Office manager

Groupe Atlantic; Veenendaal; Remote; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Volledige 13e maand

Maandelijks salaris 2.750–3.750 euro

20–24 uur per week

23 vakantiedagen + 13 ATV-dagen

60/40 pensioenregeling

Zorgverzekering korting via ZilverenK}

Fit20 sportkorting

Onboarding GoodHabitz

Bedrijfsuitjes en citytrip

Job summary

Groupe Atlantic Nederland zoekt een office manager die als gezicht van de organisatie gasten verwelkomt en zorgt voor een vlekkeloze kantooroperatie. Je beheert de algemene mailbox en agenda, regelt reizen en lunches, en schakelt met recruiters voor onboarding en facilitair management.

Je werkt proactief aan trainingsorganisatie en ondersteuning van de interne projectmanager op facilitair vlak, inclusief documentatie en accounts voor nieuwe collega’s.

Qualifications

• MBO 3 werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in een soortgelijke organisatorische rol met gastvrijheid als kern.
• Goede kennis van Microsoft Office pakket (Word, Excel, Outlook).
• Sterke communicatieve en proactieve vaardigheden.
• Nauwkeurige en servicegerichte instelling.

Responsibilities

• Ontvangen van bezoekers en hen een warm welkom geven.
• Zorgen voor een nette kantooromgeving en voorraadbeheer (kantoor en kantine).
• Reserveren van hotels en restaurants; verzorgen van lunches en zakenreizen.
• Aansturen van externe facilitaire partijen.
• Beheren van trainingscentrum van A tot Z en onboarding ondersteuning.
• Ondersteunen van facilitaire zaken en interne projectmanager op facilitair vlak.

Skills

Gastvrijheid

Organisatietalent

Proactieve houding

Klantgericht

Education

MBO 3 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij dé ondernemende, gastvrije en georganiseerde officemanager die graag mensen welkom heet, ontzorgt, zelf de handen uit de mouwen steekt én ervoor zorgt dat zowel de voorkant als de achterkant van de organisatie soepel draait? Dan zoeken wij jou!

Wat je gaat doen
Als office manager ben je het visitekaartje van onze organisatie. Met jouw gastvrijheid, organisatietalent en proactieve houding zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt en iedereen zich welkom voelt. Je ontvangt klanten en leveranciers met een glimlach, beheert de algemene mailbox en agenda en houdt de kantooromgeving representatief. Ook organiseer je lunches en (internationale) reizen en stel je samen met onze recruiter inwerkschema’s op voor nieuwe collega’s. Je bent een proactieve zelfstarter en kunt zelf inschatten waar jouw hulp het hardst nodig is. Je ontzorgt collega’s in de breedste zin van het woord en dat maakt deze baan dan ook erg afwisselend!

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie van onze trainingen. Van het bijhouden van de aanmeldingen en het afstemmen met de trainer tot het ontvangen van klanten en de opvolging achteraf: jij zorgt voor een vlekkeloze ervaring, zodat klanten graag terugkomen.

Ook ondersteun je onze interne projectmanager op facilitair en operationeel vlak. Je borgt belangrijke documentatie, regelt accounts voor nieuwe collega’s en stuurt externe facilitaire partijen aan, zoals de schoonmaakdienst.

Kortom: in de rol van office manager zit je nooit stil en heb je een zeer afwisselende en uitdagende job waarin geen dag hetzelfde is en waar jouw servicelevel en gastvrijheid de absolute basis vormen.

Wanneer past deze baan helemaal bij jou?

Je bent een gastvrouw/gastheer in hart en nieren en krijgt er energie van om mensen welkom te laten voelen in de breedste zin van het woord;

Je houdt ervan lekker praktisch bezig te zijn en de handen uit de mouwen te steken;

Je houdt van afwisseling in taken en verantwoordelijkheden, maar wel met een basis aan terugkerende routinematige taken die wekelijks terugkomen

Je bent gek op het goed organiseren van zaken en het ondersteunen van verschillende soorten mensen op diverse onderwerpen.

Taakomschrijving

het ontvangen van bezoekers en hen een warm welkom geven;

het zorgdragen voor een net kantoor;

het beheren van de voorraad, zoals de kantoor- en kantinevoorraad;

het reserveren van hotels en restaurants en het verzorgen van lunches en zakenreizen;

het aansturen van externe facilitaire partijen;

het beheren van ons trainingscentrum, van A tot Z;

het ondersteunen in ons onboarding programma;

het ondersteunen bij facilitaire zaken.

