Personal assistent

A&O Shearman; Amsterdam; On-site; EUR 40,000 - 58,000; Full time

Job summary

A&O Shearman in Amsterdam zoekt een Personal Assistant Corporate die samen met vier andere PAs werkt binnen de dynamische Corporate-praktijk en een team van advocaten ondersteunt. De rol omvat verschillende secretariële taken zoals communicatie, agenda-management, e-mailbeheer, organisatie van events en zakelijke reizen.

Je werkt nauw samen met interne en internationale collega’s en externe cliënten. Ervaring in een professionele kantooromgeving en uitstekende organisatorische vaardigheden

Qualifications

• Secretariële vaardigheden en organisatorisch vermogen
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel intern als extern
• Kennis van agenda management en administratieve processen

Responsibilities

• Communicatie: eerste aanspreekpunt intern en extern voor de praktijk Corporate.
• Complex agendabeheer: prioriteiten stellen, deadlines bewaken en afspraken plannen incl. logistiek.
• E-mail beheer: screening van binnenkomende berichten en actie ondernemen of doorsturen.
• Organisatie: organisatie van events, presentaties of diners en regelen van zakenreizen en visa.
• Administratie: opstellen engagement letters en administratieve handelingen van de praktijk.

Job description

Omschrijving functie

In Duplo logo Personal Assistant Corporate A&O Shearman is een internationaal advocatenkantoor dat stevig is geworteld in de Nederlandse markt. Het kantoor biedt hoogstaande juridische dienstverlening aan beursgenoteerde en grote niet-beursgenoteerde ondernemingen, financiële instellingen, overheidsinstanties en maatschappelijke organisaties. Het Amsterdamse kantoor maakt integraal deel uit van een breed internationaal netwerk. Kenmerkend voor het kantoor is de no-nonsense cultuur en het pionieren op het gebied van juridische innovatie.

Personal Assistant Corporate

In de rol van PA ben je, samen met vier andere PA's, werkzaam binnen de dynamische praktijkgroep Corporate en ondersteun je een team van advocaten. De rol omvat uiteenlopende secretariële werkzaamheden, waaronder:

• Communicatie : jij bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt; ons visitekaartje. Je werkt in deze functie intern veel samen met internationale collega's en met afdelingen als Finance en Marketing. Extern onderhoud je professioneel contact met onze cliënten;
• Complex agendabeheer : jij stelt de prioriteiten voor het team dat je ondersteunt. Je bewaakt de deadlines en plant afspraken in. Ook organiseer je de logistieke aspecten rondom de afspraken zoals vervoer, vergaderruimtes, catering en het voorbereiden van stukken;
• E-mail beheer : je screent binnengekomen e-mails. Je filtert ze op acties en gaat hiermee aan de slag, of legt ze ter behandeling voor aan de advocaat;
• Organisatie : je organiseert verschillende activiteiten zoals events, presentaties of diners met cliënten. Daarnaast regel jij de zakenreizen van jouw team. Je boekt de vluchten en hotels, zet een reisschema in elkaar, en regelt ook meteen het visum als dat nodig is;
• Administratie : je bent verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van de praktijk. Denk hierbij aan het intern aanmelden van nieuwe zaken, het opstellen van engagement letters, het maken van PowerPoin