Personal Assistant & Office Manager

Het PA Bureau; Naarden; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

CFP Green Buildings zoekt een Personal Assistant & Office Manager voor Naarden. Je ondersteunt CEO Bram Adema en MT-leden en zorgt dat alles op kantoor vlekkeloos verloopt.

Daarnaast beheer je agenda en reizen, onderhoud je contact met verhuurders en leveranciers en zorg je voor een representatieve kantooromgeving met georganiseerde meetings en evenementen.

Qualifications

• Goede beheersing van Engels in woord en schrift.
• Organisatie en planningsvaardigheden.
• Proactieve en onafhankelijke werkhouding.

Responsibilities

• Agenda beheer en reisorganisatie voor CEO en MT-leden.
• Dagelijkse kantoororganisatie en relatiebeheer met verhuurder/leveranciers.
• Inrichting van werkplekken en vergaderruimtes, organisatie van interne meetings en evenementen.

Skills

Goed Engels (geschreven en gesproken)

Job description

Personal Assistant & Office Manager bij CFP Green Buildings

• Naarden
• Goed Engels (geschreven en gesproken)

CFP Green Buildings verduurzaamt woningen en (kantoor)gebouwen in Nederland en daarbuiten. Als Personal Assistant & Office Manager ondersteun je CEO Bram Adema en enkele MT-leden, en zorg je dat alles op het kantoor in Naarden vlekkeloos verloopt.

Voor wie ga je werken?

Twintig jaar geleden richtte Bram Adema CFP Green Buildings op met een missie: gebouwen en woningen wereldwijd winstgevend verduurzamen. Inmiddels werken er bij het bedrijf zo’n zestig mensen (inclusief een aantal externen) vanuit de kantoren in Apeldoorn en Naarden, en hielp CFP al meer dan 3,5 miljoen gebouwen in binnen- en buitenland te verduurzamen.

De klantenkring is breed en divers, met Nederlandse partijen als Rabobank, ING Nederland, ABN Amro en Provincie Friesland, maar ook vastgoedondernemers en internationale banken zoals Lloyds Banking Group, HSBC en Piraeus Bank. Met de digitale tools en consultants van CFP kunnen zij het duurzaamheidsniveau van hun vastgoed en operatie stap voor stap verbeteren, en zo een belangrijke bijdrage leveren aan de energietransitie.

In Nederland is CFP marktleider. De laatste jaren zette het bedrijf ook stappen over de grens, onder meer naar Groot-Brittannië, België, Singapore, Australië, Canada, Polen en Griekenland, en een verdere uitrol van de software en diensten staat op de planning. Het momentum heeft CFP mee: de vraag naar een duurzame vastgoedportefeuille stijgt harder dan ooit en dat is terug te zien in de groei in het aantal klanten, landen en medewerkers.

Om dat momentum vast te houden, breidt het backoffice-team van CFP uit. Als Personal Assistant & Office Manager versterk je dit team vanuit het onlangs gerenoveerde kantoor in Naarden. Zoals de functietitel al doet vermoeden komen in deze functie twee taakgebieden samen: agendabeheer en reisorganisatie voor CEO Bram Adema en een aantal MT-leden, en de dagelijkse gang van zaken op kantoor.

In je functie als office manager zorg je dat alles op kantoor in Naarden op rolletjes loopt. Je onderhoudt het contact met de verhuurder en leveranciers, stuurt het schoonmaakteam aan en zorgt dat voorraden en boodschappen op tijd aangevuld en besteld zijn. Ook de inrichting van werkplekken en vergaderruimtes valt onder jouw verantwoordelijkheid, altijd met oog voor een representatieve, gastvrije uitstraling. Daarnaast organiseer je interne meetings en evenementen, van borrels, diners en sportactiviteiten tot het congres dat CFP eens in de twee jaar organiseert.

Als PA regel je alle afspraken en internationale reizen van CEO Bram tot in de puntjes: van vluchten, accommodatie en restaurants tot de parkeerplek op Schiphol. Ook ontzorg je hem door administratieve taken op je te nemen. Daarnaast beheer je de agenda’s en organiseer je reizen voor enkele andere MT-leden. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, en pakt zaken zelfstandig op zonder dat het je hoeft te worden gevraagd.

Je vijf collega-assistants werken vanuit de vestiging in Apeldoorn, maar meerdere dagen per week werkt een van hen met jou op kantoor in Naarden. Er wordt samen geluncht, op vrijdagmiddag regelmatig geborreld en af en toe is het tijd voor een potje padel. Bij mooi weer wordt er graag een rondje gevaren, een van de vele voordelen van een kantoor in de jachthaven.

Met een leergierige houding en de gave om je snel dingen eigen te maken, kun je in deze rol veel leren en verantwoordelijkheden naar je toe trekken. Dat ambitieuze zit in je karakter: je neemt ownership en zet altijd de extra stap. Proactief en doortastend ben je ook: je ziet snel wat er nodig is of beter kan en brengt ideeën vervolgens snel in de praktijk. Met je positieve energie en can-do mentaliteit ben je een onmisbare aanvulling voor de CEO, het MT en de hele organisatie.

CFP Green Buildings werkt voor invulling van deze vacature met Het PA Bureau. Neem voor meer informatie contact op met ons via [e-mail].