen gemaakt kan worden. Na verloop van tijd kan de PMO ook op andere opdrachten worden ingezet en kan zo bijdragen aan de hygiëne

Qualifications

• Proactief en zelfstandig werken in complexe omgevingen.
• Goede communicatie met stakeholders op verschillende niveaus.
• Kwaliteitsbewust en gericht op duidelijke documentatie en rapportage.
• Verbindende rol binnen project- en programmamanagement.
• Innovatieve aanpak bij verandertrajecten en processen.
• Goede schriftelijke vaardigheden en rapportagevaardigheden.
• Sterke organisatie- en planningsvaardigheden.
• Stressbestendigheid bij meerdere updates en stakeholdersoverleggen.
• Inzicht in organisatorische samenhang en risico-analyses.
• Zorg dragen voor signaleren en analyseren van ontwikkelingen en issues.

Responsibilities

• Rechterhand van de programmamanager en vervanging bij afwezigheid.
• Round- en offboarding van projectmedewerkers.
• Beheren van verzoeken voor access en cloud transitie (RBAC).
• Onderhouden van digitaal archief en instructies geven.
• Up-to-date houden van stakeholders-overzicht en CT Wiki.
• Beheer van toegang tot CT SharePoint en urencodes in SAP.
• Uitvraag van afwezigheid en invullen voor management en directie.
• Opstellen van maandelijkse en wekelijkse voortgangsrapportages.
• Plannen en notuleren van PMT en Stuurgroep/Programboardsessies.
• Coördineren van kwartaal Sponsoroverleg en MT F&S voorbereiden.
• Organiseren van bijeenkomsten, sessies, ruimtes en catering.
• Regelen van uitjes en diners en bijhouden risico- en issue-log.
• Configuratielog bijhouden en Cloud mailbox en agenda beheren.
• Maken en versturen van nieuwsbrief en audits van documentatie.

Skills

Proactief

Zelfstandig

Nieuwsgierig

Kwaliteitsbewust

Verbinder

Innovatief

Communicatief vaardig

Schriftelijk vaardig

Organisatie & planning

Stressbestendig

Analytisch inzicht

Job description

Opdrachtbeschrijving

Ter ondersteuning van het project Enterprise Cloud zijn wij op zoek naar een ervaren PMO. Door de omgeving waarin het project zich afspeelt is affiniteit met ICT (begrippen, terminologie) een vereiste. De PMO moet zich de materie snel eigen kunnen maken om een goede bijdrage te kunnen leveren aan het voorbereiden van verschillende rapportages, signaleren van afwijkingen, vastleggen van juiste acties/besluiten en het reviewen van documentatie.

Van de PMO wordt verwacht dat zij/hij de programmamanager ontlast en ontzorgt en meedenkt over welke taken er kunnen worden overgenomen en/of grotendeels kunnen worden voorbereid. De PMO maakt onderdeel uit van een pool met PMO-collega’s van de afdeling Project- en programmamanagement van DUO en kan na verloop van tijd ook op andere opdrachten worden ingezet.

Verantwoordelijkheden

• Rechterhand programmamanager, vervangen bij afwezigheid.
• Projectmedewerkers on- en offboarden.
• Aanvragen voor Cloud Transitie rol (RBAC) in CA Identity Portal voor toegang netwerkschijf.
• Digitaal archief (netwerkfolder) up-to-date houden en mensen instrueren.
• Stakeholdersoverzicht up-to-date houden.
• Beheer urencodes in SAP.
• Up-to-date houden van CT Wiki-pagina.
• Beheer toegang CT SharePoint.
• Uitvraag afwezigheid en zelf invullen voor stakeholders (management, directie, bestuur).
• Maandelijks HPR (maken, input uitvragen en versturen).
• Wekelijks PMT (plannen, voorbereiden, notuleren, acties en besluiten).
• Maandelijks Stuurgroep/Programboard (plannen, voorbereiden, notuleren, acties en besluiten).
• Kwartaal Sponsoroverleg → nu MT F&S (voorbereiden).
• Overleggen, workshops, sessies e.d. (plannen, ruimtes en lunch reserveren, bezoek aanmelden).
• Uitjes, etentjes, borrels, afscheid (plannen, uitzoeken, reserveren, bestellen).Risico- en issuelog bijhouden (aparte sessies 1x per kwartaal).
• Configuratielog bijhouden.
• Cloud mailbox bijhouden (mails beantwoorden of doorsturen).
• Cloud agenda: plannen van overleggen.
• Maken en versturen nieuwsbrief.
• Documentatie-audits opleveren.
• Voortgangsrapportage (P&C Control/CIO) input geven en uitvragen.

Achtergrond opdracht

In 2017 ontstond bij DUO het plan om een Software Defined Data Center (SDDC) als next-generation VMware platform te implementeren. In 2019 spraken DUO en ODCN af om op dit vlak te gaan samenwerken: ODCN als leverancier van de SDDC-dienst en DUO als afnemer/launching customer. Dit traject onder de naam Enterprise Cloud leverde een op VMware-VCD gebaseerde multi-tenant stack op. Na een periode van heroriëntatie is dit de opdrachtbeschrijving voor het Programma Cloud Transitie, voor de doorstart en afronding van EC, rekening houdend met de adviezen die DUO vanuit AcICT heeft ontvangen.

Over de klant

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voor studenten en scholieren verstrekt studiefinanciering, erkent diploma's en organiseert examens. Voor verdere informatie zie www.duo.nl

Competenties

• Proactief en zelfstandig.
• Nieuwsgierig.
• Kwaliteitsbewust.
• Verbinder.
• Innovatief of verandervermogen.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende schriftelijke vaardigheden.
• Organisatie- en planningsvaardigheid.
• Stressbestendig.
• Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhang.
• Het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.
• Omgevingsbewust / Politiek gevoelig.

Opdrachtdetails

Let op: deze rol wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. Hierdoor is invulling op zzp-basis niet mogelijk in verband met de wet DBA.