De office manager voldoet bij voorkeur aan de volgende criteria:

Beschikt over minimaal MBO 3 werk- en denkniveau;

Heeft een aantal jaar ervaring in een soortgelijke organisatorische rol waarin gastvrijheid centraal stond;

Heeft ervaring met het Microsoft office pakket;

Is een echte gastvrouw in hart en nieren;

Is communicatief sterk, proactief, klantgericht en flexibel;

Heeft oog voor detail, maar overziet tegelijkertijd ook het grotere plaatje;

Is integer, heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel, is organisatorisch sterk én kan goed zelfstandig werken;

Houdt van mensen en krijgt er energie van anderen te ontzorgen.

Wat wij jou bieden
Als office manager word je een uitdagende en zelfstandige functie geboden waarin je jezelf volop kunt ontwikkelen. De functie biedt veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Daarnaast worden je de volgende zaken geboden:

Een goed maandelijks salaris dat ligt tussen €2.750,- en €3.750,- per maand o.b.v. 40 uur en past bij je kennis, opleiding en ervaring. Aangevuld met een volledige 13de maand;

Een functie voor 20 - 24 uur, bij voorkeur verdeeld over 4 dagen;

23 vakantiedagen, 13 ATV-dagen en een 60/40 pensioenregeling;

Korting op sporten via Fit20 en collectiviteitskorting op je zorgverzekering bij Zilveren Kruis;

Een uitgebreid onboardingprogramma, persoonlijke ontwikkelmogelijkheden en kosteloze trainingen via GoodHabitz;

Bedrijfsuitjes en activiteiten, zoals kerstdiners, kwartaalborrels en een jaarlijkse citytrip.

Wat zeggen je collega’s

Benieuwd wat je collega’s te zeggen hebben over werken bij Groupe Atlantic Nederland?

“Je merkt echt dat het een hele platte organisatie is met heel veel ruimte voor eigen inbreng. Maakt niet uit of je er al 10 jaar of nog maar 1 jaar bent, er wordt serieus naar je geluisterd en wordt er ook echt gekeken welke ideeën en suggesties haalbaar zijn.”

Nick
Product Development Engineer

“Geen dag is hetzelfde, echt een verschrikkelijk cliché iets om te zeggen, maar voor mij is het echt de waarheid. Elke ochtend start ik met het controleren van mijn mailbox, vanaf daar wordt mijn dag eigenlijk ingevuld, volledig afhankelijk van de behoeften van onze (interne) klanten.”

“Werken op de marketingafdeling is voor mij een geweldige mix van creativiteit en variëteit! Het is zo gaaf om zichtbaar aan de voorkant mee te werken aan campagnes en ideeën, maar ook enorm interessant om de processen achter de schermen te begrijpen. Het is fantastisch om te zien hoe alles, van strategie tot uitvoering, samenkomt en op de lange termijn echt impact maakt!”

Joyce
Corporate- en Brand Marketeer

“Het geeft me een goed gevoel om te weten dat de producten die ik op de markt breng, bijdragen aan het comfort en de gezondheid van mensen. Bovendien dragen we bij aan minder uitstoot en afval, wat voor mij ook belangrijk is. Ik ben misschien niet de wereld aan het redden, maar ik maak hem in ieder geval niet slechter en hopelijk een stukje beter.”

“Hier zit ik voor mijn gevoel écht op mijn plek en kan ik mijn ei goed kwijt. Het is ontzettend afwisselend werk en ik ben constant bezig met probleemoplossing. Ik leer enorm veel en heb het gevoel dat ik al mijn kwaliteiten en vaardigheden hierbij kan inzetten. Inmiddels ben ik enorm gegroeid en werk ik elke dag met super toffe en inspirerende mensen, in een organisatie die me echt het gevoel geeft dat ik gewaardeerd wordt en me steunt in mijn ontwikkeling.”

“Van projectbegeleiding tot marktontwikkeling, van klantbezoeken tot interne afstemming, het is een breed speelveld. Soms ondersteun ik klanten bij de selectie van de juiste producten, bij anderen nemen we complete processen uit handen, inclusief berekeningen, installaties en trainingen. Dat houdt het werk spannend.”

“Wat ik echt waardeer in mijn werk, is de sterke samenwerking tussen de verschillende teams: inkoop, verkoop en logistiek. Doordat ik zelf in het magazijn heb gewerkt, begrijp ik de processen door en door, en dat helpt enorm in de communicatie en afstemming tussen de afdelingen.”

“Wat ik vooral fijn vind, is dat er hier veel dynamiek is en dat er altijd ruimte is voor gezelligheid. Hoe meer mensen, hoe meer vreugd, toch? Ik werk echt met een fantastisch team. Ze zijn er altijd, zowel professioneel als persoonlijk, om te luisteren en te steunen.”

Linda
Financieel administratief medewerker