Order Entry & Sales Support Medewerker

ABENA B.V.; Netherlands; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werkomgeving

Laptop en thuiswerkplek

Moderne kantoor in Haps

Ruimte om te groeien

Job summary

ABENA zoekt een Order Entry & Sales Support Medewerker om het proces achter de schermen vlekkeloos te laten verlopen. Je verwerkt klantorders, bewaakt leveringen en stemt af met logistiek voor een soepele afhandeling.

Je werkt in een groeiende afdeling Customer & Sales Support en krijgt een uitgebreide inwerkperiode met training in systemen en processen. Er is ruimte voor ontwikkeling en hybride werken.

Qualifications

• Ervaring in een administratieve, ondersteunende of commerciële binnendienst (orderverwerking/backoffice).
• Accuraat werken en zorgen voor correcte administratie en orders.
• Digitale vaardigheid en handig schakelen tussen systemen.
• Goede beheersing van het Nederlands en klantgerichte communicatie.

Responsibilities

• Verwerken van inkomende klantorders via e-mail/telefoon/portalen.
• Controleren van volledigheid, voorraad en levertijden, en escaleren waar nodig.
• Bewaken van backorders en afstemming met logistiek.
• Beantwoorden van vragen over orders en leveringen.
• Data-invoer in Dynamics/Excel en interne ABENA-systemen.
• Ondersteunen accountmanagers binnendienst met administratieve werkzaamheden.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen voor procesverbetering.

Skills

Orderverwerking

Customer support

Backoffice

Logistiek

Tools

Dynamics

Excel

Job description

Word jij blij van structuur, overzicht en werk dat gewoon goed geregeld is? Dan is de functie van Order Entry & Sales Support Medewerker bij ABENA precies wat je zoekt. Je bent dé schakel tussen klant, logistiek en collega’s en zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij aan toe is.
Je gaat werken voor ABENA, een internationale organisatie die producten, kennis en praktische oplossingen levert aan de gezondheidszorg. Vanuit het moderne hoofdkantoor in Haps zorg je er samen met je collega’s voor dat zorginstellingen kunnen rekenen op een soepel en betrouwbaar orderproces.

Jij zorgt ervoor dat klanorders, leveringen en administratieve processen iedere dag soepel verlopen.

Je krijgt een uitgebreide inwerkperiode waarin je stap voor stap wordt meegenomen in alle systemen en processen.

Geen dag is hetzelfde: je schakelt continu tussen orders, klantvragen, logistiek en administratieve ondersteuning.

Je komt terecht in een warm en informeel team waar collega's altijd voor elkaar klaarstaan.

Je hebt de mogelijkheid om hybride te werken: bij een fulltime dienstverband werk je drie dagen op kantoor en twee dagen vanuit huis.

Je werkt binnen een afdeling die volop in ontwikkeling is, waardoor jouw rol de komende jaren steeds breder en veelzijdiger wordt

Wat ga je als Order Entry & Sales Support medewerker doen?

Als Order Entry & Sales Support Medewerker ben jij degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Zodra een klant een bestelling plaatst, begint jouw werk. Jij controleert of de order klopt, houdt leveringen in de gaten en grijpt in wanneer iets anders loopt dan gepland.
Wat deze functie zo interessant maakt? Naast het verwerken van orders ben je voortdurend aan het schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je zoekt uit waarom een levering vertraging heeft, stemt af met logistiek en zorgt ervoor dat klanten snel duidelijkheid krijgen.
Vind je het leuk om uit te zoeken waarom iets niet loopt zoals gepland en haal je voldoening uit het vinden van een passende oplossing? Dan ga je veel plezier beleven aan deze functie.
Daarnaast ontwikkelt de functie zich de komende jaren verder. Door automatisering wordt het verwerken van orders steeds efficiënter, waardoor er ruimte ontstaat om ook andere administratieve werkzaamheden over te nemen van de accountmanagers binnendienst. Zo groeit jouw rol stap voor stap mee met de organisatie en krijg je nóg meer afwisseling in je werkzaamheden.

Wat ga je concreet doen?

• Je verwerkt binnenkomende klantorders die via e-mail, telefoon of digitale bestelportalen binnenkomen.
• Je controleert orders op volledigheid, voorraad en leverbaarheid en bepaalt samen met collega’s de beste oplossing wanneer een levering afwijkt.
• Je bewaakt backorders en leveringen en schakelt met logistiek wanneer iets anders loopt dan gepland.
• Je beantwoordt zakelijke klantvragen over orders, leveringen, backorders en orderstatussen.
• Je verwerkt gegevens zorgvuldig in Dynamics, Excel en de interne systemen van ABENA.
• Je ondersteunt accountmanagers binnendienst door administratieve werkzaamheden over te nemen, zodat zij zich voldoende kunnen richten op klanten en commercie.
• Je signaleert knelpunten in processen en denkt actief mee over hoe werkzaamheden slimmer of efficiënter ingericht kunnen worden.
• Je zorgt er samen met je collega’s voor dat klanten snel, correct en vriendelijk worden geholpen.

Wat hebben wij jou zoal te bieden?

