Officemanager

Ksyos; Amsterdam; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon

Kantoorinrichting vrijheid

Collegiale sfeer

Job summary

Ksyos zoekt een Officemanager voor ons kantoor in Amsterdam. Je bent het eerste gezicht van het bedrijf, regelt de dagelijkse gang van zaken en verzorgt de lunch, borrels en events.

Je werkt op ons kantoor in Amsterdam en onderhoudt contact met leveranciers/pandbeheer. Een BHV-diploma is een pré en je neemt deel aan BHV-cursussen. Salaris vanaf €2.938,- tot €3.700,- bij fulltime dienstverband.

Qualifications

• Een relevante opleiding afgerond zoals Hotelschool of Facility Management (MBO+/HBO).
• Enige relevante werkervaring in een zelfstandige, verantwoorde facilitaire rol.
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van een veelzijdig pakket aan werkzaamheden, waarbij prioriteiten stelt en hoofd- en bijzaken scheidt.
• Altijd beleefd - extra bij hoog bezoek.
• BHV diploma is een pré; bereid zijn tot BHV-cursus is een eis.

Responsibilities

• Het verwelkomen van bezoek.
• Netjes houden van het kantoor.
• Verzorgen van de dagelijkse lunch.
• Bijdragen aan de organisatie en uitvoering van borrels en events.
• Plannen en organiseren van onderhoud, gepland en ad-hoc.
• Bestellingen, administratie en voorraadbeheer.
• Verantwoordelijk voor alles in en rondom het kantoor, inclusief BHV en RI&E.
• Communicatie naar collega’s en externen wanneer er iets gaat gebeuren op kantoor.

Skills

Gastvrijheid

Organisatie

Communicatie

Proactief

Education

Hotelschool of Facility Management (MBO+/HBO)

Job description

Jij brengt de hospitality van de hotellerie naar het kantoor, als Officemanager bij Ksyos. Jij bent het eerste gezicht voor iedere kantoorbezoeker en zorgt voor een prettige ervaring. De gasten worden warm ontvangen, jouw collega's worden goed verzorgd en het kantoor ziet er altijd op-en-top uit, allemaal dankzij jou. En met de nummer 1 kernwaarde plezier, zijn er (grote en kleine) events, borrels en bijeenkomsten waar jij onmisbaar bent. Als onderdeel van Ksyos draag ook jij, als Officemanager, bij aan het innoveren en verbeteren van de zorg. Want dankzij jou kunnen jouw collega's zorgeloos, onbelemmerd hun werk uitvoeren. Zet jouw gastvrijheid en organisatorische vaardigheden in voor een betere toekomst.

Jouw functie

Jij werkt als Officemanager altijd op ons mooie kantoor in Amsterdam. Ons?!... Jouw mooie kantoor natuurlijk! Want als Officemanager beheer jij alles wat er in- en rondom kantoor gebeurt. Jouw veelzijdige takenpakket zorgt ervoor dat jij het meest bekende gezicht van Ksyos bent (oke, naast onze directeur Bas), want naast het ontvangen van jouw collega's en hun bezoek, schakel jij met o.a. pandbeheer en diverse leveranciers (schoonmaak, klusjesman, post, beveiliging, boodschappen, kantoor artikelen, meubilair). Jij kijkt altijd hoe dingen beter, efficiënter en duurzamer georganiseerd kunnen worden. Je komt met ideeën en initiatieven en voert deze zelfstandig uit.

Het organiseren van zowel onderhoud, dagelijkse lunch en periodieke events geeft een grote veelzijdigheid aan jouw taken. De lijst hieronder is daarmee lang, maar geeft een duidelijk beeld van wat je gaat regelen.

Jouw takenpakket als Officemanager bestaat o.a. uit:

• Het verwelkomen van bezoek;
• Netjes houden van het kantoor;
• Verzorgen van de dagelijkse lunch;
• Bijdragen aan de organisatie en uitvoering van borrels en events;
• Plannen en organiseren van (periodiek) terugkerend- alsook onverwachts en urgent onderhoud;
• Bestellingen, administratie (waaronder facturen controleren), voorraadbeheer;
• Verantwoordelijk voor alles in en rondom het kantoor, waaronder ook veiligheid (denk ook aan BHV, RI&E);
• Communicatie naar collega's indien er iets gaat plaats vinden op kantoor, alsook communicatie naar externen.

