Allround Administratief Medewerker

Ingrid Coaching en Begeleiding; Berkel-Enschot; On-site; EUR 23,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

24-36 uur per week

Vakantiegeld en eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Scholing en ontwikkeling

Teamondersteuning

Job summary

Ingrid Coaching en Begeleiding zoekt een Allround Administratief Medewerker die administratieve processen waarborgt en beleid/organisatieontwikkeling ondersteunt. Je werkt aan cliëntendossiers, contracten en onboarding, en fungeert als schakel tussen zorg, administratie en management.

In deze functie ontwikkel je processen, digitaliseert werkstromen en zorgt voor tijdige opvolging van e-learnings en certificeringen.

Qualifications

• Ervaring in een administratieve of coördinerende functie, bij voorkeur binnen de zorg.
• Kennis van ONS (Nedap) of vergelijkbare cliëntsystemen.
• Goede kennis van Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel en Teams).
• Affiniteit met procesverbetering en digitalisering.
• Het vermogen om zelfstandig én in teamverband te werken.

Responsibilities

• Aanmaken, beheren en actueel houden van cliëntendossiers.
• Controleren, verwerken en registreren van zorgovereenkomsten, indicaties en beschikkingen.
• Invoeren en beheren van cliëntgegevens in het elektronisch cliëntdossier.
• Bewaken van de juistheid, volledigheid en actualiteit van cliëntadministraties.
• Beheer van digitale systemen zoals ONS (Nedap), Microsoft 365 en overige applicaties.
• Beheren van gebruikersaccounts en ondersteunen van collega's bij systeemvragen.
• Openzetten, plannen en monitoren van verplichte e-learnings voor medewerkers.
• Versturen van herinneringen en bewaken van opleidings- en certificeringsverplichtingen.
• Signaleren van administratieve afwijkingen en zorgdragen voor tijdige opvolging.
• Ondersteunen bij kwaliteitscontroles, audits en interne administratieve processen.
• Verzorgen van correspondentie met cliënten, gemeenten, zorgkantoren en ketenpartners.
• Verzorgen van algemene frontofficewerkzaamheden, waaronder telefoon- en e-mailafhandeling.
• Bewaken van de kwaliteit van administratieve processen; Begeleiden van verbetertrajecten; Ondersteunen bij organisatiebrede veranderingen.
• Opstellen, beheren en optimaliseren van de planning; Contact met medewerkers over beschikbaarheid en wijzigingen; Bijhouden en goedkeuren van vakantie- en verlofaanvragen.
• Eerste aanspraakpunt voor nieuwe cliënten; Bijhouden van de wachtlijst en signaleren van mogelijkheden; Controle op de basisplanning en zoeken naar mogelijkheden bij wijzigingen.
• Implementatie van nieuwe systemen; Optimaliseren van administratieve processen; Digitalisering van werkprocessen; Inrichting en verbetering van ONS; Implementatie van nieuwe werkwijzen; Kwaliteits- en verbeterprojecten; Ondersteuning bij audits en certificeringen.

Skills

Administratieve vaardigheden

Analytisch denkvermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactieve werkhouding

Plannen en coördineren

Integriteit

Tools

ONS (Nedap)

Microsoft 365

Microsoft Excel

Microsoft Word

Outlook

Teams

Job description

Ben jij een organisatietalent dat graag meebouwt aan de toekomst van de zorg?

Ben jij administratief sterk, digitaal vaardig én denk je graag mee over beleid en verbeteringen binnen een organisatie? Vind je het leuk om processen te optimaliseren, projecten op te pakken en een actieve bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Allround Administratief Medewerker ben je verantwoordelijk voor een correcte en efficiënte administratieve organisatie. Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan beleidsontwikkeling, organisatieontwikkeling en kwaliteitsverbetering.

Je bent een belangrijke schakel tussen zorg, administratie, management en externe partners. Dankzij jouw inzet verlopen administratieve processen soepel en beschikken collega's over betrouwbare en actuele informatie.