• Een salaris tussen €2.800 - €3.600 bruto per maand, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt.
• 33 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur).
• Een hybride werkomgeving, waarbij je bij een fulltime dienstverband drie dagen op kantoor werkt en twee dagen vanuit huis.
• Een uitgebreide inwerkperiode, waarin ervaren collega’s je stap voor stap meenemen in alle systemen, processen en werkzaamheden.
• Een moderne werkplek in het nieuwe hoofdkantoor in Haps, inclusief laptop, headset en een volledig ingerichte thuiswerkplek.
• Ruimte om mee te groeien doordat jouw werkzaamheden zich de komende jaren verder ontwikkelen binnen Customer & Sales Support.
• Een informele en betrokken werksfeer, waar collega’s elkaar helpen, makkelijk bij elkaar binnenlopen en successen samen vieren.
• Werken bij een internationale organsatie waar jouw werk direct bijdraagt aan een betrouwbare dienstverlening richting zorginstellingen.

Wat breng jij mee?

• Je hebt ervaring in een administratieve, ondersteunende of commerciële binnendienstfunctie, bijvoorbeeld binnen orderverwerking, customer support of backoffice.
• Je werkt nauwkeurig en vindt het belangrijk dat administratie, orders en gegevens gewoon kloppen.
• Je bent digitaal vaardig en schakelt makkelijk tussen verschillende systemen, zoals ERP-systemen en Excel.
• Je communiceert prettig in het Nederlands en helpt klanten vriendelijk en professioneel verder, zowel per mail als telefonisch.
• Je denkt graag zelf na wanneer iets anders loopt dan gepland en zoekt net zo lang door tot je een passende oplossing hebt gevonden.
• Je bent beschikbaar voor 28 tot 40 uur per week, verdeeld over minimaal vier werkdagen, waarbij maandag een vaste werkdag is.

Uit onderzoek blijkt dat vrouwelijke kandidaten pas solliciteren als ze aan 100% van de eisen voldoen. Mannen doen dit al bij 60%. Dus twijfel je of je aan alle eisen voldoet, maar herken je jezelf wel in deze uitdaging? Wij zien je cv graag tegemoet.

Een inkijkje in je agenda

8.00 De dag rustig opstarten

Je pakt een kop koffie, begroet je collega’s en logt in.

Terwijl de eerste orders binnenkomen, werk je je mailbox bij en bekijk je welke leveringen vandaag extra aandacht vragen. Vooral op maandagochtend kan het direct lekker druk zijn, omdat de orders van het weekend verwerkt moeten worden. Jij houdt juist van die dynamiek en brengt structuur aan in de eerste werkzaamheden van de dag.

10:00 Schakelen en oplossen

Een klant belt omdat een bestelling nog niet geleverd is.

Je duikt direct het systeem in, stemt af met logistiek en ontdekt dat een artikel tijdelijk niet op voorraad is. Je zoekt uit wanneer de levering verwacht wordt, bespreekt de mogelijkheden en zorgt ervoor dat de klant precies weet waar hij aan toe is. Ondertussen verwerk je nieuwe orders en ondersteunt je collega’s waar nodig.

12:30 Tijd voor lunch

Samen met collega’s loop je naar de bedrijfskantine. Tijdens de lunch praat je over het weekend, vakanties of de laatste voetbalwedstrijd. Daarna maak je nog een korte wandeling of drink je samen een kop koffie voordat iedereen weer aan de slag gaat.

13:00 Samen de puntjes op de i zetten

De middag staat in het teken van administratieve ondersteuning.

Je verwerkt orders, ondersteunt een accountmanager bij administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat alle gegevens correct in de systemen staan. Zie je dat een proces slimmer kan? Dan bespreek je dat gewoon met je collega’s. Goede ideeën zijn altijd welkom.

16:30 Met een goed gevoel afsluiten

Je werkt de laatste mails weg, controleert of alle orders verwerkt zijn en kijkt nog één keer of er geen openstaande zaken blijven liggen voor morgen.

Met een opgeruimde mailbox en de wetenschap dat klanten weer goed geholpen zijn, sluit je je laptop af. Morgen wacht weer een nieuwe dag vol andere vragen, orders en uitdagingen.

Waar ga je werken?

Bij ABENA draait alles om het verbeteren van de zorg. Als one-stop-shop biedt het bedrijf alles wat nodig is voor de dagelijkse zorg van cliënten. Daarbij combineert ABENA hoogwaardige producten met kennis en praktische oplossingen die zorgprofessionals ondersteunen in hun werk. Naast de gezondheidszorg is ABENA ook actief in andere sectoren, zoals de voedselverwerkende industrie.
Het hoofdkantoor is gevestigd in het gloednieuwe pand in Haps. ABENA Nederland maakt daarnaast deel uit van de internationale Abena Group, actief in meer dan 60 landen. Wat ABENA bijzonder maakt, is de combinatie van kwaliteit, duurzaamheid en innovatie. Niet voor niets is de missie en drijfveer: "Because we Care!"
De werkcultuur is te typeren als warm, open en positief-kritisch. Je komt terecht binnen het Customer & Sales Support-team, waar je nauw samenwerkt met accountmanagers binnendienst, inside sales, logistiek en andere collega’s. Iedereen helpt elkaar waar nodig en nieuwe collega’s worden stap voor stap ingewerkt. Niet voor niets hoor je van veel medewerkers hetzelfde wanneer ze terugkijken op hun eerste periode bij ABENA: "Het voelde direct als een warm bad."

Do you care? Wij leren je graag kennen!

Wil jij jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en klantgerichte instelling inzetten binnen een organisatie die écht verschil maakt?

Heb je nog vragen over de vacature of de organisatie? Neem gerust contact op met Damian [e-mail] or06 - 30 74 72 91.