Officemanager (Tijdelijk)

Werkenbijfacilicom; Wieringerwerf; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

Werkenbijfacilicom zoekt een enthousiaste en veelzijdige Officemanager voor tijdelijk beheer in Noord-Holland. Je fungeert als verbindende factor binnen de organisatie en ondersteunt het management en collega's bij administratieve, organisatorische en facilitaire werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van agenda's, het organiseren van vergaderingen en de correcte verwerking van documenten, dossiers en correspondentie.

Responsibilities

• Beheer van agenda's en organisatie van vergaderingen.
• Uitvoering van document-, dossier- en correspondentieverwerking.
• Bewaken van administratieve processen en deadlines.
• Ondersteuning bij rapportages en managementinformatie.

Job description

Jij bent de spil van de organisatie en zorgt dat processen, ondersteuning en facilitaire zaken soepel verlopen.

Voor onze organisatie zijn wij op zoek naar een enthousiaste en veelzijdige Officemanager die ons team tijdelijk komt versterken vanwege ziektevervanging.

In deze functie ben je de verbindende factor binnen de organisatie. Je ondersteunt het management en collega's bij administratieve, organisatorische en facilitaire werkzaamheden en zorgt ervoor dat de dagelijkse processen soepel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent, overzicht en proactieve instelling kunnen collega's hun werk optimaal uitvoeren.

Je bent verantwoordelijk voor een breed takenpakket. Zo beheer je agenda's, organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten en zorg je voor een correcte verwerking van documenten, dossiers en correspondentie. Daarnaast bewaak je administratieve processen en deadlines en ondersteun je waar nodig bij rapportages en managementinformatie.

Ook speel je een belangrijke rol in de organisatorische ondersteuning van het management. Je bereidt vergaderingen voor, verzorgt de verslaglegging en ondersteunt bij interne en externe bijeenkomsten. Daarbij signaleer je kansen om processen slimmer of efficiënter in te richten en neem je initiatief om verbeteringen door te voeren.

Daarnaast houd je je bezig met:

• Het onderhouden van contacten met leveranciers en externe dienstverleners;
• Het beheren van kantoorvoorzieningen en inventaris;
• Het coördineren van facilitaire meldingen en onderhoudswerkzaamheden;
• Het ondersteunen van de onboarding van nieuwe collega's;
• Het uitvoeren van het attentiebeleid;
• Het beantwoorden van praktische en administratieve vragen van medewerkers;
• Het ondersteunen bij financiële werkzaamheden, zoals factuurverwerking, declaraties en budgetbewaking.

Je draagt daarmee actief bij aan een professionele, veilige en prettige werkomgeving waarin collega's goed kunnen samenwerken en hun werk optimaal kunnen uitvoeren.

Omdat wij werken vanuit een maatschappelijke opdracht, vinden we het belangrijk dat je affiniteit hebt met het sociaal domein. Je begrijpt de context waarin wij werken en ziet hoe jouw ondersteuning bijdraagt aan kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, klanten en samenwerkingspartners.

Je werkt in een organisatie met een maatschappelijke missie. Daarom is het belangrijk dat je affiniteit hebt met het sociaal domein en begrijpt hoe jouw ondersteuning bijdraagt aan kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, klanten en samenwerkingspartners.