Front- en backoffice

• Aanmaken, beheren en actueel houden van cliëntendossiers.
• Controleren, verwerken en registreren van zorgovereenkomsten, indicaties en beschikkingen.
• Invoeren en beheren van cliëntgegevens in het elektronisch cliëntdossier.
• Bewaken van de juistheid, volledigheid en actualiteit van cliëntadministraties.
• Beheer van digitale systemen zoals ONS (Nedap), Microsoft 365 en overige applicaties.
• Beheren van gebruikersaccounts en ondersteunen van collega's bij systeemvragen.
• Openzetten, plannen en monitoren van verplichte e-learnings voor medewerkers.
• Versturen van herinneringen en bewaken van opleidings- en certificeringsverplichtingen.
• Signaleren van administratieve afwijkingen en zorgdragen voor tijdige opvolging.
• Ondersteunen bij kwaliteitscontroles, audits en interne administratieve processen.
• Verzorgen van correspondentie met cliënten, gemeenten, zorgkantoren en ketenpartners.
• Verzorgen van algemene frontofficewerkzaamheden, waaronder telefoon- en e-mailafhandeling.
• Bewaken van de kwaliteit van administratieve processen;
• Begeleiden van verbetertrajecten;
• Ondersteunen bij organisatiebrede veranderingen.
• Opstellen, beheren en optimaliseren van de planning;
• Contact met medewerkers over beschikbaarheid en wijzigingen;
• Bijhouden en goedkeuren van vakantie- en verlofaanvragen;
• Eerste aanspraakpunt voor nieuwe cliënten
• Bijhouden van de wachtlijst en signaleren van mogelijkheden;
• Controle op de basisplanning en zoeken naar mogelijkheden bij wijzigingen.
• Implementatie van nieuwe systemen;
• Optimaliseren van administratieve processen;
• Digitalisering van werkprocessen;
• Inrichting en verbetering van ONS;
• Implementatie van nieuwe werkwijzen;
• Kwaliteits- en verbeterprojecten;
• Ondersteuning bij audits en certificeringen.

Wie ben jij?

Je bent nauwkeurig, analytisch en weet goed overzicht te houden. Je denkt verder dan alleen de administratie en ziet kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten. Je bent communicatief sterk en voelt je prettig in een rol waarin je zowel uitvoerend als adviserend bezig bent.

Je beschikt over:

• Ervaring in een administratieve of coördinerende functie, bij voorkeur binnen de zorg.
• Kennis van de gehandicaptenzorg is een pré.
• Ervaring met ONS (Nedap) of vergelijkbare cliëntsystemen.
• Goede kennis van Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel en Teams).
• Affiniteit met procesverbetering en digitalisering.
• Het vermogen om zelfstandig én in teamverband te werken.
• Groot verantwoordelijkheidsgevoel waarbij je verantwoordelijkheid neemt voor de kwaliteit van zijn of haar werkzaamheden;
• Goede communicatieve vaardigheden in het contact met cliënten, collega's en externe partijen;
• Organisatorisch talent: je bewaart het overzicht, ook wanneer meerdere projecten tegelijk lopen.
• Een proactieve, zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding.
• Integriteit en zorgvuldigheid bij het omgaan met vertrouwelijke gegevens.

Wat bieden wij?

Wij bieden een veelzijdige functie waarin administratie, organisatieontwikkeling en management samenkomen. Je krijgt veel ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en daadwerkelijk invloed uit te oefenen op de ontwikkeling van onze organisatie.

Wij bieden onder andere:

• Een dienstverband van 24 tot 36 uur per week.
• Vakantiegeld en een eindejaarsuitkering conform de CAO.
• Een goede pensioenregeling.
• Mogelijkheden voor scholing en persoonlijke ontwikkeling.
• Een betrokken, informeel en enthousiast team.
• Veel ruimte voor eigen initiatief en professionele ontwikkeling.

In eerste instantie gaan we een dienstverband met je aan ter vervanging van een zwangerschapsverlof (december 2026 t/m juli 2027), met uitzicht op een vast dienstverband bij gebleken geschiktheid.

Waarom deze functie?

Deze functie is ideaal voor iemand die verder wil kijken dan alleen administratie. Je combineert operationele werkzaamheden met beleidsontwikkeling, procesverbetering en organisatieontwikkeling. Jij zorgt ervoor dat de administratieve organisatie achter de zorg optimaal functioneert. Jij bent de verbindende schakel tussen zorg, administratie en automatisering. Dankzij jouw inzet beschikken collega's altijd over actuele informatie en verlopen administratieve processen efficiënt en zorgvuldig. Je bent een sparringpartner voor het management en een aanspreekpunt voor collega's.

Samen bouwen we aan een organisatie waarin cliënten de best mogelijke ondersteuning ontvangen en medewerkers optimaal worden gefaciliteerd om hun werk goed te kunnen doen.