Procescoördinator Back Office

Martha Flora - Hoofdkantoor Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 33,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling via Pensioenfondszorg

Reiskostenvergoeding

Vakantiegeld

De mogelijkheid om voordelig een fiets

Gezellige lunches en borrels

Job summary

Martha Flora - Hoofdkantoor Amsterdam zoekt een Procescoördinator Backoffice (m/v) voor 32-40 uur per week. Je zorgt dat gegevens kloppen, afspraken vastliggen en processen bewaakt worden, zodat de zorg op onze locaties optimaal kan blijven functioneren.

Je werkt in een kleinschalig kantoor en bent aanspreekbaar voor collega’s in zorg, finance, sales en HR. Belangrijke taken zijn administratie, offertes, contracten en facturatie, met aandacht voor nauwkeurigheid en service.

Qualifications

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
• Communicatief sterk, zowel telefonisch als schriftelijk.
• Affiniteit met de zorg en doelgroep Martha Flora.

Responsibilities

• Verwerken, controleren en actueel houden van cliënt-, contract- en administratieve gegevens.
• Ondersteunen bij het opstellen en controleren van offertes, overeenkomsten en dossiers.
• Bewaken van afspraken en processtappen rondom instroom van cliënten, contracten, facturatie en opvolging.
• Signaleren van afwijkingen en zorgen dat deze worden opgepakt.
• Ondersteunen van collega’s van zorg, finance, sales en HR.
• Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail en vragen doorzetten naar de juiste collega.
• Meedenken over slimmere, duidelijke en gestructureerde werkwijzen.
• Verrichten van algemene backoffice- en kantoorwerkzaamheden.

Skills

Nauwkeurig

Servicegericht

Proactief

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Job description

Over de organisatie

Martha Flora is een particuliere zorgorganisatie die gespecialiseerde, liefdevolle zorg biedt aan mensen met dementie als thuis wonen niet meer gaat. Dat doen wij volgens het unieke Martha Flora concept, waarbij het persoonlijk welbevinden van de bewoner centraal staat. Er zijn inmiddels 17 Martha Flora huizen verspreid over het gehele land.

Procescoördinator Backoffice (m/v) voor 32-40 uur pw

Jij zorgt dat alles klopt. En daardoor kan de zorg excelleren. Je komt te werken op een klein en betrokken kantoor, waar de lijnen kort zijn en waar iedereen elkaar kent. Je bent zichtbaar, aanspreekbaar en vindt het prettig om samen met collega’s te zorgen dat zaken goed en zorgvuldig verlopen.

Wat ga je doen?

Als Medewerker Backoffice ben jij een belangrijke schakel achter de schermen. Jij zorgt dat gegevens kloppen, afspraken worden vastgelegd, processen worden bewaakt en collega’s op tijd de juiste informatie hebben. Je houdt overzicht over terugkerende administratieve werkzaamheden en ziet de samenhang tussen verschillende processen. Je werk is afwisselend, maar vraagt vooral om nauwkeurigheid, structuur en eigenaarschap. Jij begrijpt dat een goed ingerichte backoffice direct bijdraagt aan goede zorg en dienstverlening op onze locaties.

Je houdt je onder andere bezig met:

• het verwerken, controleren en actueel houden van cliënt-, contract- en administratieve gegevens;
• het ondersteunen bij het opstellen en controleren van offertes, overeenkomsten en dossiers;
• het bewaken van afspraken en processtappen rondom instroom van cliënten, contracten, facturatie en administratieve opvolging;
• het signaleren van afwijkingen, ontbrekende informatie of onduidelijkheden en het zorgen dat deze worden opgepakt;
• het ondersteunen van collega’s van onder andere zorg, finance, sales en HR;
• het beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail en het zorgvuldig doorzetten van vragen naar de juiste collega;
• het meedenken over slimmere, duidelijkere en meer gestructureerde werkwijzen;
• het verrichten van algemene backoffice- en kantoorwerkzaamheden die nodig zijn om het hoofdkantoor soepel te laten draaien.

Je bent dus niet alleen iemand die taken uitvoert, maar ook iemand die overzicht houdt, verbanden legt en helpt zorgen dat processen logisch en zorgvuldig verlopen.

Wat breng jij mee?

Wij zoeken een nauwkeurige, servicegerichte en proactieve collega die graag structuur aanbrengt en verantwoordelijkheid neemt. Je vindt het prettig om terugkerende werkzaamheden goed te organiseren en je houdt ervan als administratie klopt.

Je herkent je in het volgende profiel:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• ervaring in een administratieve, secretariële of backofficefunctie;
• je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig;
• je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en behoudt overzicht;
• je ziet samenhang tussen taken, afspraken en processen;
• je bent communicatief sterk, zowel telefonisch als schriftelijk;
• je bent servicegericht, representatief en klantgericht;
• je neemt initiatief en denkt mee over verbetering van werkwijzen;
• je vindt het prettig om te werken in een kleine kantooromgeving;
• je hebt affiniteit met de zorg en met de doelgroep van Martha Flora;
• je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Wat bieden wij jou?

Naast een betekenisvolle baan in een groeiende en commerciële organisatie die volop in ontwikkeling is, bieden we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Denk aan:

• een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid;
• een werkplek op ons hoofdkantoor in Amsterdam-Zuid;
• werken in een klein, betrokken team met korte lijnen;
• ruimte om mee te denken over verbetering van processen en werkwijzen;
• een pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• reiskostenvergoeding;
• vakantiegeld;
• de mogelijkheid om voordelig een fiets te leasen;
• gezellige gezamenlijke lunches en borrels met collega’s.

Het salaris voor deze functie bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, tussen de € 3.000,- en € 4.000,- bruto per maand bij een volledig dienstverband van 40 uur.

Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.