Personal Assistant Corporate

Studievereniging In Duplo; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris met winstdeling

Pensioensregeling

Reiskostenvergoeding

Sportabonnement

Trainingen

Job summary

A&O Shearman zoekt een professionele Personal Assistant Corporate voor ondersteuning van een team advocaten binnen de Corporate praktijk. Je bent eerste aanspreekpunt intern en extern en beheert proactief agenda's en reisplanning.

Je werkt nauw samen met internationale collega's en met Finance en Marketing. Vereiste: minimaal MBO+ of HBO werk- en denkniveau, uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, en een proactieve, flexibele teamspeler.

Qualifications

• Proactieve persoonlijkheid met sterke planningsvaardigheden.
• Zeer goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende integriteit en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Vloeiende beheersing van Nederlands; Engelse taalvaardigheid vereist.

Responsibilities

• Eerstelijns aanspreekpunt intern en extern, professioneel contact met cliënten.
• Beheer van complexe agenda en logistiek rondom afspraken.
• E-mail beheer en filtratie voor acties en advocaat.
• Organiseren van events, presentaties en zakelijke reizen incl. visum indien nodig.
• Administratieve taken zoals opstellen van engagement letters, voorbereiden van meetings.

Skills

Communicatie

Plannen

Discreet omgaan met informatie

Internationale samenwerking

Education

MBO+/HBO niveau

Job description

Bedrijf A&O Shearman Type Vacature Locatie Amsterdam Branche / Vakgebied Advocatuur Vereiste taal Nederlands Website https://www.werkenbijallenovery.nl/

Omschrijving

A&O Shearman is een internationaal advocatenkantoor dat stevig is geworteld in de Nederlandse markt. Het kantoor biedt hoogstaande juridische dienstverlening aan beursgenoteerde en grote niet-beursgenoteerde ondernemingen, financiële instellingen, overheidsinstanties en maatschappelijke organisaties. Het Amsterdamse kantoor maakt integraal deel uit van een breed internationaal netwerk. Kenmerkend voor het kantoor is de no-nonsense cultuur en het pionieren op het gebied van juridische innovatie.

Personal Assistant Corporate

In De Rol Van PA Ben Je, Samen Met Vier Andere PA’s, Werkzaam Binnen De Dynamische Praktijkgroep Corporate En Ondersteun Je Een Team Van Advocaten. De Rol Omvat Uiteenlopende Secretariële Werkzaamheden, Waaronder:

• Communicatie: jij bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt; ons visitekaartje. Je werkt in deze functie intern veel samen met internationale collega’s en met afdelingen als Finance en Marketing. Extern onderhoud je professioneel contact met onze cliënten;
• Complex agendabeheer: jij stelt de prioriteiten voor het team dat je ondersteunt. Je bewaakt de deadlines en plant afspraken in. Ook organiseer je de logistieke aspecten rondom de afspraken zoals vervoer, vergaderruimtes, catering en het voorbereiden van stukken;
• E-mail beheer: je screent binnengekomen e-mails. Je filtert ze op acties en gaat hiermee aan de slag, of legt ze ter behandeling voor aan de advocaat;
• Organisatie: je organiseert verschillende activiteiten zoals events, presentaties of diners met cliënten. Daarnaast regel jij de zakenreizen van jouw team. Je boekt de vluchten en hotels, zet een reisschema in elkaar, en regelt ook meteen het visum als dat nodig is; en
• Administratie: je bent verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van de praktijk. Denk hierbij aan het intern aanmelden van nieuwe zaken, het opstellen van engagement letters, het maken van PowerPointpresentaties en het voorbereiden van meetings.

De werkdagen op kantoor worden in overleg afgestemd. Daarnaast is er een mate van flexibiliteit in de werktijden. We verwachten je in ieder geval drie dagen op kantoor. De exacte invulling kan nog nader besproken worden.

Onze toekomstige collega

• is proactief en levert ook onder tijdsdruk secuur werk af;
• heeft een professionele werkhouding, is servicegericht, en een sterke planner;
• staat stevig in zijn/haar schoenen, is daadkrachtig, flexibel en een echte teamplayer;
• heeft het vermogen om goed met verschillende type mensen om te gaan en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
• beschikt over minimaal MBO+ of HBO werk- en denkniveau. Het is een pré wanneer je relevante werkervaring hebt binnen de advocatuur of andere zakelijke dienstverlening; en
• heeft een uitstekende beheersing van de Nederlands en Engelse taal.

Wij Bieden

• een mooie rol in een hecht team;
• goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een goed salaris met winstdeling, een aantrekkelijke pensioensregeling, reiskostenvergoeding, een sportabonnement en diverse trainingen;
• een dynamische internationale werkomgeving;
• een mooie werkplek in een monumentaal pand met uitstekende kantoorfaciliteiten, zoals een uitgebreide lunch en koffie van onze barista;
• de mogelijkheid om deel te nemen aan kantoorevenementen, zoals de vrijdagmiddagborrel en het zomer- en winterfeest; en
• de kans om je in te zetten voor goede doelen.

Onze open en inclusieve cultuur stimuleert ambitieus talent. We vinden het belangrijk om een plek te zijn waar iedereen zichzelf kan zijn en zich ten volle kan ontwikkelen. Belong. Excel. Wij geloven in de kracht van een diverse samenstelling van onze teams. Mede daardoor zijn wij in staat om successen te behalen en als organisatie te blijven groeien. Twijfel je of je wel 100% aan de criteria voldoet? Dan willen we je aanmoedigen om toch te solliciteren. We zijn benieuwd naar jouw verhaal en jouw unieke kwaliteiten. Enthousiast geworden?