*Alle bezoekers zijn jouw verantwoordelijkheid. Jij weet wie er aanwezig zijn op jouw kantoor, waar ze zijn en wat ze bij Ksyos komen doen.

Jij bent

Als Officemanager ben je gedreven om het elke dag nóg beter te doen. Je doet met gemak 100 dingen tegelijk en behoudt altijd het overzicht. Hierdoor schep je orde in de (dagelijkse) chaos en plan je ook nog vooruit. Je ziet alles, weet alles en legt gemakkelijk contact met iedereen. En met jouw positieve instelling en energie weet je door te pakken tijdens bijvoorbeeld een inhouse event. Heel belangrijk voor deze rol: passie voor hospitality.

Jij hebt als Officemanager bij Ksyos:

• Een relevante opleiding afgerond zoals Hotelschool of Facility Management (MBO+/HBO);
• Enige relevante werkervaring in een zelfstandige, verantwoordelijke facilitaire rol (en natuurlijk ben je met meer ervaring ook heel erg welkom!);
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van een veelzijdig pakket aan werkzaamheden, waarbij je prioriteiten stelt en hoofd- en bijzaken scheidt;
• Altijd beleefd - extra bij 'hoog bezoek';
• Hoog verantwoordelijkheidsgevoel en weet ook wanneer advies/hulp te vragen.

Het hebben van een BHV diploma is een pre. Bereid zijn tot het deelnemen aan de BHV cursus (met als doel het diploma te behalen) is wel een eis.

Jij krijgt

Ksyos is een dynamische, groeiende organisatie. Binnen Ksyos kun je écht impact maken, jouw mening wordt gehoord. Ook word je uitgedaagd om beter te worden en continu de juiste keuzes te maken, op het juiste moment. Verandering is de enige constante factor bij Ksyos en hierdoor ontwikkel je snel. Daarnaast zijn jouw toegewijde, gedreven collega's door de hele organisatie altijd bereid om te helpen.

Jij krijgt voor jouw inzet als Officemanager bij Ksyos*:

• Een bruto maandsalaris van €2.938,- tot €3.700,- o.b.v. fulltime 40 uur, afhankelijk van jouw ervaring;
• Als eerst een tijdelijk contract, waarbij wij streven naar een duurzaam dienstverband;
• De mogelijkheid om fulltime (40 uur) een kantoor te managen. Parttime werken is ook mogelijk zolang de volledige werkweek ingevuld is (dit kan ook door 2 personen);
• Een laptop (Windows of Apple) en een telefoon (iPhone);
• Vrijheid m.b.t. de inrichting van het kantoor, met eigen creativiteit, verantwoordelijkheid en budget;
• Leuke en gezellige collega's die niet zonder jou kunnen bouwen aan de gezondheidszorg!

Wil jij meer weten over de algemene arbeidsvoorwaarden zoals pensioen en vakantiedagen? Bekijk nog eens onze Werken bij pagina.

*De voorwaarden van de arbeidsovereenkomst zijn onderhevig aan het Ksyos beleid en richtlijnen.

Ben jij klaar om deel uit te maken van ons gedreven team bij Ksyos en jouw stempel te drukken op de gezondheidszorg in Nederland?

Na jouw sollicitatie als Officemanager volgt:

• Een telefonische intake met de HR Business Partner;
• Een 1e gesprek op kantoor met de HR Business Partner en de Lead HR;
• Een 2e gesprek op kantoor met twee andere HR++ collega's;
• Een aantal uur meelopen, zodat je een goed beeld hebt van de werkzaamheden, en aansluitend een afrondend gesprek met de Lead HR.

Als laatst stem jij met de HR Business Partner jouw arbeidsvoorwaarden en startdatum af! Heb jij nog vragen? Neem gerust contact met ons via [e-mail] of 020 600 0060. Wij kijken ernaar uit om jou te ontmoeten en samen te werken aan een gezonder Nederland!

Wij hechten waarde aan een persoonlijke aanpak in ons sollicitatieproces. Hoewel wij acquisitie op basis van deze vacature begrijpen, wordt dit niet gewaardeerd.